Trouver des bénévoles peut être relativement complexe et chronophage dans le process de gestion des équipes d’un événement.
Pourtant, près d’un français sur 4 est membre d’une association et affirme y participer de manière active mensuellement. Que vous souhaitez créer votre association ou la faire grandir, il est essentiel de trouver les bons bénévoles et de s’assurer qu’ils sont en accord avec vos valeurs, qu’ils s’entendent avec les autres volontaires, qu’ils soient disponibles au bon moment et aient un rôle bien précis.
Pour vous aider au mieux à trouver les bons bénévoles pour votre association, voici quelques éléments clés à ne pas oublier.
Sommaire
1. Précisez les besoins de votre association
Les objectifs et le profil du bénévole doivent s’aligner sur ceux de votre association. Il est essentiel de prendre en compte les facteurs suivants lors de la définition de ces derniers :
- Déterminez les activités précises qui ont besoin de bénévoles (par exemple, la préparation de la salle, l’animation, la gestion du site internet, l’aide à la comptabilité, les services de distribution, etc.).
- Discutez avec les responsables de vos besoins et de vos activités.
- Déterminez le nombre de bénévoles nécessaires pour chaque branche de l’association, ainsi que leurs heures de bénévolat envisagées.
- Renseignez-vous auprès des différents pôles de l’association afin de définir les besoins manquants en termes de personnel.
2. Rédigez une fiche de bénévolat détaillée
Une description de poste permet d’identifier les besoins de l’association et de définir précisément le rôle attendu du bénévole.
Néanmoins, il est important de mettre en évidence les attentes, les qualités et les connaissances requises et inhérentes au rôle. Pour ce faire, voici quelques éléments à indiquer dans la fiche de bénévolat :
- Le titre du poste que le volontaire occupera
- Les différentes tâches et obligations que le bénévole devra remplir
- Le lieu où s’effectue le travail bénévole
- Les exigences relatives à l’exécution de l’activité bénévole
- La fréquence et la durée du bénévolat : S’agit-il d’un engagement à court, moyen ou long terme ?
- Les avantages liés au bénévolat (invitations à certains événements, repas communautaires…)
3. Faites valider votre fiche de besoins en interne
Avant de publier votre fiche, profitez de l’expérience de vos bénévoles actuels et demandez-leur de relire cette dernière afin qu’ils puissent s’exprimer sur les exigences et les compétences qu’ils ont effectivement dû acquérir pour rentrer dans votre association. Cela vous permettra d’avoir également un regard extérieur et de ne manquer aucun aspect lié au rôle.
4. Rencontrez le bénévole avant le recrutement
Si vous avez trouvé le profil idéal pour votre association, n’oubliez pas de rencontrer la personne en amont et invitez-la à venir sur site. Un entretien de bénévolat n’est pas un entretien d’embauche, mais il n’en est pas moins indispensable pour s’assurer que la personne correspond bien aux valeurs et à l’ambiance de votre association. Donnez-lui l’envie de vous rejoindre et faites leur rencontrer d’autres membres pour commencer son intégration.
5. Quels profils devez-vous privilégier lors de l’embauche de bénévoles ?
Certains profils sont à privilégier en fonction des besoins de l’association, des missions du bénévole et de l’environnement dans lequel elles s’exercent :
- Les étudiants ou les jeunes actifs, étant souvent les plus disponibles et ayant soif d’apprendre
- Les personnes en reconversion professionnelle désireuses de se lancer dans la vie associative
- Les salariés qui souhaitent occuper leur temps libre
- Les personnes retraitées qui disposent de beaucoup de temps disponible
- Les entreprises, les familles et les écoles qui peuvent toutes participer au bénévolat pour des événements spécifiques
6. Consacrez du temps à l’intégration des bénévoles
Une fois le bénévole trouvé et recruté, faites en sorte qu’il se sente le bienvenu et prenez le temps de lui présenter votre association en détail et de répondre à toutes ses questions. Cela lui permettra également de commencer son nouveau rôle dans de bonnes conditions avec tous les éléments en main.
Préparez un pot de bienvenue, une soirée spéciale avec tous les membres de l’association pour intégrer et fêter l’arrivée de votre nouveau bénévole. La bonne ambiance est l’un des critères essentiels pour toute équipe de bénévole !
7. Utilisez un logiciel dédié
Pour mieux gérer et faciliter la gestion et la recherche des bénévoles, utiliser une solution de gestion de bénévoles, comme WeezCrew, vous permet de gagner du temps et d’avoir une meilleure organisation.
Les CRM vous permettront notamment de facilement connecter toutes les données de votre association et de vos événements.
8. Apportez une vraie reconnaissance à vos bénévoles
Remerciez les bénévoles pour leur temps et leur engagement, en leur donnant une reconnaissance appropriée, avec des petites attentions comme, des repas gratuits, des places de concert, des cadeaux pour les fêtes de fin d’année…
Astuce : Tirez parti de la fonction de dotation de WeezCrew pour attribuer les gratuités à vos bénévoles de façon simple et rapide.
9. Utilisez les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux peuvent être un excellent moyen de diffuser votre message et de trouver des bénévoles.
Publiez des mises à jour sur les opportunités de bénévolat et partagez des histoires inspirantes sur les bénévoles actuels et leur impact sur l’association ainsi que des exemples des différents événements et projets organisés.
10. Créez une campagne de sensibilisation
Créez une campagne de sensibilisation pour promouvoir votre association et les opportunités de bénévolat. Utilisez de nombreux médias, outre les réseaux sociaux, tels que les journaux, le site internet de votre ville ou de votre village, les radios et panneaux d’affichages pour diffuser votre message.
11. Organisez des événements de bénévolat
Organisez des événements de bénévolat, tels que des journées de nettoyage de parc, des journées de service communautaire, etc., pour donner aux personnes habitant dans le même village ou la même ville une occasion de s’initier au bénévolat et de voir l’impact direct de leur travail, le tout dans une bonne ambiance.
12. Offrez des opportunités de bénévolat en ligne
N’oubliez pas que de nombreuses personnes volontaires peuvent et souhaitent faire du bénévolat en ligne, en aidant à la traduction, à la recherche, à la saisie de données, à la gestion du site, etc. Offrez des opportunités de bénévolat en ligne pour attirer des bénévoles qui ne peuvent pas faire du bénévolat en personne par contraintes géographiques ou toute autre raison.
Pour orchestrer toute la gestion des bénévoles de votre événement faites confiance à WeezCrew, la solution la plus complète sur le marché.
