Un événement, aussi bien organisé soit-il, ne peut rencontrer le succès escompté sans une communication bien pensée. Que vous prépariez un événement physique, virtuel ou hybride, il est essentiel d’informer, de susciter l’enthousiasme et de maintenir un lien constant avec votre public. C’est là qu’intervient le plan de communication. Il ne s’agit pas seulement d’un calendrier de publications ou d’envois d’e-mails : c’est une véritable feuille de route qui va structurer l’ensemble de vos prises de parole, du premier teaser à la clôture de l’événement.
Mettre en place une véritable communication événement structurée permet de faire la différence dans un secteur toujours plus concurrentiel. La communication événementielle joue un rôle clé dans l’atteinte de chaque objectif, qu’il s’agisse d’un événement de lancement de produit, d’une convention, d’un salon ou d’une simple soirée d’entreprise. Son importance ne doit jamais être sous-estimée.
Sommaire
1. Définir ses objectifs : poser les bases de votre communication événementielle
La première étape d’un bon plan de communication événementielle consiste à définir précisément vos objectifs. Il ne suffit pas de vouloir simplement faire connaître un événement : encore faut-il savoir si l’on cherche à attirer du public, valoriser un produit, renforcer sa marque, ou séduire des sponsors.
Chaque objectif implique des canaux de communication différents, des supports adaptés et des techniques spécifiques. Un festival grand public misera sur les médias sociaux et un site internet attractif, tandis qu’un événement professionnel privilégiera un communiqué de presse ou une campagne emailing ciblée.
Cette étape remplit une double fonction : clarifier votre objectif principal et structurer les actions à mener. En fonction du type d’activité, du produit présenté ou du positionnement de votre marque, les techniques de communication événementielle varieront. C’est également à ce stade que le chef de projet et le chargé de communication définissent les indicateurs de succès.
2. Bien connaître son public cible pour mieux lui parler
Un message bien construit n’a de valeur que s’il parle aux bonnes personnes. Dans le cadre de la communication d’un événement, il est donc essentiel d’identifier précisément votre public cible. Cela passe par une bonne définition de ses caractéristiques : âge, centres d’intérêt, métiers, habitudes de consommation digitales, etc. En adaptant vos supports de communication et le ton utilisé, vous augmentez considérablement l’impact de vos messages.
Pour affiner cette lecture de votre audience, appuyez-vous sur les données issues de précédents événements, sur votre CRM, ou sur des exemples tirés de votre secteur. Ces informations vous aideront à faire les bons choix, qu’il s’agisse du ton à adopter, des sites web à mobiliser ou des canaux à privilégier.
Comprendre les attentes de votre public cible permet d’anticiper chaque besoin et de choisir les bons moyens. Dans le monde de l’événementiel, la différence se joue souvent dans la capacité à créer une véritable connexion avec son audience. Cette approche favorise une meilleure expérience et renforce la visibilité de votre événement au sein de son secteur.
3. Allouer un budget réaliste à votre stratégie de communication
Pour qu’une communication événementielle soit efficace, elle doit s’appuyer sur un budget clairement défini. Il ne s’agit pas seulement de chiffrer les supports de communication ou les sites web à mobiliser, mais bien d’anticiper les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la promotion de votre événement.
Le type de public visé joue un rôle clé : une cible large nécessitera des campagnes plus visibles et donc plus coûteuses, tandis qu’un public de niche pourra être atteint via des canaux digitaux plus ciblés, comme les réseaux sociaux ou l’emailing.
Prévoyez aussi les outils dont vous aurez besoin : logiciels de CRM, plateformes de billetterie ou encore services de diffusion en ligne. Ces choix influencent directement la qualité de votre plan et la mise en place de vos actions marketing.
Cette étape budgétaire permet de hiérarchiser vos actions, de mesurer leur impact et d’assurer une bonne organisation. C’est aussi une garantie de qualité dans l’exécution de votre stratégie. Pour optimiser votre enveloppe, n’hésitez pas à vous inspirer d’un exemple d’événement similaire ou à solliciter votre chargé de communication pour prioriser les idées les plus efficaces selon vos objectifs.
4. Choisir les bons supports de communication
Une fois votre public identifié et votre budget établi, la sélection des supports de communication devient une étape clé dans la mise en place de votre stratégie. Affiches, flyers, site web, vidéos ou e-mailing : chaque support répond à un usage différent et doit être adapté à votre audience.
