Club France

In de voorbereiding op het sportevenement van 2024 stond Club France voor een enorme logistieke uitdaging. Met wereldwijde media-aandacht en Parijs in het centrum van de belangstelling, was een goede organisatie van het evenement van cruciaal belang. De ontvangst van bijna 900 atleten en meer dan 700 000 toeschouwers vroeg om geavanceerde oplossingen om de bezoekersstromen te optimaliseren en een vlot en veilig parcours te garanderen. Dit is waar Weezevent zijn technologische oplossingen op grote schaal heeft ingezet.

700 000 tickets zonder problemen distribueren

Club France beheerde een ticketverkoop die zowel betaalde als gratis tickets omvatte. Integraal op hun website en met slechts 2 klikken konden bezoekers binnen twee minuten hun tickets kopen of reserveren. Dankzij de wachtrij- en betaalbeveiligingssystemen van Weezevent bleef de ticketverkoop gestructureerd en efficiënt. In totaal werden 700 000 toegangstickets via dit online ticketsysteem geleverd.

Om het aantal ‘no-shows’ te verminderen, een veelvoorkomend probleem bij gratis evenementen, werd WeezTarget ingezet om communicatie naar geregistreerde bezoekers te sturen op de dag voor het evenement. Dit hielp de bezoekers herinneren aan het programma en zorgde voor een succesvolle opkomst.

Automatiseren van toegang en betalingen met NFC-technologie

De locatie van Club France was verdeeld over drie ingangen: voor het grote publiek, genodigden en geaccrediteerden. Ongeveer dertig controlepunten, uitgerust met de NFC-terminals van Weezevent, garandeerden een soepele toegang zowel buiten als binnen het evenement. De terminals waren gemakkelijk te bedienen door het personeel en zorgden voor een snelle doorstroming en verhoogde veiligheid.

Daarnaast werden 380 mobiele terminals ingezet voor betalingen op bars en merchandisepunten. Deze lichte, draadloze terminals vergemakkelijkten de betalingservaring van bezoekers, terwijl hun intuïtieve gebruik de wachttijden reduceerde.

Steun van een permanent onsite supportteam

Weezevent zorgde voor een continue fysieke aanwezigheid op de locatie met een team van 4 tot 6 medewerkers die dagelijks het succes van de technologie ondersteunden. Hun taken omvatten het installeren van betaalterminals, het begeleiden van deelnemers, het beheren van controlepunten en het ondersteunen van de verkooppunten.

Tevens werd een 24/7 telefonische supportlijn opgezet voor de organisatoren, horeca en andere betrokkenen. Alle verzoeken werden direct doorgestuurd naar de medewerkers ter plaatse, zodat snel gereageerd kon worden op behoeften.

Coördinatie van de toegangslijnen en accrediteringen voor 20 000 deelnemers

De uitdagingen bij het beheren van de accreditaties voor 20 000 verschillende deelnemers, van media tot atleten en veiligheidspersoneel, werden efficiënt opgelost met de WeezCrew-oplossing van Weezevent. Het systeem zorgde voor vlotte en autonome verwerking van de accreditaties, inclusief de distributie van badges via professionele printers die tot 300 badges per uur konden afdrukken.

Een ander belangrijk aspect was het beheren van de accreditatiequota voor partnerorganisaties, zoals clubs en bureaus. Via de Weezevent-platform konden entiteiten zelfstandig hun accreditatiequota beheren, wat bijvoorbeeld het snel aanpassen van het aantal begeleiders mogelijk maakte.

Betalingen en toegang via NFC op de badges

Naast de controle van de toegang was het mogelijk om directe betalingen te doen via de NFC-geïntegreerde badges, die bij de toegangspoorten en verkooppunten konden worden gebruikt. Dit vereenvoudigde het proces voor zowel de deelnemers als de organisatie.

Met de implementatie van deze geavanceerde technologieën heeft Weezevent niet alleen gezorgd voor een efficiënte en veilige bezoekerservaring, maar ook voor de flexibiliteit die nodig was om het evenement van deze omvang succesvol te beheren. Dankzij de nauwe samenwerking tussen Club France en Weezevent werd een probleemloze en onvergetelijke ervaring gecreëerd voor zowel deelnemers als bezoekers.