La organización de eventos profesionales muchas veces no es la única tarea de la persona encargada de ello. Hay muchas cosas que pensar en un periodo de tiempo que siempre es demasiado corto. Aquí tienes algunas líneas de trabajo para que tu evento salga a la perfección y organizarlo de manera óptima.
Índice
1. Enviar invitaciones
Primeras fases de la organización del evento: planificar la fecha, el formato y estimar el número de asistentes.
Cuida el envío de invitaciones. Si se trata de un evento interno, puedes hacerlo de manera informal por e-mail y a través de los canales de comunicación interna de la empresa (intranet…).
si tu evento tiene un carácter más comercial, para llamar la atención de clientes potenciales y colaboradores, personaliza las invitaciones y envía las invitaciones con bastante antelación y más adelante un recordatorio. Por ejemplo, envía un Save the date y un recordatorio con varias semanas de antelación (sobre todo si hay vacaciones de por medio, lo que hace que se acumulen los e-mails). Incluye el nombre y apellido y añade un toque original o personal; de esta forma cambiará la percepción que el invitado tiene del evento y esto jugará a tu favor.
Asegúrate también de que les pique la curiosidad: temática del evento, actividades, invitados especiales…
Incluye un formulario dentro del proceso de inscripción, incluye un formulario (no muy largo para que los asistentes no se agobien con demasiadas preguntas) en el que recojas los datos que más te interese recoger: empresa, puesto, actividades y workshops que les interesan…). Así, conocerás mejor sus expectativas y obtener datos útiles para la organización y la comunicación de tu evento.
Si tienes pensado incluir ponencias, talleres o debates, puedes crear una plataforma de inscripción con sesiones para poder saber cuántas personas piensan acudir a cada uno de ellos y poder alargar o acortar unos e incluso organizar mejor las salas.
2. Planificar la jornada
El formato de tu evento depende del objetivo del mismo. ¿Va a durar media jornada, un día entero, dos días…? Esta primera decisión será necesaria para poder determinar el espacio, el horario y los proveedores que necesitarás para tu evento.
¿Tus invitados no se conocen entre sí? Incita los encuentros e intercambios. Crea espacios de networking y actividades que favorezcan la interacción y la unión de equipos. Una app o un juego interactivo pueden ser buenas herramientas para hacer tu evento más lúdico, hacer que se conozca mejor la empresa e implicar a los asistentes.
En el caso de tener entre tus invitados clientes potenciales, preséntales tus productos y servicios de una manera inesperada, ya sea a través de una actividad, espacios interactivos… Es interesante aunar 2 tipos de presentaciones: una original y, en un segundo momento, otras más convencional para quienes prefieran una presentación en un formato keynote. De esta forma conseguirás que toda la información que quieres dar llegue a tu público.
¿Va a haber presentaciones y ponencias? Utiliza un lenguaje sencillo y favorece el debate, evita los Power Point demasiado formales; existen multitud de nuevas soluciones hoy en día para animar tus reuniones, compartir e interactuar.
Utiliza las redes sociales para obtener visibilidad e incita a que se compartan tus posts. Tus colaboradores e invitados serán tus mejores embajadores. Mantén las redes activas; es fundamental generar implicación.
No minimices los tiempos de pausa, ya sea el desayuno, la comida o el cocktail de la cena. Son momentos que te permiten dar un toque personalizado a tu evento y un momento distendido con la presencia de foodtrucks, catering, stands originales, música… Son momentos muy importantes para la experiencia de asistente. Tómate el tiempo de encontrar los proveedores adecuados, explicarles bien lo que buscas y prever toda la logística que esto conlleva: ¿Cómo se van a colocar en el espacio? ¿En qué horario?
3. Hacer balance
Al final del evento es interesante pedir feedback a los asistentes, sin olvidar darles las gracias por su participación: ¿Qué momentos y actividades les han gustado más? ¿Qué se podría mejorar? ¿Les gustaría asistir a una nueva edición el año siguiente?
Volvemos a insistir en la importancia de los datos. Toda la información recogida es fundamental para hacer balance de tu evento y establecer las posibles mejoras para tus próximos eventos. También te servirán para volver a contactar a los interesados, enviar mensajes segmentados en función de los temas que les han interesado. ¿Qué stands han visitado? ¿A qué ponencias han asistido? ¿Han participado en el networking?
Puedes recoger parte de esta información mediante los formularios rellenados durante la inscripción pero también es importante pedir un feedback durante el evento.
Integrar un sistema cashless puede ser una buena solución. Con los chips NFC podrás hacer un seguimiento de los stands en los que se realice una activación de marca vía NFC o en los que se puedan realizar compras. También se trata de una innovación interesante para los asistentes.
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