Préparer un séminaire demande du temps et une vraie organisation. Souvent négligée, la rédaction d’une invitation est pourtant l’un des éléments centraux pour la réussite d’un tel événement. Un texte bien écrit, accrocheur, qui donne envie et qui est suffisamment envoyé en avance est la clé pour assurer la participation du plus grand nombre de collaborateurs possible.
Nous vous éclairons sur les étapes essentielles pour rédiger une invitation de séminaire réussie et attractive.
Sommaire
1. Définir le format et le style de l’invitation
La première étape dans la rédaction de votre invitation de séminaire est le choix du format de cette dernière. Vous pouvez choisir entre une invitation physique imprimée originale (sous forme de carte, de lettre, de flyer…) ou une, une invitation électronique par mail par exemple. Assurez-vous de choisir un format qui correspond au ton et au style de votre séminaire ainsi qu’aux valeurs de votre entreprise. Imprimer de nombreux flyers peut parfois être un sujet sensible sur le plan écologique notamment.
2. Mentionner les informations primordiales
Dans toute invitation événementielle, vous devez bien entendu inclure et présenter dès les premières lignes les informations essentielles liées au séminaire d’entreprise. Cela comprend généralement :
- Le nom de l’organisateur ou de l’entreprise qui organise le séminaire
- Le titre du séminaire ou de l’événement ainsi que le thème le cas échéant
- La date, l’heure de début et de fin du séminaire
- Le lieu où se déroule le séminaire, en mentionnant l’adresse complète et éventuellement des indications pour s’y rendre (parking, transports en commun, gare la plus proche…)
3. L’accroche et l’introduction
Pour captiver l’attention de vos lecteurs dès le début de votre invitation, vous devez prendre le temps de bien rédiger l’introduction et l’accroche de celle-ci.
Décrivez brièvement l’objectif du séminaire et expliquez en une ou deux lignes son contexte, son origine et le thème central s’il y en a un. Mettez en évidence les points forts de l’événement et suscitez l’enthousiasme de vos lecteurs en mentionnant les conférenciers invités ou les ateliers et formations prévues, etc.
4. La présentation détaillée du programme
Présentez le programme du séminaire de manière claire et organisée. Divisez-le en sessions ou en plages horaires sur les différents jours ou sur la journée selon la durée du séminaire, en indiquant le programme global (activités et animations, séances de sport ou de relaxation au spa, surprises, soirées…) Fournissez également des informations sur les équipements et habits à apporter selon les activités prévues (maillot de bain, basket…).
5. Inscription et modalités
Pour faciliter la tâche aux participants, fournissez des instructions claires et datées sur la procédure d’inscription au séminaire.
Mentionnez les démarches à suivre, le plus facile étant de fournir un lien d’accès en ligne vers un système d’inscription pour que vos collaborateurs puissent le faire depuis n’importe où et quand ils le souhaitent. Incluez également les coordonnées de contact pour toute question ou demande d’information supplémentaire.
6. Mention des informations complémentaires
Ajoutez toutes les informations utiles et complémentaires pour répondre en avance aux éventuelles questions des invités. Cela peut inclure des détails sur l’hébergement à proximité, les options de transport, les documents à prévoir, s’il faut emmener son ordinateur professionnel, etc.
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