Votre événement approche à grand pas ? Peu importe son format, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’aide et que vous ne puissiez pas offrir une rémunération pour toute celle-ci. Les bénévoles entrent alors en jeu ! Avec une planification efficace, un bon relationnel et une excellente communication, vous pouvez constituer une équipe de bénévoles qui vous aidera à faire de votre événement un succès.
En tant qu’organisateur d’événements, il vous appartient de recruter, former et gérer une équipe de bénévoles capables d’être les atouts dont vous avez besoin. Vous trouverez ci-dessous les 10 étapes clés pour constituer et gérer une équipe de volontaires efficace pour votre événement.
Sommaire
1. Définir précisément vos besoins
Pourquoi avez-vous besoin de bénévoles — avant, pendant et après votre événement ? La première étape pour constituer une équipe de volontaires consiste à déterminer ce que vous avez besoin qu’ils fassent pour vous. Constituez une liste comprenant les tâches à effectuer pendant votre événement ainsi que les compétences nécessaires pour les accomplir.
Prenez en considération les types de personnalités que vous devez recruter. Si vous avez besoin de vendre des marchandises, vous devez alors trouver des personnes extraverties. Il est probable que vous ayez aussi des besoins qui nécessitent des bénévoles avec des capacités physiques spécifiques. Il est par exemple courant de soulever des objets lourds ou de rester debout pendant de longues périodes quand on est en poste sur un événement.
2. Assigner des rôles et des responsabilités
Une fois vos besoins définis, il est temps de les transformer en rôles et responsabilités. Examinez votre liste de besoins et cherchez des éléments qui peuvent être regroupés. Créez des catégories souples avec des sous-équipes en fonction des missions du poste — billetterie, gestion des entrées, logistique, communication, vestiaire, etc.
Vous pouvez ensuite prendre ces informations et rédiger des descriptions de poste pour chaque rôle. Assurez-vous d’y inclure les responsabilités, les compétences ou les connaissances requises pour effectuer le travail, et le délai nécessaire pour le réaliser.
L’objectif est de définir clairement les attentes envers vos bénévoles afin qu’ils s’orientent vers les rôles qui leur vont le mieux. Plus les descriptions de poste sont détaillées, mieux c’est. Il est préférable de “faire fuir” un volontaire potentiel moyennement motivé par son rôle plutôt que de faire appel à une personne qui pourrait faire plus de mal que de bien à votre événement.
3. Donnez des raisons de faire du bénévolat
Peu de personnes se portent volontaires pour des événements sans rien attendre en retour. C’est donc à vous de leur donner une raison de faire du bénévolat en leur offrant des quelque chose à laquelle ils ne peuvent résister. Pour un festival, cela peut prendre la forme de billets gratuits. Pour un événement professionnel, cela peut être aussi simple que de pouvoir ajouter une ligne à son CV ou obtenir une lettre de recommandation de votre part après l’événement.
Ne vous contentez pas d’offrir les incitations qui vous arrangent. Vous devez plutôt identifier ce qui encouragerait les potentiels bénévoles à rejoindre votre aventure. Quels avantages ou expériences pouvez-vous leur offrir qu’ils percevraient comme ayant une valeur égale ou supérieure au temps passé à travailler sur votre événement ?
4. Rechercher les volontaires potentiels
Faites une annonce sur plusieurs de vos supports tels que votre site internet ou sur les réseaux sociaux en mettant l’objet de votre démarche. Inscrivez les champs principaux requis pour les futures candidatures et insistez sur le fait que la prestation est gratuite, donc non rémunérée — pour être en accord dès le début avec le bénévole.
La communauté locale est aussi un endroit parfait pour chercher des volontaires. Demandez également des conseils au lieu qui accueille votre événement. Prenez contact avec la chambre de commerce locale et le service des loisirs de la ville, et demandez s’il existe des moyens de faire savoir que vous recherchez des bénévoles pour votre événement. Vous pouvez également contacter les journaux et les stations de radio locaux pour demander de la publicité ou passer une annonce.
5. Interviewer les candidats sélectionnés
Lorsque vous commencez à recevoir des demandes de volontaires potentiels, il est important de s’assurer qu’ils postulent pour les meilleurs rôles en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts. Envisagez de créer un questionnaire de préqualification dédié au recrutement de bénévoles sur votre page web.
