Cada vez más eventos están dejando de lado los tokens (de plástico) y el dinero en efectivo. Para los organizadores de eventos, pasarse al cashless se está convirtiendo rápidamente en el nuevo estándar. Y aunque el pago cashless puede ayudar a acelerar el servicio en barras y a reducir las colas, su mayor fuerza está en otros puntos: informes en tiempo real, fácil conciliación de cuentas, recogida de datos de gasto, reducción del fraude y ofrecer una mejor experiencia a los asistentes.
Índice
¿Qué son los sistemas de pago cashless?
Los sistemas de pago sin efectivo o cashless permiten a los asistentes pagar sus consumiciones de comida, bebida, merchandising o servicios sin usar dinero en efectivo. En lugar de efectivo o tokens, se usan formas de pago digitales como pulseras, tarjetas propias del evento, tarjetas bancarias o el smartphone de los asistenes (Apple Pay o Google Pay) para realizar las transacciones: dejando de manejar efectivo, con menos errores y menos colas.
Para los asistentes, la experiencia resulta más sencilla y segura. Para los organizadores, supone pagos más fiables, seguimiento en tiempo real y datos valiosos sobre cómo y dónde gastan el dinero los asistentes.
En esta guía, examinamos más de cerca la tecnología que hay detrás del cashless y los beneficios reales que puede aportar a tu evento.
¿Por qué pasarse al cashless?
Los organizadores de eventos buscan siempre la manera de ofrecer a los asistentes la mejor experiencia posible al tiempo que maximizan sus ingresos. Según nuestra experiencia, estos son los temas en los que los organizadores trabajan actualmente para mejorar:
- Fomentar la adopción digital y mejorar el customer journey: El objetivo aquí es mejorar la experiencia de usuario (UX) en general y fomentar un mayor engagement de los fans, no solo durante el evento, sino todo el año.
- Aumentar las consumiciones de alimentos y bebidas (F&B): El objetivo es maximizar los ingresos acelerando el servicio en barras y puestos de comida, reduciendo así el tiempo que se tarda en completar una venta.
- Desarrollar los ingresos por patrocinios: Creando ofertas de colaboración más valiosas y medibles para los patrocinadores.
- Trabajar con datos para un crecimiento sostenible: El objetivo es analizar y utilizar datos para aumentar o mantener las ventas de entradas de manera eficiente mientras se minimizan los costes.
Un sistema cashless impacta positivamente en casi todos estos ámbitos estratégicos. A continuación presentamos los ocho argumentos más convincentes para eventos y festivales que quieran hacer la transición de tokens de plástico a una solución cashless moderna (ya sea mediante un sistema de circuito abierto o cerrado):
Visión de los ingresos en tiempo real
Los organizadores pueden supervisar los ingresos en tiempo real durante el evento. Saber exactamente qué se está vendiendo mejor, dónde y cuándo te permite hacer ajustes operativos inmediatos. Por lo tanto, puedes:
- Reaccionar rápidamente reasignando miembros del equipo a zonas de alta demanda.
- Gestionar el stock identificando los productos que se están agotando rápidamente y reabastecerte rápidamente.
- Lanzar promociones con ofertas flash en productos que no se estén vendiendo tan bien.
Contabilidad simplificada tras el evento
Contar manualmente el efectivo y los tokens en las diversas barras y puntos de venta es una tarea tediosa que desaparece por completo. El sistema cashless proporciona informes inmediatos y detallados, ofreciendo una visión completa de los resultados del evento en unos pocos clics.
Aumento de ingresos
Se ha demostrado que el sistema cashless aumenta el gasto medio por asistente. Eliminar las barreras psicológicas relacionadas con el gasto supone que los asistentes que usan formas de pago digitales tienden a recargar o gastar más ágilmente, ya que se elimina el “dolor” cognitivo de entregar dinero en efectivo.
El sistema cashless también permite generar ingresos antes del evento a través de la pre-recarga obligatoria o incentivos a la pre-recarga. El procesamiento de pagos más rápido maximiza aún más las oportunidades de venta durante los períodos de máxima afluencia, con cada pedido procesado 5 a 10 segundos más rápido que con un sistema de pago tradicional.
Finalmente, alrededor del 15% de las recargas suelen no haberse gastado llegado el final de un festival. Estos saldos, lejos de ser un valor perdido, crean una última oportunidad comercial: pueden utilizarse para iniciar la venta de entradas para la próxima edición o para fomentar compras de última hora.
Mayor seguridad y reducción del riesgo de fraude
El pago cashless aumenta significativamente la seguridad y la trazabilidad. Cada transacción queda registrada. Los riesgos asociados con el manejo de efectivo desaparecen (cambio incorrecto, transporte de efectivo, robo). Además, el sistema hace que el fraude interno sea mucho más difícil, a diferencia de lo que se suele asociar sistemas basados en tokens (robo de tokens desechados y venta privada de los mismos, etc.).
El sistema cashless también garantiza la claridad de tus acuerdos de reparto de ingresos, mediante la centralización completa de las ventas con tu propia moneda interna. A diferencia de los pagos tradicionales, donde un vendedor puede usar su propio terminal y no declarar su facturación real, el sistema cashless garantiza total transparencia. Esto protege tus comisiones y fortalece tus relaciones comerciales de una edición a otra.
