Depuis 2020, les entreprises du monde entier ont rencontré des difficultés et des obstacles qu’elles n’auraient pas pu prévoir. Elles ont également été les témoins directs de développements technologiques innovants qui ont modifié les habitudes et les comportements de la main-d’œuvre moderne, ainsi que la manière dont les entreprises interagissent entre elles dans les différents secteurs, industries et zones géographiques.
Le domaine de l’événementiel a sans doute subi les transformations les plus radicales suite à la pandémie de Covid-19. Au plus fort de la pandémie, les conférences et les foires appartenaient au passé ; pendant des mois, nous avons appris à nous passer de ces rassemblements à grande échelle jusqu’à ce que les taux d’infection diminuent et que les taux de vaccination augmentent de manière significative.
Toutefois, les événements virtuels se sont depuis développés et ont remplacé, dans de nombreux cas, les rassemblements en personne. Ce qui n’était au départ qu’un remède provisoire s’est transformé en une solution rentable et polyvalente pour de nombreuses entreprises.
Sommaire
1. Événements virtuels vs événements en présentiel
De nombreuses personnes affirment que les événements virtuels ont perdu de leur importance aujourd’hui. Compte tenu de l’évolution sociale, économique et politique mondiale depuis la pandémie et le déploiement des vaccins qui en a résulté, il est difficile de ne pas être du même avis sur ce point.
Toutefois, de nombreuses entreprises connaissent un succès grandissant grâce aux événements virtuels de toutes sortes et peuvent décider de ne pas investir leurs efforts et leur budget dans leur participation ou leur exposition à des salons de grande envergure.
La pandémie a incité un grand nombre d’entreprises à réfléchir à ce qu’elles faisaient avant la pandémie et, pour beaucoup, les salons professionnels ou les conférences en personne ont été relégués au second plan dans leurs stratégies de développement.
Il est important de reconnaître que les conférences et événements virtuels occupent une place de choix sur le marché. Cependant, il est également crucial de reconnaître l’importance des événements en personne. De toute évidence, les deux types d’événements présentent des avantages et des inconvénients. Afin d’explorer le concept relativement nouveau des événements virtuels, les informations ci-dessous soulignent les principaux atouts et désavantages des conférences, événements et rassemblements virtuels.
2. Intérêt des événements virtuels
Rentabilité
Le principal avantage, qui est aussi le plus évident, est la réduction des coûts liés aux événements virtuels en comparaison avec les événements en présentiel. Contrairement aux événements en personne, tous les coûts associés à la planification, au marketing, à l’hébergement, au transport, à la nourriture, au personnel, aux charges, etc. sont éliminés avec les événements virtuels. Ces événements virtuels peuvent permettre aux entreprises d’économiser des milliers de dollars en coûts initiaux.
Économiser les temps de trajet
La seule chose à faire pour assister à un événement virtuel est de cliquer sur un lien. Il suffit de disposer du matériel audio et vidéo nécessaire pour être « présent ». Les événements virtuels permettent d’économiser beaucoup de temps, d’argent et de contraintes liées aux déplacements, en particulier si vous assistez à un événement situé à une distance considérable.
Inclusivité
Pour beaucoup de personnes, il est impossible de se rendre à des événements physiques. Les événements virtuels donnent la chance à un plus grand nombre de membres de différentes parties de la population de participer activement aux activités. Par exemple, il est plus facile de prévoir des sous-titres pour les personnes sourdes ou malentendantes. Ceux qui rencontrent des problèmes logistiques en se déplaçant pour assister à des événements en personne peuvent, grâce aux événements virtuels, rester là où ils sont et profiter du contenu.
Mise en place efficace
Les événements classiques nécessitent beaucoup plus de planification et d’organisation. En revanche, les événements virtuels peuvent être mis en place rapidement. En outre, les événements virtuels ne requièrent pas que les organisateurs consultent des entreprises tierces pour assurer une réduction des risques, par exemple en ce qui concerne l’électricité, la sécurité incendie, les structures, les barrières, ou encore les prestataires de services de sécurité, les bénévoles et les gestionnaires de sites. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un ordinateur et d’une pièce tranquille pour accueillir ou assister à un événement virtuel.