Un bon plan repose souvent sur une complémentarité entre supports physiques et digitaux. Par exemple, un communiqué de presse diffusé aux bons médias peut compléter efficacement une campagne sur les réseaux sociaux. Chaque canal joue une partie différente dans l’ensemble de votre stratégie.
5. Les différentes phases d’un événement
Un plan de communication événementiel efficace doit prévoir des dispositions pour les trois principales phases d’un événement : avant, pendant et après.
Avant l’événement
La période entre l’idée initiale et le lancement officiel est cruciale. Annoncez le programme, communiquez les intervenants, précisez les dates et mettez en avant vos partenaires. L’objectif est de susciter l’attente et de créer un premier engagement. N’oubliez pas de préparer une page dédiée sur votre site web, afin d’informer vos participants et d’assurer une bonne connexion entre vos différents canaux.
Vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre stratégie de communication pré-événement. Vous trouverez ci-dessous quelques idées à ce sujet :
- Créer de l’engouement autour de l’événement (annonce, teasing, etc.).
- Envoyer des invitations formelles pour faire savoir à votre public l’importance de votre événement.
- Envoyer des rappels afin de fournir des informations pertinentes sur l’événement et en faire la promotion.
Pour vous assurer que l’ensemble des informations parvient à votre cible, veillez à choisir des supports et des plateformes qui vous permettent de réaliser un maximum de tâches liées à votre événement en peu de temps. À ce titre, la mise en place d’une billetterie en ligne vous permet de vous concentrer sur votre plan de communication tout en bénéficiant d’un outil professionnel, spécialement conçu pour l’événementiel, qui facilite la circulation de l’information et optimise votre organisation.
WeezTicket, solution de billetterie en ligne en self-service, vous propose des modules particulièrement adaptés à l’organisation de votre événement :
- Les formulaires : vous avez besoin de récolter un maximum d’informations sur vos participants à des fins marketing ? Grâce aux formulaires, vous pouvez associer une liste de questions spécifiques à chacun de vos tarifs, collecter des adresses e-mail avec le consentement RGPD et centraliser des données qualifiées. Il ne vous reste plus qu’à nourrir vos campagnes d’emailing et à affiner votre stratégie pour organiser un événement toujours plus performant.
- Contrôle d’accès : grâce à l’application mobile WeezAccess, importez vos listes de contrôle, scannez vos billets vendus et analysez avec précision votre taux de no-show. Identifiez par quelle entrée vos participants sont passés et optimisez ainsi la communication et l’organisation de votre événement.
- Le mini-site : vous souhaitez partager rapidement votre billetterie avec votre communauté ? Utilisez un mini-site entièrement personnalisé à vos couleurs pour valoriser votre marque et affirmer votre identité visuelle. Mettez en avant vos réseaux sociaux, intégrez vos messages clés et transformez votre mini-site en un véritable levier marketing.
Musilac rassemble chaque année des milliers de festivaliers autour d’une programmation mêlant têtes d’affiche internationales et talents émergents, dans un cadre exceptionnel au bord du lac du Bourget. Pour orchestrer un événement de cette envergure, les équipes s’appuient sur nos solutions leur permettant de gérer la billetterie, fluidifier les contrôles d’accès et piloter l’ensemble du dispositif en temps réel.
“Nous avons découvert Weezevent grâce à notre responsable des partenariats, qui avait été mis en contact avec l’équipe lors d’un échange informel. Très vite, nous avons choisi de commencer avec WeezTicket, principalement pour les possibilités qu’offre la solution en matière de data, de suivi de notre public. Chaque année, les données collectées enrichissent notre approche. Nous les utilisons pour effectuer des croisements d’analyse : taux de renouvellement, profil des participants, moments d’achat, parcours utilisateur… Cette vision globale alimente nos décisions stratégiques pour les éditions suivantes.” Musilac
“WeezTicket est un outil idéal pour les organisateurs d’événements qui souhaitent promouvoir rapidement leur billetterie. Une fois vos formulaires créés et vos tarifs configurés, il ne vous reste plus qu’à personnaliser votre mini-site. Cette fonctionnalité est essentielle pour mettre en avant votre billetterie dans une bio Instagram ou, mieux encore, dans une campagne sponsorisée sur les réseaux sociaux.