Dirígete a los públicos adecuados
Una regla universal dice que una minoría de asistentes a menudo representa la mayor parte de los ingresos de F&B en un evento: en nuestra experiencia, la ratio queda así: 1/3 de los asistentes son responsables de 2/3 de los ingresos. Los sistemas de pago cashless en particular, permiten a los organizadores crear perfiles detallados de los asistentes al rastrear los patrones de gasto y las preferencias individuales. Estos datos pueden ser útiles para tu marketing, permitiéndote segmentar audiencias y crear campañas de seguimiento muy efectivas para futuros eventos.
Para refinar tus previsiones de ventas y adaptar tu oferta a las expectativas actuales de los asistentes, consulta nuestro estudio completo aquí.
No más colas para comprar tokens
Las frustrantes colas para comprar tokens impactan negativamente en la experiencia del cliente. Con nuestro sistema cashless, los asistentes pueden recargar su cuenta online antes del evento o pagar directamente en el punto de venta con su tarjeta bancaria o monedero digital, según la modalidad. Hoy en día, el 90% de las recargas se realizan online — un auténtico ahorro de tiempo para todos.
Flexibilidad en la oferta y precios dinámicos
Los tokens limitan la precisión de los precios y la diversidad de la oferta. El sistema cashles permite precios flexibles para cada artículo. El sistema también puede soportar precios dinámicos, permitiéndote, por ejemplo, establecer automáticamente «Happy Hours» para maximizar los ingresos.
Adaptación a las normativas y regulaciones cambiantes
En ciertos mercados, se están implantando regulaciones que prohibirán completamente el uso de tokens de plástico. Adoptar proactivamente una solución cashless ahora significa que te estarás preparado para el cumplimiento futuro y puede ayudar a evitar una transición apresurada y cara más adelante.
¿Open loop (circuito abierto) vs closed loop (circuito cerrado): cuál es la diferencia?
Cuando quieres que tu evento sea cashless, tienes que decidir entre dos tipos de sistema: open loop y closed loop. Cada uno tiene sus ventajas, y la elección correcta depende del tamaño, la configuración y los objetivos de tu evento.
Open Loop
Este sistema acepta pagos a través de métodos estándar como tarjetas de débito y crédito, Apple Pay y Google Pay. Este sistema está conectado a redes bancarias externas, permitiendo a los asistentes pagar con las tarjetas o aplicaciones que utilizan en su día a día.
- Hábitos de los asistentes: Los asistentes ya están familiarizados con la forma de pago.
- Simplicidad: No requiere de creación de cuenta ni recarga.
- Uso ideal: Perfecto para eventos de un día, clubes o eventos cortos a los que los asistentes asisten sin ninguna preparación particular.
Closed Loop
Un sistema de closed loop opera dentro de un ecosistema específico para tu evento. Los asistentes recargan una pulsera o tarjeta específica de tu evento, que cuenta con tecnología RFID / NFC y la usan para pagar en las barras y puestos de comida, merchandising etc. de tu evento.
- Velocidad y control: Como el sistema es completamente interno, los pagos se procesan más rápidamente y mantienes el control total sobre el entorno de la transacción.
- Datos enriquecidos: Obtienes datos más precisos por cada compra.
- Resiliencia: El procesamiento offline hace que el sistema sea más resistente a potenciales cortes de red.
- Uso ideal: Recomendado para eventos de varios días y festivales donde los asistentes tienden a prepararse apra el evento y pueden fácilmente recargar su crédito por adelantado.
Aquí presentamos un análisis detallado de las ventajas y desventajas:
El verdadero poder del cashless
El verdadero valor de los sistemas cashless, ya sea en open loop o closed loop, radica en los datos y las visión global que consigues cuando todas las transacciones son digitales y están conectadas. Con la configuración adecuada, puedes convertir tu sistema casless en una poderosa herramienta de toma de decisiones.
Beneficios operativos
Los sistemas cashless agilizan las operaciones antes, durante y después del evento. Como todo se rastrea digitalmente, obtienes visibilidad inmediata sobre lo que está teniendo lugar en el evento.
- Velocidad de las colas: Con el pago cashless, las transacciones se procesan en solo unos segundos, ayudando a que las colas avancen sin problemas en barras, foodtrucks y puestos de merchandising.
- Seguridad y facilidad: El personal ya no maneja tokens ni efectivo, reduciendo posibles errores y fraudes. También se facilita la gestión de pedidos complejos (packs variados, vasos retornables, etc.). Los reembolsos de pedidos también se pueden gestionar al instante y sin complicaciones.
- Monitoreo en tiempo real: Los paneles de control te ayudan a detectar los puntos de venta más concurridos, las tendencias de gasto (una caída durante la actuación de un artista principal o un aumento entre dos conciertos) y la asignación de stock según la demanda. Puedes abrir o cerrar barras según la demanda real, ajustar los niveles de personal en función de las ventas y tomar decisiones basadas en datos para optimizar las operaciones en barras.
