Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsque vous cherchez l’endroit idéal pour un festival. Un lieu mal choisi pourrait gâcher l’expérience de votre public et au contraire, un lieu qui répond à toutes les attentes de votre public cible garantit d’attirer davantage de participants, et de répondre à leurs attentes une fois sur place.
Pour faire le bon choix, il est nécessaire de tenir compte de la taille requise pour accueillir les participants prévus. L’emplacement, l’accessibilité, les commodités et les diverses installations doivent jouer un rôle décisif dans votre choix. Finalement, il est important de prendre en considération le coût du lieu et de vous assurer qu’il correspond à votre budget.
Découvrez dans cet article nos 7 conseils pour choisir le lieu idéal pour votre festival !
Sommaire
1. Choisir un lieu de taille appropriée pour votre festival
a) Nombre de participants
Pour savoir quelle est la bonne taille de lieu pour votre festival, estimez d’abord le nombre de participants attendus. Le lieu que vous retenez doit pouvoir accueillir confortablement, et en toute sécurité, tous vos participants.
b) Espace nécessaire
Au-delà du nombre de participants attendus, prenez en compte la place nécessaire pour disposer les installations que vous prévoyez. Scènes, espaces de restauration, camping, sanitaires, parkings, locaux techniques… tout doit pouvoir être concentré sur le site du festival ou à proximité immédiate.
En tenant compte de tous ces éléments, vous devriez pouvoir déterminer la taille adéquate du lieu pour votre festival.
2. L’importance de l’emplacement dans le choix d’un lieu de festival
a) Localisation
La prochaine étape consiste à réfléchir à la localisation de votre festival, élément crucial à prendre en compte lors du choix du lieu qui accueillera votre festival. Le choix d’un emplacement stratégique peut aider à attirer un public plus nombreux et à garantir le succès de l’événement.
b) Accessibilité
L’accessibilité du lieu doit figurer parmi vos priorités. Dans une grande métropole, un lieu facilement accessible en transport en commun est un must-have. Autrement, le lieu de votre festival doit impérativement proposer un parking suffisamment grand pour accueillir les véhicules de vos participants.
c) Attractivité
Un emplacement situé près d’attractions populaires ou de sites historiques peut donner une dimension supplémentaire à l’événement, et attirer encore davantage de personnes.
Pensez que l’emplacement de votre festival peut affecter le type d’activités proposées et la logistique générale de l’événement.
Pour toutes les raisons citées, il est très important de prendre le temps nécessaire pour réfléchir à l’emplacement idéal pour votre festival, qui répondra à tous vos besoins et à vos objectifs.
3. Considérer les aménagements et les équipements du lieu pour votre festival
Lorsque vous cherchez le lieu idéal pour votre festival, vous devez considérer les aménagements et les équipements disponibles, ou à fournir par vos soins ou ceux de vos prestataires.
Par exemple, si vous prévoyez des concerts en extérieur, vous devrez vous assurer que le lieu dispose d’une scène suffisamment grande et de systèmes de sonorisation adéquats. Si ces équipements ne sont pas disponibles, vous devrez prévoir un budget pour équiper le lieu.
Si vous prévoyez des activités pour enfants, vous devrez vous assurer que le lieu dispose d’espaces sécurisés et d’équipements adaptés.
De même, il est important de vérifier que le lieu dispose de suffisamment de sanitaires, de points d’eau et de zones ombragées pour garantir le confort des invités.
En tenant compte de ces éléments, vous pourrez sélectionner un lieu adapté à vos besoins et garantir le succès de votre festival.
Astuce : En complément de ces conseils, découvrez notre article complet pour vous aider à organiser un festival.
4. Le rôle du budget dans la sélection d’un lieu de festival
Comme dans toutes les étapes de l’organisation d’un festival, le budget est un élément important à prendre en compte. Lorsque vous sélectionnez un lieu pour votre festival, le coût de sa location peut avoir un impact important sur les finances de votre événement.
a) Type de location
Après avoir dressé le budget global de votre festival, vous saurez quelle est l’enveloppe budgétaire allouée à la location du lieu. Pensez qu’il existe une différence entre une location « sèche » (vous ne louez que les infrastructures) et une location « clé en main » (les prestations annexes – nettoyage, société de sécurité, frais d’équipement – sont centralisées au sein d’un même devis).
b) Dépenses complémentaires
N’oubliez pas de tenir compte de toutes les dépenses supplémentaires à prévoir, qui peuvent être liées à vos installations ou à des aménagements spéciaux nécessaires à la tenue de votre festival et des différentes activités proposées.
