Les week-end d’intégration font parfois naître des vocations d’organisateurs d’événements. Mais avant de s’attaquer à l’organisation d’un événement comme celui-ci, mieux vaut prendre quelques instants pour connaître et comprendre les bases nécessaires à son bon déroulement. Voici donc 8 étapes à maîtriser lorsque l’on organise son premier week-end d’intégration.
Sommaire
- Obtenir les autorisations nécessaires
- Constituer un comité d’organisation
- Choisir une date et un lieu
- Lancer les inscriptions
- Communiquer pour créer de l’engouement
- Prévoir un budget cohérent
- Programmer des activités
- Préparer les soirées
1. Obtenir les autorisations nécessaires
Ecoles de commerce, d’ingénieurs, de pharmacie, et toutes les autres, ont droit à leur week-end d’intégration. Avant de penser à l’organisation de ce genre d’événements, il est donc nécessaire d’obtenir l’autorisation préalable de la première organisation concernée… l’école ! Même si elle ne prend pas toujours part à l’organisation du week-end, elle y engage une partie de sa responsabilité et de son image. Elle a donc tout à fait le droit de refuser l’organisation d’un week-end d’intégration ou d’y poser ses conditions. Si l’idée bloque auprès du directeur et de ses équipes, mettez en avant les côtés positifs du week-end d’intégration — partage, esprit d’équipe, découverte – et pensez à toutes les solutions qu’il est possible de mettre en oeuvre pour éviter toute mésaventure.
Info : Une autorisation parentale est obligatoire pour les étudiants mineurs.
2. Constituer un comité d’organisation
Président, secrétaire, trésorier, communicant, responsable des activités… plus vous attribuez des rôles précis à chacun, plus votre organisation est efficace ! Veillez toutefois à ne pas aller au-delà de 10 personnes. Cela pourrait créer de la confusion et un manque de communication au sein de votre asso.
3. Choisir une date et un lieu
La date de votre week-end d’intégration est stratégique. Planifiez-la avec votre école pour que cela ne tombe pas avant une période d’examens importants. Le lieu est tout aussi important. Le moyen de transport pour s’y rendre et la distance auront un impact sur le coût, et sur le temps disponible sur place. La météo quant à elle influencera les activités sur place. Veillez à prévoir un plan B pour les activités en extérieur. Cependant, sauf cas extrême, affronter une météo déchaîné lors d’activités ludiques ou sportives peut créer des liens entre les individus.
4. Lancer les inscriptions
Récolter des inscriptions est toujours un casse-tête quand on a peu de temps devant soi. Plutôt que de se lancer le plus rapidement possible vers la première solution venue, pourquoi ne pas prendre en main un outil d’inscription en ligne intuitif ? Avec une billetterie tout-en-un, vous saurez en temps réel qui est inscrit et surtout qui a bien effectué le versement de la somme dûe. Soumettez également un formulaire pour obtenir des informations qui vous seront précieuses lors de la préparation des activités, sportives et autres : antécédents médicaux, allergies alimentaires et autres, phobies, taille pour les t-shirts, etc.
5. Communiquer pour créer de l’engouement
L’objectif d’un week-end d’intégration est qu’un maximum de personnes soient présentes pour partager ce moment important de la vie étudiante. Créez un événement Facebook secret et intégrez-y le lien de votre site d’inscription en ligne. Avec Weezevent, créez un mini-site en quelques clics. Cela facilitera les inscriptions et fera grimper rapidement leur nombre.
Publiez régulièrement des memes, montages photos et tout type de teasing pour faire grimper l’attente et remplir la jauge de votre week-end au maximum. Vous pouvez même montrer les coulisses de la préparation pour créer un lien entre les membres de l’organisation et les autres étudiants.
6. Prévoir un budget cohérent
Malgré l’euphorie des préparatifs, il ne faut pas relâcher la pression quant au budget de votre week-end d’intégration. Transport, logement, nourriture, boissons, activités… négociez tout ce que vous pouvez. En général, le fait que vous fassiez partie d’une école et que vous êtes nombreux incite vos interlocuteurs à vous faire des offres généreuses. Toutefois, consultez notre article sur les règles de base d’un budget pour être certain de ne rien manquer.
7. Programmer des activités
Elles ne représentent qu’une partie de la préparation d’un week-end d’intégration, mais les activités programmés sont ce qu’attendent le plus les étudiants qui s’y inscrivent – juste après les soirées. Veillez donc à prévoir un programme de qualité, qui remplira les objectifs d’un week-end d’intégration : amusement et renforcement des liens entre tous les étudiants.
Prévoyez des temps de pause pour se détendre. Il ne sert à rien de presser les étudiants et de leur faire enchaîner les activités. Il faut garder quelque force pour le clou du spectacle : les soirées !
8. Préparer les soirées
Tous les étudiants inscrits à votre week-end d’intégration n’attendent que ça : faire la fête ! Nous avons rédigé un article spécialement dédié à l’organisation de soirées. Prenez le temps de le lire pour que vos étudiants repartent avec le sentiment d’avoir passé les meilleures soirées de leur vie, et que ce souvenir demeure tellement dans leur mémoire qu’ils finiront par le raconter à leurs petits enfants.
Conseil : les week-end d’intégration sont réputés pour leurs débordements, notamment pendant les soirées alcoolisées. Il existe aujourd’hui une infinité de solutions pour éviter les incidents — services de sécurité, d’assistance et de prévention, applications de transport, alcootests, etc. Ce serait dommage de gâcher la fête par simple manque de préparation.
Vous devez désormais être impatient à l’idée d’organiser votre week-end d’intégration. N’attendez pas une minute de plus et découvrez les fonctionnalités de Weezevent qui vous faciliteront la tâche, et qui par conséquent feront de votre événement un moment inoubliable pour vos étudiants. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour en savoir plus :