- Contabilidad simplificada: Ya no hay necesidad de cálculos complejos con los proveedores, ya que toda la información está centralizada dentro del sistema.
Este nivel de control significa menos sorpresas y decisiones más seguras durante tu evento.
Optimiza y vende más
Cuando los asistentes pagan con tarjeta bancaria, tarjeta RFID o NFC o pulsera recargada con crédito, tienden a gastar más. Se elimina el freno psicológico al sacar la cartera o preocuparse por el cambio exacto.
Pero la verdadera ventaja sigue siendo lo que ocurre de fondo. Puedes ver:
- ¿Qué productos o puestos tienen mejor rendimiento?
- ¿A qué hora se producen los picos de ventas?
- ¿Qué tipos de asistentes gastan más?
Esto te permite ajustar tus precios, estrategias de venta y promociones con precisión. ¿Quieres impulsar las ventas en momentos tranquilos? Lanza una oferta flash. ¿Quieres recompensar a las personas que más gastan o que compran con más frecuencia? Usa los datos para hacerlo. Cuanto mejor entiendas los hábitos de gasto de los asistentes, mejor podrás atenderles y aumentar tus ingresos.
Conectar el cashless con la venta de entradas
Integrar el cashless con la venta de entradas da una visión completa del comportamiento de los asistentes desde la compra de entradas hasta el gasto durante el evento.
Unificar estos datos convierte puntos desconectados en informes accionables, permitiendo a los organizadores crear perfiles y buyer personas detallados de los asistentes. Por ejemplo, relacionar compras early bird, reservas de alojamiento y gasto en cócteles identifica a los asistentes que buscan comodidad y experiencia; público ideal para ofertas de fidelidad o de upgrade.
El poder de un sistema de closed loop es conectar cada transacción que se produce en el evento con la cuenta de una persona, vinculando compras de comida, bebida o merchandising a los datos de su entrada. Este perfil completo, combinado con derechos específicos, si los tiene (como la edad o el estatus VIP) aañadidos al chip RFID o NFC, permite colaboraciones de marca con gran valor añadido y medibles. En lugar de un patrocinio generalista, se pueden ofrecer opciones muy segmentadas, como por ejemplo un acceso especial solo a los asistentes que han comprado un producto de un patrocinador determinado.
Ejemplo: Imagina una colaboración con Red Bull en la que los asistentes que compran un Red Bull durante el evento obtienen acceso exclusivo a una zona específica.
El detalle de estos datos individuales es fundamental para mejorar el marketing y los ingresos futuros. Los organizadores pueden identificar clientes de alto potencial para crear segmentos de audiencia específicos y construir campañas personalizadas altamente efectivas. Esto permite un marketing más inteligente, que recompensa a los asistentes leales y guía la organización de futuros eventos mediante análisis precisos de ventas y comportamiento.
¿Qué solución elegir?
Si dudas sobre qué solución deberías elegir, considera si las siguientes afirmaciones se aplican a tu evento:
- Ya analizas y usas los datos de los que dispones. La ventaja principal de un closed loop es que conecta los datos de pago con los perfiles de los asistentes, así que esto sería dar un paso (y un salto cualitativo) en lo que ya haces.
- Tienes una app de tu festival. Si tienes tu propia aplicación, podría valer la pena considerar el uso de un sistema de closed loop e integrar la recarga a través de la aplicación. Esto aumenta el uso de la aplicación y abre un canal de comunicación directo con tu público.
- Organizas un evento o festival de varios días. Si es así, una solución declosed loop puede ser la más adecuada, ya que el esfuerzo inicial de configuración se compensa con la fluidez y la facilidad de uso durante varios días.
- Organizas un festival de un solo día o un evento gratuito. Un sistema de open loop es probablemente más que suficiente para satisfacer tus necesidades. Configurar un sistema de closed loop generalmente no valdrá la pena.
Independientemente de si diriges un festival, un club o un recinto deportivo, optar por el cashless ya no es una tendencia futurista; es una oportunidad actual. Con la configuración adecuada, los sistemas de pago cashless pueden reducir las colas, aumentar el gasto in situ y darte acceso a datos valiosos que te ayudan a planificar mejor y crecer de manera más inteligente.
Elegir entre un sistema de open loop o closed loop es solo el comienzo. El verdadero valor está en cómo de bien integrado está tu sistema, con cuánta claridad te comunicas con tu público y cómo explotas tus análisis tras el evento. Desde transacciones más rápidas y un control de accesos más fluido hasta una mejor coordinación del equipo y previsiones más acertadas, el sistema cashless desbloquea un nuevo nivel en tu gestión.
Pero como cualquier herramienta potente, el éxito depende de la implementación. Por eso es fundamental evitar errores comunes, capacitar adecuadamente a tu equipo y mantener el enfoque en la experienciadel cliente, de principio a fin.
¿Con ganas de explorar cómo puede funcionar el sistema cashless en tu evento? Nuestro equipo está aquí para ayudarte a construir una solución adaptada a tus necesidades, estés empezando o listo para escalar. ¡Hablemos!