Grâce au mini-site, l’organisateur peut centraliser toutes les informations pratiques de son événement, personnaliser l’ensemble à son image et choisir comme visuel l’affiche officielle. Il peut également valoriser ses réseaux sociaux et intégrer une vidéo, comme l’aftermovie de sa dernière édition, afin de renforcer l’attractivité et l’engagement autour de l’événement.” Estelle, Client Service chez Weezevent
Pendant l’événement
Assurez une communication claire et régulière avec vos participants. Diffusez des informations pratiques, relayez les temps forts via les réseaux sociaux et encouragez l’interaction avec des hashtags ou des stories en direct. Certains festivals ou salons mettent en avant la sécurité et la fluidité de leur logistique grâce à des outils digitaux adaptés. Cet exemple illustre l’importance d’anticiper vos besoins techniques.
Après l’événement
Le suivi est essentiel : remerciez vos participants, partagez des contenus exclusifs, envoyez un questionnaire de satisfaction. Cette étape permet de prolonger l’expérience et de préparer les éditions suivantes.
Votre plan de communication post-événement peut donc inclure :
- Un e-mail de remerciement à toutes les personnes qui ont participé à l’événement.
- Un retour sur l’expérience des participants afin de déterminer ce qui s’est bien passé et noter les améliorations à apporter pour les événements futurs.
6. Construire un message clair, cohérent et attractif
Votre message est le cœur de votre communication. Il doit être compréhensible, impactant et en lien direct avec vos objectifs. Vous ne vous adresserez pas de la même manière à des partenaires institutionnels qu’à des participants ou à des bénévoles. Prenez le temps de définir votre ton, votre promesse, les éléments différenciants de votre événement, et la manière dont vous souhaitez que votre public perçoive votre projet. Un message clair et bien formulé renforce l’adhésion, facilite le partage, et donne une identité forte à votre événement.
7. Penser aux relations presse et au communiqué de presse
Au-delà de vos propres canaux, les relations presse jouent un rôle clé pour amplifier la portée d’un événement. Identifier les bons journalistes, envoyer un communiqué de presse clair et percutant, proposer des interviews ou des accès privilégiés peut considérablement accroître la visibilité de votre projet.
Les relations publiques ne se limitent pas aux journalistes : elles incluent aussi vos partenaires, vos associations locales, et même vos clients ou prospects qui relaient vos messages par le bouche à oreille.
8. Mise en place et suivi d’un événement
La réussite d’un événement repose aussi sur la rigueur dans sa mise en place et son suivi. Assurez une bonne coordination entre vos équipes, clarifiez les rôles, et prévoyez un dispositif de communication adapté à chaque moment clé.
Une organisation claire permet d’anticiper les imprévus, d’améliorer l’expérience des participants et de garantir une communication efficace du début à la fin.
9. Intégrer le marketing digital et les bons formats
Un plan de communication événementielle moderne ne peut ignorer le marketing digital. Variez les formats : vidéos, podcasts, stories, articles de blog, newsletters. Chaque contenu doit s’intégrer dans vos canaux pour renforcer la promotion et maintenir l’attention de votre public cible.
Un bon exemple est celui d’un festival qui a augmenté sa visibilité grâce à une campagne ciblée sur les réseaux sociaux.
10. Prendre en compte les aspects logistiques et la sécurité
La communication événementielle ne se limite pas à la promotion : elle inclut aussi la logistique et la sécurité. Mentionnez vos dispositifs de contrôle d’accès, vos services d’accueil ou vos solutions de billetterie pour rassurer vos participants.
Ces informations font partie intégrante de la stratégie de communication car elles traduisent votre professionnalisme et renforcent la confiance de vos partenaires.
11. Évaluer les résultats et anticiper les prochains évènements
Un plan efficace ne s’arrête pas à la fin d’un événement. Analysez vos résultats, mesurez l’expérience des participants, identifiez les enjeux clés et valorisez les retours de vos associations ou de vos clients.
Ce travail en profondeur vous aidera à améliorer la création de vos prochains projets, à préparer le lancement de nouvelles campagnes et à fidéliser vos prospects grâce à une communication suivie et pertinente.
