Un événement, aussi bien organisé soit-il, ne peut rencontrer le succès escompté sans une communication bien pensée. Que vous prépariez un événement physique, virtuel ou hybride, il est essentiel d’informer, de susciter l’enthousiasme et de maintenir un lien constant avec votre public. C’est là qu’intervient le plan de communication. Il ne s’agit pas seulement d’un calendrier de publications ou d’envois d’e-mails : c’est une véritable feuille de route qui va structurer l’ensemble de vos prises de parole, du premier teaser à la clôture de l’événement.
La réussite d’une communication événement passe par la cohérence de vos messages et la clarté de votre démarche. Une bonne préparation vous aide à maximiser la visibilité de votre projet et à transformer vos ambitions en résultats concrets.
Un plan de communication événementiel bien conçu permet à la fois de promouvoir efficacement votre événement, de fédérer vos équipes internes autour d’une stratégie claire, et de garantir que les bons messages sont envoyés aux bonnes personnes, au bon moment. En le construisant étape par étape, vous maximisez vos chances de remplir vos objectifs : notoriété, fréquentation, engagement ou satisfaction des participants.
Sommaire
1. Définir ses objectifs : poser les bases de votre communication événementielle
La première étape d’un bon plan de communication événementielle consiste à définir précisément vos objectifs. Il ne suffit pas de vouloir simplement faire connaître un événement : encore faut-il savoir si l’on cherche à attirer du public, valoriser un produit, renforcer sa marque, ou séduire des sponsors.
Chaque objectif implique des canaux de communication différents, des supports adaptés et des techniques spécifiques. Un festival grand public misera sur les médias sociaux et un site internet attractif, tandis qu’un événement professionnel privilégiera un communiqué de presse ou une campagne emailing ciblée.
Cette étape en amont conditionne toute la mise en place de votre stratégie. Elle permet de choisir les bons outils, d’allouer les bons moyens et de garantir une communication cohérente. C’est une partie essentielle du processus, souvent sous-estimée, mais qui donne toute sa force à la suite du plan.
2. Bien connaître son public cible pour mieux lui parler
Un message bien construit n’a de valeur que s’il parle aux bonnes personnes. Dans le cadre de la communication d’un événement, il est donc essentiel d’identifier précisément votre public cible. Cela passe par une bonne définition de ses caractéristiques : âge, centres d’intérêt, métiers, habitudes de consommation digitales, etc. En adaptant vos supports de communication et le ton utilisé, vous augmentez considérablement l’impact de vos messages.
Pour affiner cette lecture de votre audience, appuyez-vous sur les données issues de précédents événements, sur votre CRM, ou sur des exemples tirés de votre secteur. Ces informations vous aideront à faire les bons choix, qu’il s’agisse du ton à adopter, des sites web à mobiliser ou des canaux à privilégier.
En analysant votre public cible, vous saurez quels supports de communication privilégier et comment adapter votre ton. Dans certains cas, un média spécialisé dans votre secteur peut s’avérer plus efficace qu’une large campagne digitale.
Grâce à cette approche, votre entreprise ou votre association pourra toucher efficacement ses clients, ses partenaires ou ses consommateurs, et renforcer son image de marque à travers une promotion ciblée et pertinente. C’est une partie clé du travail de tout chargé de communication, et une étape que l’on gagne à aborder avec méthode, voire à renforcer par une formation ou l’échange de bonnes pratiques entre pros de l’organisation événementielle.
3. Allouer un budget réaliste à votre stratégie de communication
Pour qu’une communication événementielle soit efficace, elle doit s’appuyer sur un budget clairement défini. Il ne s’agit pas seulement de chiffrer les supports de communication ou les sites web à mobiliser, mais bien d’anticiper les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la promotion de votre événement.
Le type de public visé joue un rôle clé : une cible large nécessitera des campagnes plus visibles et donc plus coûteuses, tandis qu’un public de niche pourra être atteint via des canaux digitaux plus ciblés, comme les réseaux sociaux ou l’emailing.
Prévoyez aussi les outils dont vous aurez besoin : logiciels de CRM, plateformes de billetterie ou encore services de diffusion en ligne. Ces choix influencent directement la qualité de votre plan et la mise en place de vos actions marketing.
Cette étape budgétaire permet de hiérarchiser vos actions, de mesurer leur impact et d’assurer une bonne organisation. C’est aussi une garantie de qualité dans l’exécution de votre stratégie. Pour optimiser votre enveloppe, n’hésitez pas à vous inspirer d’un exemple d’événement similaire ou à solliciter votre chargé de communication pour prioriser les idées les plus efficaces selon vos objectifs.
4. Choisir les bons supports de communication
Une fois votre public identifié et votre budget établi, la sélection des supports de communication devient une étape clé dans la mise en place de votre stratégie. Affiches, flyers, site web, vidéos ou e-mailing : chaque support répond à un usage différent et doit être adapté à votre audience.
Un bon plan repose souvent sur une complémentarité entre supports physiques et digitaux. Par exemple, un communiqué de presse diffusé aux bons médias peut compléter efficacement une campagne sur les réseaux sociaux. Chaque canal joue une partie différente dans l’ensemble de votre stratégie.
5. Les différentes phases d’un événement
Un plan de communication événementiel efficace doit prévoir des dispositions pour les trois principales phases d’un événement : avant, pendant et après.
