Los mercadillos, también conocidos como rastrillos, pueden ser difíciles de planificar y organizar. Desde elegir el lugar de celebración, hasta distribuir el espacio, pasando por la comunicación del mercadillo y, por supuesto, la obtención de los permisos necesarios, etc., son muchos los elementos que hay que tener en cuenta.
Un evento así se organiza con meses de antelación. Te ayudamos a no olvidarte de nada.
Índice
1. Elige el lugar de celebración
Puedes organizar tu mercadillo en la ciudad o el pueblo que quieras. No obstante, conviene elegir un lugar acostumbrado a recibir público o que organice regularmente mercadillos.
También puedes celebrar tu mercadillo en una sala de fiestas, un gimnasio, un parque o en una plaza. Ten en cuenta que es imposible predecir el tiempo que hará con varios meses de antelación, pero puedes asegurarte de tener un plan (carpas, lonas) como medida de precaución.
2. Notifica tu mercadillo al ayuntamiento
Para organizar un mercadillo en una ciudad o pueblo se necesitan algunos permisos.
Tanto si vas a ocupar el espacio público como si no (pero especialmente en el primer caso), notifica con suficiente antelación al ayuntamiento tu intención de organizar un mercadillo y pide toda la información sobre los permisos necesarios y los plazos de tramitación.
Asegúrate de que tienes permiso para ocupar el espacio y también para realizar ventas. Realiza estos trámites con especial atención para evitar posibles multas.
Puede incluso que en el proceso descubras que existen subvenciones para eventos como el tuyo, u oportunidades de colaboración o patrocinio en las que no habías caído.
3. Organiza y numera los puntos de venta por parcelas
Ahora que has elegido el lugar para tu mercadillo y obtenido los permisos necesarios, puedes empezar a planificar la disposición general de tu evento.
Antes de empezar a contactar y antes de pensar en dar un espacio a los comerciantes que vayan a participar, tienes que ocuparte de estas dos cosas:
- La división y numeración de las parcelas o puestos de venta (A, B, C o 1, 2, 3…).
- La ubicación de cada puesto y de servicios que necesitará in situ (foodtruck, taquilla de venta de entradas, puestos de entretenimiento…).
4. Ubicación de los servicios auxiliares
Como cualquier evento, un mercadillo requiere de una preparación cuidadosa y una buena organización.
Piensa la ubicación de los diferentes servicios que ofrecerás durante tu mercadillo, como el puesto de información, el parking y los servicios de emergencia.
También tienes que pensar dónde ubicar a los diferentes actores de tu mercadillo:
- ¿Dónde se colocarán las barras y los puestos de comida?
- ¿Dónde se ubicará el escenario del anfitrión?
- ¿Instalarás un punto de información?
- ¿Dónde sería más útil colocar el puesto de socorro?
- ¿Vas a montar un stand de entretenimiento para niños?
- ¿Cómo puedes organizarlo todo para que los visitantes puedan moverse sin obstáculos?
- Etc.
Organiza los servicios de comida y bebida
Planifica con antelación los diferentes tipos de comida vas a ofrecer, para que haya para todos los gustos: barbacoa, alternativas vegetarianas, patatas fritas, perritos calientes, algodón de azúcar, caramelos, patatas fritas, etc.
Los puestos de comida y bebida también son esenciales para generar ingresos y equilibrar los costes totales al final del mercadillo. Así que tómate tu tiempo para elegir, reservar y planificar cuidadosamente los puestos y proveedores. Por último, plantéate implementar un sistema de pago cashless para facilitar todas las transacciones.
5. Ten preparado el material adecuado
Aunque sea difícil prever el número de visitantes a tu mercadillo, es fundamental preparar el material necesario para ello: bancos, mesas, altavoces, escaleras, carpas…
6. Contrata servicios de limpieza
No olvides instalar papeleras para tus residuos y los de los expositores (barras, puestos de comida, etc.).
También puedes llamar al ayuntamiento para averiguar si el día de tu mercadillo hay cuadrillas de limpieza disponibles para limpiar el espacio al final del día.
Esto puede costar más, pero a menudo te ahorrará un tiempo mucho más valioso.
7. No olvides organizar actividades de entretenimiento
¿Qué sería de un mercadillo sin un buen ambiente, con entretenimiento para adultos y niños? Para ello, puedes incluir puestos específicos, DJs, hinchables, animadores, una rifa, un bingo y ¡mucho más!
8. Presta atención a la seguridad
Como en la organización de cualquier evento, la seguridad es un elemento central que no puedes dejar de lado.
Este es un punto que puedes tratar con el ayuntamiento para movilizar a la policía, agentes municipales, etc. durante tu mercadillo. El objetivo final es organizar un evento con total seguridad, tanto para los visitantes como para los expositores.
9. Implementa un sistema de inscripción online para los vendedores
Las reservas online, incluso para los mercadillos, es una de las formas más eficaces y rápidas de gestionar las inscripciones de expositores y vendedores. En general, los expositores están acostumbrados a reservar por internet para evitar tener que desplazarse o ponerse en contacto continuamente con el ayuntamiento y los organizadores.
10. Comunica sobre tu mercadillo
Si tienes una página web o redes sociales, no te olvides de actualizarlas con frecuencia para atraer visitantes y vendedores. Incluye el lugar de celebración, la fecha y las tarifas de alquiler de los puestos, si es necesario, para que todo el mundo pueda encontrar toda la información que necesita en unos pocos clics.
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