Lorsque vous organisez un événement, vous devez à de nombreuses reprises le présenter par écrit ou de vive voix. Cela nécessite de faire appel au storytelling, une notion devenue depuis plusieurs années une marotte marketing. Vous êtes-vous déjà demandé comment votre storytelling — ou votre histoire — est mis en avant lorsque vous présentez votre événement ? Il permet de construire, au-delà les murs de votre événement, une communauté florissante et attachée à votre histoire passée, présente et future. Dans cet article, nous allons observer comment les organisateurs d’événement peuvent exploiter le pouvoir du storytelling pour mieux présenter leur événement et convaincre des participants.
Qu’est-ce que le storytelling d’événement ?
Commençons par clarifier le terme : le storytelling d’événement regroupe tout ce qui aide vos participants à ressentir un lien émotionnel avec votre événement. C’est l’histoire qui humanise ce que vous faites et ce que vous dites à votre audience à un niveau plus profond qu’une pure transaction. Pour caricaturer, le message le moins humanisé serait le suivant : “nous vendons des chaussures, vous devriez acheter nos chaussures”).
Pourquoi raconter l’histoire de votre événement ?
Il est possible que vous ayez très bien vendu les tickets de votre événement sans même avoir réfléchi à l’histoire de votre événement. Alors pourquoi commencer maintenant ? Tout d’abord, vous avez probablement déjà vécu et construit une forte histoire autour de votre événement sans vous en rendre compte, ce qui est idéal ! Vous pouvez désormais la mettre en forme dans un document écrit pour conserver une cohérence dans le futur et sur tous vos canaux de communication — et ainsi donner une ligne directrice à vos nouveaux collaborateurs.
Les questions à se poser avant de présenter un événement
Chaque événement a sa propre histoire. Voici quelques questions pour vous aider à y réfléchir. Écrivez les réponses dans un document si vous êtes le créateur de l’événement, ou enregistrez une interview de cette personne. Partagez cela à vos équipes.
- Quand et où a été lancé votre événement ?
- Pourquoi avez-vous lancé cet événement ?
- Que faisiez-vous et les autres membres de l’événement auparavant ?
- Qu’espériez-vous avec le lancement de cet événement ?
- À quel point fut-ce difficile de lancer cet événement — qu’avez vous surmonté ?
- Comment votre événement a-t-il évolué et s’est-il développé ?
- Qui sont vos participants et pourquoi se rendent-ils à votre événement ?
- Quel niveau d’objectifs avez-vous atteint avec votre événement ?
- Quelles sont vos missions permanentes et vos ambitions pour le futur ?
Mettre sur papier d’où vous venez et où vous allez vous donne une direction stratégique. Cela vous aide aussi à identifier qui devrait vous rejoindre dans l’aventure.
Pour quelle audience écrivez-vous cette présentation ?
Pour trouver les histoires qui vont passionner vos participants, vous devez réfléchir au-delà de leurs caractéristiques démographiques — âge, sexe, statut professionnel, revenus, etc. Vous devez savoir qui ils sont en tant que personnes. Pour cela, identifiez les profils types qui viennent à votre événement et les besoins sous-jacent de chacun. Par exemple :
- cadre ambitieux souhaitant accélérer sa carrière ;
- parent épuisé à la recherche de temps pour soi ;
- jeune adulte blasé par les technologies et voulant trouver l’amour “dans la vraie vie”.
Qu’est ce qui attire l’attention de ces personnes ? Qu’est-ce qui les ennuie ? Quels challenges doivent-ils surmonter ? De quoi ont-ils peur ? Quels sont leurs rêves ? Plus vous connaîtrez vos participants, plus vous saurez capter leur attention. Vous pouvez ensuite mettre l’accent sur une partie de votre histoire selon chaque profil type et ainsi atteindre diverses objectifs.
Quel est le profil type de votre événement ?
Vous avez identifié les caractéristiques de vos participants, il est désormais temps de porter le regard vers vous-même. Imaginez votre événement comme une véritable personne ; donnez-lui un nom si ça vous aide, et rédigez ensuite une description. À quoi ressemblerait-il ? Porterait-il des vêtements ultra-tendances ou plutôt classiques ? Quel parti politique soutiendrait-il ? Quels groupes de musique aimerait-il ? Passerait-il ses vacances à explorer l’inconnu ou à lire un livre sur la plage ?
Même si ces questions peuvent paraître ridicules, elles vous aident à construire une personnalité concrète de votre événement. Il devient alors beaucoup plus facile de trouver comment s’exprimer et rédiger la description de votre événement.
Comment l’histoire de votre événement influence votre communication ?
Votre but est de retranscrire l’histoire de votre événement à chaque fois que vos participants reçoivent un message de votre part, peu importe le canal de communication — en ligne ou en face à face. Via votre site web ou mini-site Weezevent, vos réseaux sociaux, vos publicités, pendant l’inscription à votre événement, via le support client, et même au moment des remerciements après événement.
Il ne s’agit pas que de conserver un ton cohérent ; il s’agit d’inspirer sans cesse les participants et communiquer vos valeurs en continu. L’histoire de votre événement doit toujours transmettre une belle histoire, raconter des récits personnels et déclencher des réponses émotionnelles.
Par exemple, si vous publiez une photo des coulisses de votre événement, accompagnez-la d’une légende qui transmet une histoire : “Céline, notre organisatrice d’événement, a renversé du café sur son ordinateur, puis elle est resté bloquée 30 minutes dans l’ascenseur. Mauvaise journée chez EventOrga = cookies 🍪”. Même l’événement le plus sérieux peut gagner en sympathie et augmenter l’engagement de son audience en faisant résonner en elle des histoires personnelles.
Trouver de l’inspiration pour présenter votre événement
Transformer la communication de votre événement avec de multiples récits peut sembler être un challenge, mais vous n’êtes pas obligé de raconter uniquement vos propres histoires — vos participants peuvent être une source d’inspiration formidable. Partager de véritables histoires de participants crée de la confiance et de la fidélité. C’est le meilleur moyen de démontrer les bénéfices apportés par votre événement à votre public. Intégrer vos participants à l’histoire de votre événement et à votre communication sera toujours gage d’authenticité.
Conclusion
Nous aimons tous les belles histoires. Si vous voulez que votre audience s’arrête pour vous écouter, ne l’ennuyez pas avec des faits et des chiffres ; donnez-lui une histoire à laquelle elle peut s’attacher. Mettez vos participants au centre de votre histoire et vous aurez toute leur attention.
La présentation de votre événement aura encore plus d’impact si vous communiquez avec les bons outils. Retrouvez-les ainsi que tous nos conseils dans notre article dédié.
Peu importe votre avancée dans la préparation de votre événement, Weezevent peut vous aider. Facilitez-vous la vie en cliquant sur le bouton ci-dessous :
