Événements à entrée gratuite : les outils pour maîtriser votre capacité et vos files d’attente

Organ­is­er un événe­ment ou une activ­ité à entrée libre néces­site de maîtris­er cer­tains points essen­tiels, tout autant que pour un événe­ment payant : par­tic­i­pants présents sur le lieu, con­cen­tra­tion de per­son­nes dans les files d’attentes et dans cer­taines zones de l’événement… C’est d’autant plus le cas dans le con­texte actuel de crise san­i­taire. Avec Weezevent, les organ­isa­teurs d’événements gra­tu­its se dotent de solu­tions qui ont fait leurs preuves et qui s’adaptent à tout type d’organisation, publiques — écoles, col­lec­tiv­ités, asso­ci­a­tions — comme privées — entre­pris­es, clubs sportifs, salles de spec­ta­cles, fon­da­tions, etc. —. Décou­vrez-les sans plus atten­dre afin de maîtris­er la capac­ité et les files d’attente de vos événe­ments.

Som­maire

1. Maîtris­er votre capac­ité en amont de l’événement
2. Lim­iter les files d’attente sur place

1. Maîtriser votre capacité en amont de l’événement

Créer un module d’inscription en ligne

Maîtris­er sa capac­ité afin de respecter la capac­ité max­i­mum d’un lieu événe­men­tiel est un jeu d’enfant pour un organ­isa­teur qui sait à l’avance com­bi­en de per­son­nes comptent se ren­dre à son événe­ment — qu’il soit gra­tu­it ou payant. Pour ce faire, il suf­fit de deman­der aux futurs par­tic­i­pants de s’inscrire en ligne au préal­able afin de pou­voir accéder à l’événement.

Cela pro­cure plusieurs avan­tages à l’organisateur :

• Lim­i­ta­tion du nom­bre de bil­lets émis ;
• Réduc­tion de la file d’attente sur place ;
• Col­lecte des adress­es e‑mails des par­tic­i­pants pour les informer et les fidélis­er.

Créez votre pre­mier événe­ment en quelques clics avant de met­tre en ligne votre mod­ule d’inscription sur votre site web, sur un mini-site et sur les réseaux soci­aux pour opti­miser le rem­plis­sage de votre espace. Con­fig­urez ensuite un tarif gra­tu­it avec un quo­ta adap­té à la capac­ité de votre lieu.

Note : Weezevent ne prend pas de com­mis­sion sur les bil­lets gra­tu­its.

Limiter le nombre d’inscriptions avec des quotas

Lorsque vous con­fig­urez votre mod­ule d’inscription, deux options de quo­tas s’offrent à vous pour lim­iter le nom­bre de per­son­nes qui se ren­dent sur votre événe­ment. Prenons un exem­ple pour un événe­ment de 100 per­son­nes :

• Quo­ta de 100 inscrip­tions disponibles en ligne
  • La capac­ité max­i­male ne sera pas dépassée mais il est inévitable qu’un cer­tain nom­bre de per­son­nes ne se présen­teront pas à l’événement. Votre lieu ne sera alors pas com­plète­ment rem­pli.
• Quo­ta de 100 inscrip­tions disponibles en ligne + pos­si­bil­ité de s’inscrire sur place
  • La capac­ité max­i­male ne sera pas dépassée et vous pou­vez combler la non venue de cer­tains par­tic­i­pants en pro­posant l’inscription sur place. Pour cela, com­mu­niquez sur l’obligation de s’inscrire en ligne et met­tez tout de même en place un guichet Weezevent sur place pour ceux qui auraient raté l’information. Con­tactez nos con­seillers pour choisir la con­fig­u­ra­tion de guichet adap­tée à votre événe­ment.

Dans le cas où votre événe­ment s’étale sur toute une journée, prévoyez un quo­ta supérieur à votre capac­ité. Vous con­trôlerez le nom­bre de par­tic­i­pants entrant et sor­tant de votre événe­ment afin de savoir exacte­ment com­bi­en de per­son­nes se trou­vent à l’intérieur de votre lieu — voir par­tie 2.

Suivre les inscriptions en temps réel

Suiv­ez le nom­bre d’inscriptions à votre mod­ule dès que celui-ci est en ligne. Ren­dez-vous dans PARTICIPANTS > Sta­tis­tiques afin de suiv­re en temps réel le nom­bre de par­tic­i­pants inscrits et le taux rem­plis­sage de votre quo­ta.

Anticipez le nom­bre de par­tic­i­pants et pré­parez votre plan de con­trôle d’accès en con­séquence : files de scan, nom­bre d’agents de con­trôle et d’appareils, etc. Vous allez aus­si pou­voir décider d’utiliser un guichet sur place au cas où les inscrip­tions peinent à décoller en ligne.

Communiquer les informations importantes

En col­lec­tant des inscrip­tions, vous récupérez des infor­ma­tions pré­cieuses via le for­mu­laire d’inscription. Les don­nées les plus cru­ciales sont les adress­es cour­riels. Elles vous per­me­t­tent de com­mu­ni­quer des infor­ma­tions impor­tantes à vos par­tic­i­pants : rap­pel des infor­ma­tions pra­tiques, dis­posi­tif san­i­taire en place, con­signes à respecter…

Surtout, elles vous per­me­t­tent de vous con­stituer une base de don­nées qui vous servi­ra pour toutes vos futures activ­ités. Dans un deux­ième temps et suite à votre événe­ment, seg­mentez vos par­tic­i­pants grâce à Weez­Tar­get, notre CRM spé­ciale­ment conçu pour les organ­isa­teurs d’événements.

2. Limiter les files d’attente sur place

Scanner les billets à l’entrée

Con­trôlez les tick­ets des par­tic­i­pants en choi­sis­sant une solu­tion de scan adap­tée au nom­bre de per­son­nes atten­dus lors de votre événe­ment, à savoir nos ter­minaux de scan pro­fes­sion­nels ou notre appli­ca­tion mobile gra­tu­ite. Avec les deux types d’appareils, vous con­trôlez en quelques instants la valid­ité des bil­lets présen­tés et évitez l’apparition de files d’attentes.

Astuce : Le scan des bil­lets est indis­pens­able à l’entrée de votre événe­ment mais il peut égale­ment l’être dans cer­taines zones pré­cis­es — lieu de restau­ra­tion, salle de con­férence, espace ate­lier, etc. Dans tous les endroits où la capac­ité d’accueil est lim­itée, vous pou­vez met­tre en place du con­trôle d’accès. Cela vous per­met de maîtris­er votre capac­ité par zone et surtout de savoir qui à par­ticipé à quelles activ­ités. Pra­tique pour la fidéli­sa­tion des par­tic­i­pants !

Scanner les billets à la sortie

Nos solu­tions vous per­me­t­tent égale­ment de scan­ner les par­tic­i­pants qui quit­tent votre événe­ment afin de savoir pré­cisé­ment com­bi­en de per­son­nes se trou­vent réelle­ment à l’intérieur de votre lieu. Cela apporte une aide pré­cieuse aux organ­isa­teurs dont les événe­ments se tien­nent sur une journée et dont les par­tic­i­pants ne restent que quelques heures.

Organ­is­er un événe­ment gra­tu­it mérite tout autant de pré­pa­ra­tion qu’un événe­ment payant. Nos solu­tions s’adaptent donc à ces par­tic­u­lar­ités et nos équipes ont l’habitude de jon­gler entre ces dif­férentes con­fig­u­ra­tions. Pré­parez votre futur événe­ment gra­tu­it et décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos out­ils de bil­let­terie, con­trôle d’accès, cash­less et CRM en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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