Pour les scouts, le rassemblement est un moment convivial. En effet, c’est l’occasion de se retrouver pour les anciens comme pour les jeunes scouts mais c’est aussi le moment idéal pour accueillir de nouveaux scouts. Certains rassemblements sont extrêmement importants et connus, par exemple le rassemblement scout de Chambord (France) a réuni 30 000 scouts en 2022.
Dans cet article, nous vous dévoilons les étapes clés de l’organisation d’un rassemblement scout, afin de faire de ce moment quelque chose de magique !
Sommaire
1. Définir le lieu et la date
Le lieu et la date de votre rassemblement scout sont deux des éléments les plus importants à définir en amont de celui-ci. Dans un premier temps, assurez-vous qu’il n’y ait pas d’autre rassemblement scout prévu aux dates souhaitées ou du moins qu’il ne soit pas dans la même région.
Ensuite, puisque votre événement concerne des familles et des enfants, assurez-vous d’être en période de vacances scolaires ou choisissez un week-end afin que tout le monde puisse assister à votre rassemblement scout. Une manière simple et efficace pour choisir une date est un sondage. Vous pouvez utiliser un outil de CRM pour faire parvenir ce sondage aux potentiels invités et examiner leurs réponses.
Le rassemblement scout se déroulant en plein air, pensez à avoir une solution de repli en cas de mauvais temps. L’été et le printemps seront les saisons idéales pour organiser un tel événement.
Pour choisir un lieu adéquat, vous devrez vérifier s’il est possible d’y camper et s’il y aura de la place pour tout le monde. Peut-être que les familles ne resteront pas dormir au complet, par exemple. Pour choisir dans quelle région organiser un rassemblement scout, vous pouvez vous aider de la carte régionale des conseils scouts du Canada qui recense les différents groupes scouts sur le territoire.
2. Communiquer sur votre événement
Pour que tout le monde puisse participer à votre rassemblement scout, il est important de communiquer des informations essentielles aux participants. Vous pourrez utiliser un outil d’inscription en ligne afin de connaître le nombre exact de scouts présents, cela vous sera d’une aide précieuse lors de votre planification logistique du rassemblement.
Pensez à envoyer des e-mails d’invitation à votre base de données. En amont de leur envoi, vous devrez déterminer quelles sont les personnes invitées :
- Uniquement les scouts actuels ?
- Les anciens scouts ?
- Les familles des membres scouts ?
- Les nouveaux scouts ou ceux qui pensent rejoindre le mouvement ?
Ne sous-estimez pas l’importance des réseaux sociaux. Facebook dispose par exemple d’une fonction événement qui est très pratique. Vous pourrez aussi prévoir quelques publications avec des photos de rassemblements passés, par exemple, pour donner envie aux personnes de s’inscrire.
Vous pouvez utiliser un outil tel que Weezevent pour créer un mini-site dédié au rassemblement scout où toutes les informations nécessaires seront regroupées. Faire appel aux médias et à la presse locale est aussi un bon moyen de faire connaître votre événement.
3. Assurer la partie logistique
S’il y a bien une partie non négligeable lors d’un rassemblement scout, c’est la logistique : gérer les préparations, assurer la sécurité, préparer les repas… sont autant d’éléments à avoir en tête.
Les rassemblements scouts nécessitent de planifier des collations. Vous pouvez choisir de faire un pique-nique ou un repas complet. S’il s’agit du premier, les familles pourront se charger d’amener ce qu’il faut pour chacun d’entre eux. Par contre, si vous organisez un repas, il vous faudra prévoir les quantités nécessaires pour ravitailler tout le monde. C’est l’occasion idéale pour trouver un sponsor ou un partenaire qui vous offrira des ingrédients voire des plats préparés. Il ne faut pas oublier que la préparation de repas est soumise à des règles sanitaires strictes.
Prévoyez aussi une tente et un sac de couchage en plus au cas où l’un des membres du rassemblement scout n’aurait pas pensé au sien. La sécurité étant votre priorité principale, n’hésitez pas à faire un discours en début de rassemblement pour définir les règles de base que chacun devra respecter.
4. Préparer des activités
Lors de votre rassemblement scout, vous pourrez organiser de nombreuses activités. Certaines activités nécessitent plus de préparation que d’autres et pour ne pas que vous soyez débordé, il est judicieux de prévoir une seule grande activité puis plusieurs jeux plus simples à mettre en place.
Vous devrez bien entendu prendre en compte l’âge des scouts présent et pourquoi pas faire des équipes mixtes afin de rendre le moment intéressant pour tout le monde. Les plus jeunes devant peut-être être accompagnés d’un adulte.
Une activité ludique est la chasse au trésor, pour la réaliser il vous faudra :
- Une boussole par équipe
- Un “trésor”
- Des marqueurs au sol tels que des plots par exemple.
Chaque équipe devra suivre un parcours différent mais de même distance pour arriver au trésor. Il vous faudra donc planifier et préparer les parcours ainsi que la cachette du trésor. Pour les plus grands, vous pouvez même rajouter des énigmes permettant de connaître la prochaine direction à suivre à chaque étape du parcours, afin de corser un peu le jeu.
Vous pourrez ensuite mettre en place des activités plus simples comme la balle aux prisonniers ou le portrait chinois qui permettront aux scouts de mieux apprendre à se connaître.
5. Remercier les participants
Une fois votre rassemblement scout terminé n’oubliez pas de remercier toutes les personnes présentes d’avoir participé. Vous pouvez pour cela rédiger un e-mail de remerciement avec une enquête de satisfaction. Effectivement, il est important de savoir quels ont été les points forts et les points faibles de votre événement afin de vous améliorer pour les prochains.
Pensez à ajouter les nouveaux arrivés à votre liste de contacts. Publiez une photo ou une vidéo récapitulative du rassemblement scout sur vos réseaux sociaux et n’hésitez pas à taguer les personnes présentes.
Avec Weezevent, organisez vos rassemblements scouts en toute sérénité en utilisant nos solutions d’inscription en ligne et de marketing et de CRM.
