Vous êtes passionnés de badminton et souhaitez organiser votre propre tournoi ? Cet article est fait pour vous ! L’organisation d’un tournoi ne s’improvise pas et demande une grande préparation au préalable. Des démarches administratives à la location du lieu en passant par la gestion des billets et inscriptions, on peut très vite s’y perdre.
Pas de panique, nous vous avons résumé toutes les étapes essentielles à prendre en compte afin de vous simplifier la tâche au maximum.
Sommaire
1. Les démarches administratives obligatoires
Tout tournoi sportif officiel se doit d’être organisé dans les règles de l’art et selon la réglementation en vigueur. En ce qui concerne les tournois de badminton, ces derniers doivent être organisés par les clubs membres de la FFBaD (Fédération Française de Badminton) si le tournoi est à portée professionnelle. En effet, l’objet d’une demande d’autorisation pour un tournoi doit être effectué sur le site dédié, Poona.
Pour les tournois locaux organisés dans le cadre d’un événement sportif particulier ou pour un événement caritatif, les seules démarches et autorisations à avoir seront celles des autorités locales (mairie…).
2. Définir le format du tournoi (simple, double, mixte)
Une fois les démarches obligatoires effectuées, vous devez définir le format du tournoi. Ce dernier dépendra de nombreux facteurs tels que le nombre de participants, la durée de l’événement et les autorisations locales définies en amont.
Le format le plus courant est le tournoi en simple, mais vous pouvez aussi opter pour un tournoi en double ou en mixte. Pour un tournoi de taille plus importante, vous pouvez envisager d’organiser des phases éliminatoires ou des poules selon les différents niveaux des participants et âges.
3. Trouver une date et un lieu
Une fois que vous avez défini le format de votre tournoi, vous devez désormais trouver un terrain et une date appropriés. Concernant le lieu, vous pouvez opter pour un gymnase traditionnel, louer la salle d’un club de badminton existant, voire une salle des fêtes. Cela va varier en fonction de la taille et de la nature de la compétition. Pour la date, favorisez les week-end comme le samedi après-midi ou pendant les vacances scolaires afin de favoriser le nombre d’inscrits total.
4. Fixer les règles du tournoi
Vous devez également définir les règles de votre tournoi. Pour cela, rien de plus simple ! Vous pouvez par exemple vous appuyer sur les règles officielles de la fédération nationale de badminton, selon le niveau de compétition de votre tournoi ainsi que le profil des participants (enfants, adultes, débutant, intermédiaire, confirmé…). Assurez-vous de bien rappeler les règles au début du tournoi.
5. Définir un budget précis
L’organisation d’un tournoi de badminton peut être relativement coûteuse, selon le niveau d’organisation et le nombre de participants. Il est donc essentiel d’établir un budget détaillé, en prenant notamment en compte les frais de location de la salle, les coûts de la publicité, les prix pour les gagnants du tournoi, les coûts pour les équipements, la nourriture et les boissons, etc. Outre les coûts, vous devrez également estimer et identifier les différentes sources de revenus potentielles comme la billetterie, la nourriture et les boissons, les aides locales, le sponsoring, etc.
6. Créer un formulaire d’inscription
Le formulaire d’inscription ou la billetterie doivent être faciles et rapides à remplir pour tous les participants. Prévoyez un système de billetterie en ligne intuitif que vous pourrez inclure sur votre site et diffuser sur l’ensemble de vos réseaux sociaux.
La page de billetterie devra bien entendu comprendre les informations principales comme les règles, la date, le lieu, les frais d’inscription, etc. Pour ne pas perdre et frustrer les participants, ne demandez pas trop d’informations personnelles, contentez-vous du nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone au choix.
7. Faire la promotion du tournoi
Pour attirer le plus grand nombre de participants, vous devez également prévoir une bonne communication autour de votre tournoi. Créez et utilisez les réseaux sociaux (Facebook, Instagram…), les affiches et les flyers à diffuser chez les entreprises, commerçants et écoles. Vous pouvez également contacter les clubs de badminton locaux, et autres clubs de sports pour mettre toutes les chances de votre côté. Pensez enfin au sponsoring et aux partenariats pour accroître la notoriété de votre événement sportif.
8. La préparation des équipements et des terrains de jeu
Avant le début du tournoi, vous devez vous assurer que tous les équipements nécessaires soient disponibles (vous pouvez tout à fait les louer au prêt des clubs voisins) et en bon état. Vérifiez que les terrains de badminton soient également bien adaptés et délimités, et que vous disposiez de suffisamment de volants et raquettes pour tous les participants. Assurez-vous enfin d’avoir tout le matériel nécessaire annexe concernant le tableau de résultat, les micros, enceintes, les chaises, les tables, etc.
9. Prévoir les activités complémentaires
Pour rendre votre tournoi plus attractif et convivial aussi bien pour les participants que le public et les spectateurs, il est indispensable de prévoir des activités annexes telles que des stands de vente de nourriture et de boissons, des animations musicales ou autres jeux sportifs pour les enfants.
Concernant la nourriture et les boissons, prévoyez un stand avec un large choix pour tous les régimes alimentaires et goûts (snacks salés, sucrés, options végétariennes, sodas, bières, etc.). Les activités annexes représentent par ailleurs une source de revenu importante dans un tournoi sportif, à prendre en compte dans votre budget prévisionnel.
Les solutions de Weezevent sont intéressantes pour quelqu’un qui organise un tournoi de badminton car elles permettent la mise en place d’une billetterie en ligne pratique, permettant aux participants d’acheter leurs billets facilement. De plus, les options de paiement cashless offertes par Weezevent simplifient les transactions sur place, en proposant un système de paiement sans espèces qui améliore l’expérience des participants et facilite la gestion financière de l’événement.