Après avoir sélectionné les profils les plus intéressants, prévoyez une rencontre physique dans le but d’expliquer le fonctionnement et détail de votre événement — heure, lieu, matériel, tenue exigée, etc. — ainsi que des futures tâches demandées.
Si vous n’avez pas le temps d’interroger personnellement chaque volontaire potentiel — ce qui est souvent le cas pour les grands événements —, utilisez au minimum l’enquête de présélection et, si possible, ayez une conversation téléphonique ou vidéo avec eux. N’oubliez pas de leur demander quel rôle ils aimeraient avoir. Ce n’est pas parce qu’une personne est spécialiste du marketing qu’elle veut avoir cette fonction pendant votre événement. Il se peut qu’elle veuille faire quelque chose de complètement différent ! Donnez-lui le choix si vous le pouvez et elle sera probablement plus satisfaite de son expérience de bénévole. Cela compte pour fidéliser votre équipe.
6. Communiquer clairement et régulièrement
Une bonne communication est essentielle pour constituer une équipe de volontaires efficace. Vous devez communiquer fréquemment avec tous vos volontaires afin qu’ils soient au courant de tout ce qui pourrait les affecter pendant votre événement. Une communication fréquente les implique et permet d’établir une relation qui réduit inévitablement les contretemps.
Organisez régulièrement des réunions d’équipe par téléphone ou en ligne à l’aide d’outils comme Join.me ou WhatsApp. Pour gagner du temps et envoyer les bons messages, aux bonnes personnes et au bon moment, utiliser un logiciel de gestion de bénévoles tel que WeezCrew.
7. Bien former vos volontaires
La formation est essentielle pour chaque volontaire. Ils doivent connaître les tâches qui leur sont assignées, les délais, les personnes à qui s’adresser pour obtenir de l’aide, leur itinéraire pour le jour de l’événement et les plans d’urgence. Vous devez vous assurer qu’ils disposent de tous les outils nécessaires pour faire leur travail et qu’ils savent comment les utiliser.
En outre, vos volontaires doivent comprendre ce que l’on attend d’eux en termes de code de conduite, de tenue vestimentaire, etc. Formez-les sur la façon de signaler les problèmes et de les traiter en fonction des interlocuteurs — acheteurs de billets, vendeurs, invités VIP, artistes, etc.
S’ils ne se présentent pas, arrivent en retard ou ne font pas de bonnes prestations, ils doivent savoir que cela aura forcément des conséquences. N’oubliez pas non plus de leur communiquer les détails pratiques comme l’endroit où se garer le jour de l’événement, la nourriture mise à leur disposition, les temps de pauses, etc.
8. Se renseigner sur les lois
Même si les volontaires ne sont pas vos employés, certaines lois vous obligent à respecter un certain cadre. Tous les droits des bénévoles sont rappelés sur le site du Réseau de l’Action Bénévole du Québec. Faites donc preuve de rigueur et prenez connaissance des règles avant de commencer à rédiger des descriptions de poste et à recruter des personnes.
Vous devrez aussi probablement vous procurer une assurance pour les bénévoles. Vous devrez leur accorder des pauses après un certain nombre d’heures de travail, et vous ne serez pas autorisé à remplacer un travailleur rémunéré par un bénévole.
9. Être attentif le jour J
C’est le grand jour. Veillez à ce que chacun de vos bénévoles soit à son poste. Si des candidats se désistent au dernier moment, pensez à engager plus de bénévoles la prochaine fois afin d’éviter les mauvaises surprises.
Soyez également à l’écoute de vos bénévoles. Offrez-leur des récompenses telles que la possibilité de profiter de l’événement à la fin de leur service ou un accès à de la nourriture et des boissons.
Ces différents éléments donneront envie à vos bénévoles de retenter l’expérience à vos côtés lors d’un prochain événement.
10. Remercier comme il se doit
Vos bénévoles s’attendent à des remerciements authentiques, en face-à-face, par e-mail ou par téléphone. Dites-leur à quel point ils vous ont aidé et ce que vous avez pu réussir grâce à eux. Personnalisez chaque remerciement car vos bénévoles sont uniques et veulent sentir que leur temps a servi au collectif.
Pour optimiser le recrutement de vos bénévoles et simplifier l’ensemble de la gestion opérationnelle (fiches missions, envoi de communications, accréditations, dotations, etc.), nous vous conseillons vivement de vous tourner vers une solution spécialisée.
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