9 étapes pour organiser un tournoi de badminton réussi

Vous êtes pas­sion­nés de bad­minton et souhaitez organ­is­er votre pro­pre tournoi ? Cet arti­cle est fait pour vous ! L’organisation d’un tournoi ne s’improvise pas et demande une grande pré­pa­ra­tion au préal­able. Des démarch­es admin­is­tra­tives à la loca­tion du lieu en pas­sant par la ges­tion des bil­lets et inscrip­tions, on peut très vite s’y per­dre. 

Pas de panique, nous vous avons résumé toutes les étapes essen­tielles à pren­dre en compte afin de vous sim­pli­fi­er la tâche au max­i­mum.

1. Les démarches administratives obligatoires

Tout tournoi sportif offi­ciel se doit d’être organ­isé dans les règles de l’art et selon la régle­men­ta­tion en vigueur. En ce qui con­cerne les tournois de bad­minton, ces derniers doivent être organ­isés par les clubs mem­bres de la FFBaD (Fédéra­tion Française de Bad­minton) si le tournoi est à portée pro­fes­sion­nelle. En effet, l’ob­jet d’une demande d’au­tori­sa­tion pour un tournoi doit être effec­tué sur le site dédié, Poona.

Pour les tournois locaux organ­isés dans le cadre d’un événe­ment sportif par­ti­c­uli­er ou pour un événe­ment car­i­tatif, les seules démarch­es et autori­sa­tions à avoir seront celles des autorités locales (mairie…).

2. Définir le format du tournoi (simple, double, mixte)

Une fois les démarch­es oblig­a­toires effec­tuées, vous devez définir le for­mat du tournoi. Ce dernier dépen­dra de nom­breux fac­teurs tels que le nom­bre de par­tic­i­pants, la durée de l’événe­ment et les autori­sa­tions locales définies en amont. 

Le for­mat le plus courant est le tournoi en sim­ple, mais vous pou­vez aus­si opter pour un tournoi en dou­ble ou en mixte. Pour un tournoi de taille plus impor­tante, vous pou­vez envis­ager d’or­gan­is­er des phas­es élim­i­na­toires ou des poules selon les dif­férents niveaux des par­tic­i­pants et âges.

3. Trouver une date et un lieu

Une fois que vous avez défi­ni le for­mat de votre tournoi, vous devez désor­mais trou­ver un ter­rain et une date appro­priés. Con­cer­nant le lieu, vous pou­vez opter pour un gym­nase tra­di­tion­nel, louer la salle d’un club de bad­minton exis­tant, voire une salle des fêtes. Cela va vari­er en fonc­tion de la taille et de la nature de la com­péti­tion. Pour la date, favorisez les week-end comme le same­di après-midi ou pen­dant les vacances sco­laires afin de favoris­er le nom­bre d’inscrits total.

4. Fixer les règles du tournoi

Vous devez égale­ment définir les règles de votre tournoi. Pour cela, rien de plus sim­ple ! Vous pou­vez par exem­ple vous appuy­er sur les règles offi­cielles de la fédéra­tion nationale de bad­minton, selon le niveau de com­péti­tion de votre tournoi ain­si que le pro­fil des par­tic­i­pants (enfants, adultes, débu­tant, inter­mé­di­aire, con­fir­mé…). Assurez-vous de bien rap­pel­er les règles au début du tournoi.

5. Définir un budget précis

L’or­gan­i­sa­tion d’un tournoi de bad­minton peut être rel­a­tive­ment coû­teuse, selon le niveau d’or­gan­i­sa­tion et le nom­bre de par­tic­i­pants. Il est donc essen­tiel d’établir un bud­get détail­lé, en prenant notam­ment en compte les frais de loca­tion de la salle, les coûts de la pub­lic­ité, les prix pour les gag­nants du tournoi, les coûts pour les équipements, la nour­ri­t­ure et les bois­sons, etc. Out­re les coûts, vous devrez égale­ment estimer et iden­ti­fi­er les dif­férentes sources de revenus poten­tielles comme la bil­let­terie, la nour­ri­t­ure et les bois­sons, les aides locales, le spon­sor­ing, etc.

6. Créer un formulaire d’inscription

Le for­mu­laire d’in­scrip­tion ou la bil­let­terie doivent être faciles et rapi­des à rem­plir pour tous les par­tic­i­pants. Prévoyez un sys­tème de bil­let­terie en ligne intu­itif que vous pour­rez inclure sur votre site et dif­fuser sur l’ensemble de vos réseaux soci­aux. 

La page de bil­let­terie devra bien enten­du com­pren­dre les infor­ma­tions prin­ci­pales comme les règles, la date, le lieu, les frais d’in­scrip­tion, etc. Pour ne pas per­dre et frus­tr­er les par­tic­i­pants, ne deman­dez pas trop d’informations per­son­nelles, con­tentez-vous du nom, prénom, adresse e‑mail et numéro de télé­phone au choix.

7. Faire la promotion du tournoi

Pour attir­er le plus grand nom­bre de par­tic­i­pants, vous devez égale­ment prévoir une bonne com­mu­ni­ca­tion autour de votre tournoi. Créez et utilisez les réseaux soci­aux (Face­book, Insta­gram…), les affich­es et les fly­ers à dif­fuser chez les entre­pris­es, com­merçants et écoles. Vous pou­vez égale­ment con­tac­ter les clubs de bad­minton locaux, et autres clubs de sports pour met­tre toutes les chances de votre côté. Pensez enfin au spon­sor­ing et aux parte­nar­i­ats pour accroître la notoriété de votre événe­ment sportif.

8. La préparation des équipements et des terrains de jeu

Avant le début du tournoi, vous devez vous assur­er que tous les équipements néces­saires soient disponibles (vous pou­vez tout à fait les louer au prêt des clubs voisins) et en bon état. Véri­fiez que les ter­rains de bad­minton soient égale­ment bien adap­tés et délim­ités, et que vous dis­posiez de suff­isam­ment de volants et raque­ttes pour tous les par­tic­i­pants. Assurez-vous enfin d’avoir tout le matériel néces­saire annexe con­cer­nant le tableau de résul­tat, les micros, enceintes, les chais­es, les tables, etc.

9. Prévoir les activités complémentaires

Pour ren­dre votre tournoi plus attrac­t­if et con­vivial aus­si bien pour les par­tic­i­pants que le pub­lic et les spec­ta­teurs, il est indis­pens­able de prévoir des activ­ités annex­es telles que des stands de vente de nour­ri­t­ure et de bois­sons, des ani­ma­tions musi­cales ou autres jeux sportifs pour les enfants. 

Con­cer­nant la nour­ri­t­ure et les bois­sons, prévoyez un stand avec un large choix pour tous les régimes ali­men­taires et goûts (snacks salés, sucrés, options végé­tari­ennes, sodas, bières, etc.). Les activ­ités annex­es représen­tent par ailleurs une source de revenu impor­tante dans un tournoi sportif, à pren­dre en compte dans votre bud­get prévi­sion­nel.

Les solu­tions de Weezevent sont intéres­santes pour quelqu’un qui organ­ise un tournoi de bad­minton car elles per­me­t­tent la mise en place d’une bil­let­terie en ligne pra­tique, per­me­t­tant aux par­tic­i­pants d’a­cheter leurs bil­lets facile­ment. De plus, les options de paiement cash­less offertes par Weezevent sim­pli­fient les trans­ac­tions sur place, en pro­posant un sys­tème de paiement sans espèces qui améliore l’ex­péri­ence des par­tic­i­pants et facilite la ges­tion finan­cière de l’événe­ment.

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