La Cantonale FVJC Givrins 2024

La Cantonale, l’un des plus grands événements gratuits de Suisse, se déroule tous les 5 ans et célèbre la jeunesse rurale en attirant plus de 100 000 visiteurs sur 19 jours, 24h/24. Entièrement orchestré par des bénévoles, il était essentiel qu’ils gèrent de façon autonome les technologies de paiement, tout en garantissant la sécurité des flux pour l’organisateur.

Paiements 100% Cashless via bracelets à puce personnalisés

La gestion d’un événement comme la Cantonale présente des enjeux majeurs, notamment pour sécuriser les paiements et suivre les bénévoles. Pour relever ces défis, Weezevent a proposé un système 100 % cashless basé sur des bracelets NFC. 

Lors de l’événement, les participants ont pu recharger leur bracelet, servant de porte-monnaie virtuel, soit sur place, soit en ligne via un QR code. 66% des rechargements ont été effectués en ligne, et parmi eux, 99% ont utilisé le QR code imprimé sur leur bracelet. Cette méthode via QR code a permis un gain de temps considérable, réduisant le processus à 10 secondes, sans nécessiter la création de compte. Une bonne façon de sécuriser les paiements, sans faire perdre de temps aux participants ! 

Un autre défi majeur était de se conformer aux réglementations suisses sur la consommation d’alcool. WeezPay a permis de segmenter les participants par âge dès leur inscription, garantissant un contrôle sécurisé de l’accès aux boissons alcoolisées.

Garantir l’autonomie des bénévoles en sécurisant les flux 

La gestion des bénévoles, avec des profils variés et des flux instables, représentait un défi majeur pour garantir l’efficacité des opérations et la fluidité des transactions. Il était essentiel d’organiser les équipes de manière autonome pour répondre aux attentes des participants.

Pour répondre à ce besoin, nos experts ont dispensé des formations et assurés un suivi sur place durant les quatre premiers jours, permettant au bénévoles de maîtriser rapidement l’utilisation des dispositifs cashless. Grâce à la simplicité de WeezPay, ces derniers ont pu transmettre leurs connaissances aux nouveaux arrivants sans intervention supplémentaire. La solution a également joué un rôle déterminant pour limiter les risques de fraude, point essentiel dans ce type d’événement et de configuration de personnel.

Une fois autonome, nos experts ont mis en place une astreinte technique disponible 24h/24, offrant une assistance rapide en cas de besoin. Cette organisation a facilité la gestion des achats durant l’événement, tout en optimisant les coûts d’exploitation de la solution.

Répartition et suivi simplifié des gratuités à destination du staff

La répartition des gratuités pour les bénévoles était complexe en raison des nombreux shifts et des variations dans les heures de service.

Weezevent a mis en place un système de suivi simplifié, permettant à chaque bénévole de recevoir des crédits en fonction de ses heures de service. Cette solution a facilité la gestion des créneaux de bénévoles et assuré une répartition équitable des gratuités, tout en offrant un suivi financier précis.

Suivi exhaustif des ventes et stocks en temps réel

Le suivi en temps réel des ventes et des stocks s’est révélé indispensable pour une gestion efficace de l’événement, d’autant plus que les données journalières n’étaient pas accessibles jusqu’à présent. Les organisateurs avaient besoin d’une solution permettant d’obtenir des chiffres détaillés sur les consommations, segmentés par produit, tels que bières, repas, boissons minérales… 

Weezevent a fourni un système complet offrant une visibilité totale sur les ventes et les rechargements. Cet outil de suivi a permis aux organisateurs d’accéder rapidement aux données de consommation, facilitant l’identification des jours de forte affluence. Ils ont pu ajuster les opérations et les niveaux de stock en conséquence, garantissant la disponibilité des produits les plus demandés tout en évitant les surplus.

L’analyse des données recueillies a non seulement optimisé les opérations pendant l’événement, mais elle a également fourni des insights précieux pour la planification des éditions futures.