Il est important de prendre en compte tous ces facteurs afin de pouvoir choisir un lieu adapté à votre budget et de garantir la viabilité financière de votre événement.
5. Questions clés à poser lors de la visite de sites de festivals
Vous devez systématiquement visiter les lieux avant de choisir celui qui sera idéal pour la tenue de votre festival. Pour être sûr de faire le bon choix, vous devez poser des questions qui vous permettront de comparer chaque lieu sur les mêmes critères, et en toute connaissance de cause.
Voici quelques idées de questions à poser pendant vos visites, et dont vous devez précieusement consigner les réponses :
- Quelle est la capacité d’accueil maximale du lieu ?
- Quelles sont les installations comprises dans la location ?
- De quelle surface précise disposons-nous ? Idéalement, demandez un plan des lieux détaillé.
- Quelles sont les conditions de location ? Pensez aux modalités de paiement, conditions d’annulation et clauses de garantie.
- Avez-vous des références d’autres organisateurs ayant loué ce lieu ? N’hésitez pas à prendre contact avec d’anciens locataires du lieu pour échanger sur sa qualité et ses spécificités.
- Devons-nous faire des demandes d’autorisations ou d’assurances complémentaires aux vôtres ?
- Posez toute autre question qui serait pertinente pour vous projeter sur les possibilités qu’offre le lieu et si elles répondent aux besoins de votre festival.
En posant ces questions lors de la visite de sites pour votre festival, vous pourrez prendre une décision éclairée et choisir le lieu idéal pour votre événement.
6. Comment négocier le meilleur compromis pour la location du lieu d’un festival ?
Obtenir les meilleures conditions pour le lieu de votre festival est crucial pour garantir son succès. Souvent, il vaut le coup d’essayer de négocier les devis proposés pour obtenir la meilleure offre possible.
a) Connaître le marché
Pour négocier le plus efficacement possible, vous devez bien connaître les tarifs et les conditions de location des différents lieux disponibles. Pour cela, rien de plus efficace que de multiplier vos prises de contacts, visites et demandes de devis.
b) Comprendre le devis
Pour pouvoir négocier correctement un devis, vous devez en comprendre les composantes.
Vérifiez que vous ayez utilité de chaque équipement et installation facturée. De même, renseignez-vous bien sur les coûts supplémentaires tels que les frais de nettoyage et de sécurité, et si vous ne gagneriez pas à faire appel à votre propre réseau de professionnels.
c) Ne négociez pas que le prix
Si le propriétaire ou le gestionnaire du lieu n’est pas enclin à vous proposer un prix plus bas, rien ne vous empêche de négocier d’autres conditions. Par exemple, les modalités de paiement, les conditions d’annulation, les clauses de garantie… Essayez de négocier les meilleures conditions possibles, tout en restant réaliste et respectueux du travail d’autrui.
d) Faites des concessions
Comme dans toute négociation, il est important d’être prêt à faire des compromis.
Par exemple, vous pourriez être disposé à payer un peu plus cher pour un lieu de meilleure qualité ou à accepter des conditions de location moins avantageuses si le lieu correspond parfaitement à vos besoins.
7. Les avantages de travailler avec un coordinateur de lieu
Si vous souhaitez vous faciliter la tâche, vous pouvez envisager de travailler avec un coordinateur de lieu. Ce professionnel dispose d’une solide expérience dans l’organisation d’événement et plus particulièrement dans la gestion de lieux.
Allié de taille, un coordinateur de lieu peut vous assister dans diverses étapes : trouver le lieu idéal qui réponde à vos besoins et vos contraintes, et négocier avec le propriétaire ou le gestionnaire du lieu retenu. En chef d’orchestre spécialisé dans les lieux événementiels, il vous assistera dans la gestion logistique ainsi que sur tous les aspects techniques et administratifs de la location d’un lieu.
Investir dans les services d’un professionnel vous permet de profiter d’une expertise unique, qui peut vous faire économiser autant d’argent que de temps.
Grâce à ces 7 conseils, vous êtes maintenant prêts à choisir le lieu idéal pour votre festival.
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