Avant l’événement
La période entre l’idée initiale et le lancement officiel est cruciale. Annoncez le programme, communiquez les intervenants, précisez les dates et mettez en avant vos partenaires. L’objectif est de susciter l’attente et de créer un premier engagement. N’oubliez pas de préparer une page dédiée sur votre site web, afin d’informer vos participants et d’assurer une bonne connexion entre vos différents canaux.
Vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre stratégie de communication pré-événement. Vous trouverez ci-dessous quelques idées à ce sujet :
- Créer de l’engouement autour de l’événement (annonce, teasing, etc.).
- Envoyer des invitations formelles pour faire savoir à votre public l’importance de votre événement.
- Envoyer des rappels afin de fournir des informations pertinentes sur l’événement et en faire la promotion.
Pendant l’événement
Assurez une communication claire et régulière avec vos participants. Diffusez des informations pratiques, relayez les temps forts via les réseaux sociaux et encouragez l’interaction avec des hashtags ou des stories en direct. Certains festivals ou salons mettent en avant la sécurité et la fluidité de leur logistique grâce à des outils digitaux adaptés. Cet exemple illustre l’importance d’anticiper vos besoins techniques.
Après l’événement
Le suivi est essentiel : remerciez vos participants, partagez des contenus exclusifs, envoyez un questionnaire de satisfaction. Cette étape permet de prolonger l’expérience et de préparer les éditions suivantes.
Votre plan de communication post-événement peut donc inclure :
- Un e-mail de remerciement à toutes les personnes qui ont participé à l’événement.
- Un retour sur l’expérience des participants afin de déterminer ce qui s’est bien passé et noter les améliorations à apporter pour les événements futurs.
6. Construire un message clair, cohérent et attractif
Votre message est le cœur de votre communication. Il doit être compréhensible, impactant et en lien direct avec vos objectifs. Vous ne vous adresserez pas de la même manière à des partenaires institutionnels qu’à des participants ou à des bénévoles. Prenez le temps de définir votre ton, votre promesse, les éléments différenciants de votre événement, et la manière dont vous souhaitez que votre public perçoive votre projet. Un message clair et bien formulé renforce l’adhésion, facilite le partage, et donne une identité forte à votre événement.
7. Penser aux relations presse et au communiqué de presse
Au-delà de vos propres canaux, les relations presse jouent un rôle clé pour amplifier la portée d’un événement. Identifier les bons journalistes, envoyer un communiqué de presse clair et percutant, proposer des interviews ou des accès privilégiés peut considérablement accroître la visibilité de votre projet.
Les relations publiques ne se limitent pas aux journalistes : elles incluent aussi vos partenaires, vos associations locales, et même vos clients ou prospects qui relaient vos messages par le bouche à oreille.
8. Mise en place et suivi d’un événement
La réussite d’un événement repose aussi sur la rigueur dans sa mise en place et son suivi. Assurez une bonne coordination entre vos équipes, clarifiez les rôles, et prévoyez un dispositif de communication adapté à chaque moment clé.
Une organisation claire permet d’anticiper les imprévus, d’améliorer l’expérience des participants et de garantir une communication efficace du début à la fin.
9. Intégrer le marketing digital et les bons formats
Un plan de communication événementielle moderne ne peut ignorer le marketing digital. Variez les formats : vidéos, podcasts, stories, articles de blog, newsletters. Chaque contenu doit s’intégrer dans vos canaux pour renforcer la promotion et maintenir l’attention de votre public cible.
Un bon exemple est celui d’un festival qui a augmenté sa visibilité grâce à une campagne ciblée sur les réseaux sociaux.
10. Prendre en compte les aspects logistiques et la sécurité
La communication événementielle ne se limite pas à la promotion : elle inclut aussi la logistique et la sécurité. Mentionnez vos dispositifs de contrôle d’accès, vos services d’accueil ou vos solutions de billetterie pour rassurer vos participants.
Ces informations font partie intégrante de la stratégie de communication car elles traduisent votre professionnalisme et renforcent la confiance de vos partenaires.
11. Évaluer les résultats et anticiper les prochains évènements
Un plan efficace ne s’arrête pas à la fin d’un événement. Analysez vos résultats, mesurez l’expérience des participants, identifiez les enjeux clés et valorisez les retours de vos associations ou de vos clients.
Ce travail en profondeur vous aidera à améliorer la création de vos prochains projets, à préparer le lancement de nouvelles campagnes et à fidéliser vos prospects grâce à une communication suivie et pertinente.
Un plan de communication événementiel n’est pas seulement un outil : c’est un véritable levier stratégique. En définissant vos objectifs, en connaissant votre public cible, en choisissant les bons supports de communication et en vous appuyant sur les relations presse, vous augmentez considérablement vos chances de succès.
En définitive, la réussite d’un plan de communication repose sur une préparation en amont, la clarté de vos messages et l’utilisation des bons outils. C’est ce qui vous permettra de transformer vos événements en véritables moments de succès, visibles et mémorables pour tout le monde.
Organisez tous vos événements associatifs, professionnels ou culturels avec les solutions en ligne de Weezevent : inscription et de billetterie en ligne, contrôle d’accès et CRM et outils de communication simples à mettre en œuvre.