Réduction des problèmes de programmation
Comme les événements virtuels ne nécessitent pas de déplacement ni de préparation logistique, davantage de personnes seront probablement disponibles pour y participer. Il peut être plus pratique pour elles de participer à un événement virtuel, sachant qu’accorder suffisamment de temps pour se rendre à un événement en personne et y assister demanderait une place plus importante dans leur agenda. Les événements virtuels permettent de réduire les pertes de temps liées aux trajets entre le domicile et le lieu de l’événement, évitant ainsi d’encombrer l’emploi du temps des participants.
3. Inconvénients des événements virtuels
Un public enclin aux distractions
Assister à des événements en ligne entraîne évidemment un plus grand risque de distractions. Il peut être tentant pour les participants de répondre à des appels téléphoniques ou à des e-mails, ou encore de faire un peu d’administratif dans un moment plus calme. Sans oublier l’instantanéité et la disponibilité d’Internet à portée de main. Rappelons que la durée d’attention humaine a diminué de 25 %, selon une étude récente de Microsoft. Lorsque vous assistez à un événement en personne, les distractions sont plus rares.
Une spontanéité moindre
Lors des événements en personne, les participants sont plus engagés et les conversations spontanées peuvent avoir lieu à l’improviste, ce qui facilite le développement de réseaux. En revanche, lors d’un événement virtuel, il est moins probable que des conversations spontanées se produisent avec des personnes non explicitement impliquées, ce qui rend plus difficile le développement de relations de réseau authentiques.
En conséquence, les événements en personne offrent davantage d’occasions de nouer des liens informels, d’échanger des informations, de discuter d’opportunités commerciales potentielles ou de se référer les uns aux autres, contrairement aux événements virtuels où les conversations peuvent sembler plus « forcées ».
Un impact inférieur
Même si les événements virtuels proposent un contenu attrayant et stimulant, ils ne pourront pas recréer la magie de l’interaction humaine. En conséquence, les événements virtuels risquent de laisser les fidèles des événements en présentiel – qui sont en grande partie novices en matière d’événements numériques – insatisfaits et désintéressés.
Comme nous l’avons expliqué plus haut, les échanges se font plus naturellement lorsque les événements ont lieu en présentiel, et se produisent en grande partie au hasard des moments que vous trouvez pour faire une pause, le temps d’un café par exemple. Les événements virtuels vous permettent de créer des espaces de réunion séparés, des salles de repos et d’autres substituts numériques, mais malheureusement, certaines personnes ne se sentent pas à l’aise de la même manière.
4. Les événements hybrides peuvent-ils être la solution ?
Il y a de nombreux avantages et inconvénients à prendre en compte lorsque vous réfléchissez au type d’événement que vous souhaitez organiser, auquel vous souhaitez assister ou dans lequel vous souhaitez exposer.
Si vous n’êtes toujours pas convaincu par les événements numériques ou virtuels, vous pouvez opter pour un événement hybride. Ces événements incluent des éléments d’événements en direct et en ligne, ce qui vous permet de profiter des avantages des deux tout en évitant les inconvénients.
Par exemple, vous pouvez assister à certains séminaires ou à des séances de questions-réponses en personne, et télécharger ensuite un enregistrement numérique des présentations des orateurs principaux. La programmation est certainement plus facile à gérer dans le cas d’événements hybrides, et de nombreuses entreprises adoptent ce modèle.
Cependant, il est certain que le marché de l’événementiel virtuel est plein de promesses et de potentiel. Mettre en place un événement entièrement en ligne peut être un risque énorme, mais cela peut rapporter de meilleurs bénéfices. Pour certains, ce n’est tout simplement pas envisageable. La décision dépend entièrement de la nature de votre événement et de ce que vous considérez être la meilleure solution pour votre entreprise.
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