Carnaval de Granville

Inscrit au patrimoine culturel immatériel de l’humanité par l’UNESCO, le Carnaval de Granville rassemble chaque année plusieurs milliers de personnes pendant 5 jours de festivités. Concert d’ouverture, défilé et bals des carnavaliers rythment l’événement.

Les principaux enjeux opérationnels se concentrent toutefois sur deux temps forts : le concert d’ouverture et les bals. Sur ces créneaux, l’organisation doit absorber un volume important de participants en un temps réduit.

Anticiper les arrivées grâce au pré-appairage

Lors des bals du lundi soir, tout se joue dans un laps de temps réduit. Plusieurs milliers de personnes sont attendues, souvent en groupe et à des horaires proches. L’accès et les paiements reposant sur un support cashless, chaque participant doit être équipé d’un bracelet activé et, le cas échéant, rechargé avant d’entrer. Pour éviter toute saturation à l’ouverture des portes et préserver la fluidité des accès, le comité a structuré en amont la récupération et l’activation des bracelets.

Le comité d’Organisation du Carnaval de Granville, conseillé par nos équipes, a mis en place un système de pré-appairage en amont. Les participants viennent récupérer leur bracelet à la Maison du Carnaval dès le vendredi et tout au long du week-end. Leur billet, acheté via notre solution de billetterie en ligne, est associé au support RFID, qui est posé immédiatement. Trois files sont organisées : pose, appairage du bracelet, puis rechargement. Cette organisation permet de répartir les opérations et d’absorber le flux progressivement avant le lundi soir.

Le soir du bal, l’accès repose donc principalement sur le scan du bracelet déjà activé, un gain de temps précieux, de l’ordre de 15 secondes par participant. L’entrée devient plus fluide et la gestion de la jauge plus précise grâce au système de scan en sortie, qui permet de visualiser en temps réel le nombre de personnes présentes.

Les bénévoles ont rapidement apprécié la simplicité de notre solution de contrôle d’accès. Après quelques manipulations, ils ont gagné en autonomie et ont constaté qu’il était bien plus simple à utiliser que des listes interminables à mettre à jour manuellement, même pour ceux qui se montraient prudents au départ.

Organiser le catering staff sur plusieurs jours

Au-delà des flux d’entrée, le Carnaval de Granville mobilise plusieurs centaines de bénévoles et membres du comité du vendredi midi au mardi soir. Sur un événement de cette durée, la gestion du catering et des avantages accordés aux équipes peut vite devenir complexe : qui a droit à quoi, sur quel créneau, et comment éviter les hésitations au moment du service.

Pour organiser le catering staff, le comité configure en amont un tarif dédié associé à un formulaire dans WeezTicket. Les informations collectées sont intégrées au système d’accès afin d’attribuer automatiquement les droits correspondants. Lors de la pose du bracelet à la Maison du Carnaval, ces droits (catering, avantages spécifiques) sont directement appairés sur la puce. Les bénévoles passent ensuite simplement au scan, leurs accès étant reconnus instantanément. Chaque passage est enregistré, ce qui permet à l’organisation de suivre précisément la fréquentation des services sans gestion manuelle sur le terrain.

Cette traçabilité présente un double intérêt. D’une part, elle évite toute gestion manuelle ou discussion au moment du service ; les droits sont attachés au support et reconnus instantanément. D’autre part, elle permet d’analyser les volumes d’une édition à l’autre. Le Carnaval étant un événement dont la structure évolue peu, ces données offrent des repères fiables pour ajuster les quantités et mieux anticiper les besoins logistiques.

Les avantages staff, comme certaines boissons offertes ou la prise en charge de la consigne, sont eux aussi intégrés au bracelet. L’objectif reste le même : simplifier le terrain, supprimer les listes papier et fiabiliser l’attribution des droits.

Dans un contexte associatif où l’engagement repose sur des bénévoles investis, cette organisation contribue à fluidifier le service et à préserver une ambiance sereine, même pendant les pics d’activité.

Maintenir une exploitation robuste sur la durée

Les bals du lundi se prolongent jusqu’au petit matin. Les équipes sont mobilisées plusieurs heures d’affilée et les bars fonctionnent en continu. Dans ce contexte, la moindre panne ou rupture de batterie peut désorganiser un point de vente et créer un ralentissement immédiat.

Pour sécuriser l’exploitation, le dispositif cashless est dimensionné en conséquence. Les terminaux tournent toute la nuit sans changement de batterie, malgré un service continu. En cas de coupure de réseau, l’encaissement reste opérationnel. Un atout décisif par rapport aux paiements sans contact par carte bancaire, entièrement dépendants du réseau.

Au-delà du matériel lui-même, l’organisation s’appuie sur l’interface WeezPay pour garder une vision claire de l’exploitation en temps réel. Chaque terminal est identifié par lieu de déploiement (bar principal, bar à bière, food trucks…), ce qui permet de savoir précisément où il se situe. Même si aucun changement de batterie n’est nécessaire pendant la soirée, l’état des appareils reste visible en direct dans le back-office. Cette supervision permet d’anticiper un éventuel remplacement avant qu’un terminal ne tombe à court d’autonomie et d’intervenir de manière proactive plutôt que dans l’urgence.

En disposant d’indicateurs actualisés en continu, l’organisation évite les ajustements précipités. Elle peut ainsi maintenir un service fluide tout au long de la soirée, y compris pendant les pics d’activité.