Un plan de communication événementiel n’est pas seulement un outil : c’est un véritable levier stratégique. En définissant vos objectifs, en connaissant votre public cible, en choisissant les bons supports de communication et en vous appuyant sur les relations presse, vous augmentez considérablement vos chances de succès.
En définitive, la réussite d’un plan de communication repose sur une préparation en amont, la clarté de vos messages et l’utilisation des bons outils. C’est ce qui vous permettra de transformer vos événements en véritables moments de succès, visibles et mémorables pour tout le monde.
Organisez tous vos événements associatifs, professionnels ou culturels avec les solutions en ligne de Weezevent : inscription et de billetterie en ligne, contrôle d’accès et CRM et outils de communication simples à mettre en œuvre.
FAQ
Par quoi commencer pour organiser un événement et structurer sa communication événementielle ?
La première étape consiste à définir un objectif clair et mesurable : notoriété, ventes, génération de prospects ou fidélisation des clients. Cette base vous permet de construire une stratégie de communication cohérente et adaptée à votre public cible. Dans le secteur de l’événementiel, la réussite repose sur une préparation en amont et sur des choix structurants dès le départ.
Comment définir efficacement mon public cible pour maximiser la visibilité de mon événement ?
Pour optimiser la visibilité de votre événement, vous devez analyser les données issues de vos précédents évènements, de votre CRM ou de votre site web. Cette analyse permet d’identifier les attentes, les habitudes média et les comportements d’achat de votre public. Une bonne connaissance de votre audience améliore l’expérience proposée et renforce l’impact de votre message.
Quels canaux et supports de communication privilégier pour promouvoir un événement ?
Le choix des canaux dépend de votre secteur, de votre budget et de votre cible. Les réseaux sociaux, les média spécialisés, le communiqué de presse, les relations presse ou encore les supports digitaux doivent fonctionner en complémentarité. Une bonne communication événementielle repose sur un ensemble cohérent de supports de communication adaptés à chaque phase du projet.
Comment utiliser la billetterie en ligne comme un outil de communication et de marketing ?
La billetterie ne doit pas être perçue uniquement comme un outil transactionnel. Elle remplit une véritable fonction stratégique dans votre communication événementielle. Grâce aux formulaires, vous pouvez collecter des données qualifiées sur vos participants, affiner votre marketing, segmenter vos clients et nourrir vos campagnes en fonction des comportements d’achat observés.
Comment collecter des données utiles pour améliorer mes prochaines actions marketing ?
En associant des formulaires personnalisés à chaque tarif, vous récoltez des informations clés tout en respectant le consentement RGPD. Ces données vous permettent d’analyser les parcours, d’identifier les enjeux et d’adapter vos prochaines actions. Cette approche favorise une meilleure connexion avec votre public et améliore le succès de vos futurs projets.
Comment mettre en avant ma billetterie dans ma stratégie digitale ?
Un mini-site personnalisé à l’image de votre marque facilite la promotion de votre billetterie sur vos réseaux sociaux et autres canaux digitaux. Il centralise les informations pratiques, valorise votre identité visuelle et renforce votre image. Cette mise en place simplifiée permet de partager rapidement votre page de vente dans une bio ou une campagne sponsorisée.
Comment maintenir l’attention du public pendant l’événement ?
Pendant l’événement, il est essentiel de diffuser des contenus en temps réel : vidéos, stories, interviews ou publications live sur les réseaux sociaux. Ces formats renforcent l’expérience des participants et prolongent la portée de votre communication événementielle. Dans un salon, un festival ou une convention, ces dispositifs créent une vraie différence.
Que communiquer après un événement pour prolonger son impact ?
Le suivi post-événement fait partie intégrante de la stratégie. Remerciez vos participants, partagez des contenus exclusifs et analysez les retours pour améliorer votre prochaine création. Cette étape renforce la relation avec vos partenaires, vos associations et vos communautés grâce à une communication structurée.
Comment mesurer l’efficacité de mon plan de communication événementiel ?
Analysez vos indicateurs : taux de remplissage, performance des canaux, engagement sur les réseaux sociaux, taux de no-show ou performance de votre billetterie. Croiser ces données vous aide à comprendre ce qui a fait la différence et à optimiser vos prochains projets événementiels. Une évaluation rigoureuse garantit une amélioration continue de votre communication événementielle.
