Avec l’essor du télétravail, de plus en plus d’organisations ont opté pour les réunions hybrides. Quel est l’intérêt et comment les mettre en place ? C’est tout le sujet de cet article. Comme de plus en plus de personnes ne se rendent sur leur lieu de travail que quelques jours par semaine, la plupart des réunions se sont adaptées à ce nouveau format. Au-delà d’une mode qui ne touche que les métiers du digital, c’est une vraie tendance de fond qui concerne la plupart des métiers et des industries.
Voici tout ce qu’il faut savoir sur les réunions hybrides et comment les organiser de manière efficace.
Sommaire
1. Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?
Avant de rentrer plus en détail sur l’organisation d’une réunion hybride, il convient tout d’abord de définir ce concept, relativement nouveau.
Une réunion hybride est un type de réunion qui combine à la fois des participants en présentiel et des personnes à distance. Ces dernières se connectent en simultanée par le d’applications dédiées aux visioconférences (Zoom, Teams, Google Meet…).
L’objectif est de maintenir une collaboration et une réunion efficace entre les deux groupes tout en facilitant la participation de personnes qui ne peuvent pas être présentes physiquement. Cela demande bien entendu une certaine flexibilité mais qui a montré son efficacité depuis le confinement lié au COVID-19.
2. Sélectionnez la bonne plateforme pour une réunion hybride
Afin d’organiser une réunion hybride, vous aurez besoin de choisir une plateforme ou application dédiée, pouvant être gratuite selon votre utilisation.
Assurez-vous que cette dernière soit accessible depuis la plupart des ordinateurs et smartphones et qu’elle offre une expérience utilisateur fluide, et la possibilité de partager des documents et des présentations en temps réel. La plupart des applications utilisées aujourd’hui pour des réunions à distance sont Teams, Google Meet ou encore Zoom mais d’autres tel que Discord ou Skype peuvent aussi être utilisées.
3. Planifiez la réunion avec soin
Pour une réunion à format hybride, l’étape la plus importance est sans doute la planification. Voici quelques questions à vous poser :
- Qui sera en présentiel le jour de la réunion, qui sera à distance ?
- Faut-il réserver une salle de réunion ?
- Faut-il enregistrer la session pour les personnes absentes ?
Pour vous organisez au mieux, envoyez des invitations à l’avance en indiquant clairement si la réunion sera hybride et en fournissant le lien d’accès pour ceux à distance. Assurez-vous également que l’ordre du jour soit bien défini et partagé avec vos coéquipiers. Même si la réunion est hybride, les objectifs et l’efficacité de la réunion doivent rester les mêmes.
4. Créez un environnement inclusif
En tant qu’organisateur de la réunion, vous devrez également vous assurer de créer un environnement inclusif.
Pour cela veillez à ce que tous les participants, qu’ils soient présents physiquement ou à distance, se sentent inclus dans la réunion. Encouragez la participation de chacun, en donnant la parole aux personnes à distance et en utilisant des outils de sondage pour recueillir leurs avis, en leur demandant directement s’ils ont des commentaires, questions en suspens, etc. Assurez-vous que les documents et les présentations soient visibles et le son net pour tous.
5. Quels avantages pour une réunion hybride ?
Organiser une réunion hybride présente de nombreux avantages aussi bien pour l’entreprise que les collaborateurs. Voici quelques raisons pour lesquelles réaliser une réunion hybride peut être bénéfique :
- Une vraie flexibilité pour les participants : une réunion hybride permet aux participants d’assister à la réunion comme bon leur semble, en télétravail ou en présentiel. Créant ainsi une vraie flexibilité pour les collaborateurs qui profiteront alors d’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle. Ainsi, le bien-être au travail et donc la performance des personnes seront améliorés.
- Une réduction des coûts :En optant pour des réunions hybrides, la plupart des entreprises peuvent réduire de manière drastique les dépenses liées aux voyages d’affaires, aux locations de salle, à la restauration, etc. Cela aussi bien avec des clients situés à l’étranger que des filiales et salariés. Réduisant par la même occasion l’impact environnemental de vos activités.
- Une continuité des activités en cas d’imprévu : Les réunions hybrides offrent également une solution de secours en cas d’imprévus tels que des intempéries, des grèves ou des urgences, qui pourraient empêcher certains participants de se rendre physiquement à la réunion.
- Une adaptation aux nouvelles tendances de travail : Avec l’émergence du travail à distance et l’utilisation croissante des technologies de communication virtuelles, les réunions hybrides s’inscrivent parfaitement dans les nouvelles tendances de travail, permettant aux entreprises de rester agiles, compétitives et surtout attractives pour les nouvelles générations. En effet, la présence du télétravail est aujourd’hui devenue un critère essentiel pour la plupart des candidats.
- Un enregistrement de la réunion : Enfin, les réunions hybrides comme dispensées en partie en ligne peuvent être enregistrées, ce qui permet aux participants de les revoir ultérieurement s’ils ont été absents ou souhaitent revoir un passage d’une présentation.
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