EFG Swiss Open Gstaad

À Gstaad, l’EFG Swiss Open accueille pendant une semaine environ 40 000 amateurs de tennis à la Roy Emerson Arena, ainsi que de nombreux visiteurs dans son village partenaire, accessible librement au public.

Le tournoi implique de coordonner de nombreuses opérations sur l’ensemble du site : les accréditations, la gestion des hospitalités, les droits d’accès et les paiements doivent s’intégrer nativement dans un même dispositif pour un maximum de flexibilité.

1. Structurer les accréditations pour des profils aux besoins variés

Jusqu’alors, l’organisation n’utilisait pas de logiciel dédié aux accréditations, chaque profil était géré individuellement à l’aide d’outils qui n’étaient pas conçus pour ce type de gestion. Avec 1 300 accréditations à produire, l’enjeu était de gagner du temps sur leur création, tout en conservant la flexibilité nécessaire pendant l’événement.

Avec WeezCrew, l’organisation rassemble les informations nécessaires (photo, nom et prénom) dans un même outil. Les données déjà disponibles, comme celles du staff, peuvent être importées depuis un fichier CSV, tandis qu’un nouveau profil peut être créé directement au bureau des accréditations lorsqu’une demande se présente sur place.

L’organisation conserve ainsi la souplesse nécessaire pour adapter les accréditations au fil du tournoi, notamment lorsqu’une information doit être corrigée ou qu’un badge doit être réédité.

2. Restreindre l’accès à certaines zones selon les profils

Certains profils disposent de droits spécifiques selon les espaces et prestations auxquels ils doivent accéder. Par exemple, un partenaire invité en “Skybox” est autorisé à entrer au parking VIP, accéder à son espace dans la tribune, puis bénéficier d’un repas dans un hôtel partenaire. Autant de droits à contrôler séparément tout au long de son parcours.

Avec WeezAccess, les droits d’accès sont d’abord attribués à chaque profil en fonction des espaces et services auxquels il peut accéder. Ils sont ensuite vérifiés au point de contrôle grâce à nos terminaux mobiles, via le scan du QR code associé au profil.

Une prestation déjà utilisée est enregistrée afin d’empêcher sa réutilisation. Les équipes disposent ainsi d’une vision précise des droits attribués et de leur utilisation, et peuvent s’assurer que chacun accède uniquement aux espaces et services prévus pour son profil.

Pour la Skybox, l’organisateur sait ainsi que seuls les invités concernés peuvent suivre le parcours prévu pour ce profil.

3. Digitaliser les avantages du staff et supprimer les bons papier

Avant Weezevent, la gestion des avantages accordés au staff reposait sur des bons papier, avec tout ce que cela impliquait en matière de suivi, de vérification et de contrôle auprès des différents stands. Certaines erreurs pouvaient compliquer la gestion, notamment lorsqu’un bon était accepté par un point de vente alors qu’il ne devait pas le prendre en charge. Plus largement, l’organisation cherchait aussi à s’appuyer sur un socle commun pour gérer les paiements réalisés pendant le tournoi.

En intégrant la gestion des dotations dans WeezPay, les avantages du staff sont désormais rattachés au même dispositif que les paiements effectués sur les bars et stands du village. Les 25 terminaux de paiement déployés sur le site permettent ainsi d’encaisser les commandes tout en enregistrant, au passage en caisse, l’utilisation des dotations accordées au staff.

Chaque accréditation dispose d’un QR code qui permet d’identifier le profil lors du scan et de retrouver les dotations qui lui sont attribuées. L’organisation réduit ainsi le temps consacré au suivi et aux vérifications, tout en disposant d’une vision plus fiable des avantages attribués et utilisés.

« Cette organisation nous évite une grande partie du travail de comptage et de vérification. » Timothée Vodoz, coordinateur de projet à l’EFG Swiss Gstaad.

3. Faire communiquer accréditations, accès et paiements dans un même dispositif

Au-delà de chaque usage, l’enjeu pour l’EFG Swiss Open était aussi d’éviter de multiplier les outils pour gérer les différents aspects opérationnels de l’événement.

« J’ai vraiment senti une différence sur place. Après les premiers jours de lancement, tout était complètement rodé et fluide. »

En associant les accréditations, le contrôle des accès et les paiements, les informations liées aux profils peuvent ainsi servir successivement à éditer une accréditation, à lui associer les droits d’accès correspondants, puis à contrôler ces droits et gérer les dotations prévues pour le staff. L’organisation limite ainsi les ruptures entre les différents outils et conserve davantage de flexibilité lorsque des ajustements sont nécessaires pendant le tournoi. Cette continuité, renforcée par le suivi d’un chef de projet unique, permet de garder une vision globale du dispositif et d’identifier plus facilement les axes d’amélioration d’une édition à l’autre.