Een sportevenement organiseren in 7 stappen
Overweeg je een sportevenement te organiseren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Een sportevenement vereist veel planning. Vanaf het oorspronkelijke concept van het evenement, via de planning, marketing, en uiteindelijk de uitvoering, zijn er veel verschillende processen die gevolgd moeten worden.
Of het nu een tennistoernooi of een voetbalcompetitie is, deze 7 tips zullen je helpen om een succesvol en goed georganiseerd sportevenement te organiseren.
Samenvatting
1. Definieer de doelstellingen van het evenement en de organisatie ervan
Of je nu een vereniging, club of iets anders bent, het organiseren van een sportevenement vereist nauwkeurigheid en een duidelijk doel. Zoals bij elk project is het essentieel om van tevoren een plan op te stellen, duidelijk te redeneren en doelstellingen van de organisatie ervan te bepalen. Hier is een niet-uitputtende lijst met vragen die je hiermee kunnen helpen.
Definieer het type evenement
Begin met het ontwikkelen van de identiteit van je evenement door de naam, het logo, de mascotte, het thema, enz. te bepalen.
Wat is het formaat?
Is het een competitie, toernooi, een sociale bijeenkomst of een marketing- en netwerkgelegenheid? Evenzo, gaat het om een hardloopwedstrijd, een voetbaltoernooi, een e-sportcompetitie?
Wat is de duratie?
Is het een sportevenement dat jaarlijks wordt georganiseerd om je werknemers samen te brengen? Is het een lang toernooi, of een speciale gelegenheid voor een bepaalde dag (bedrijfsjubileum, seminar…)?
Welke activiteit kiezen?
Het is uiteraard essentieel om het type sport voor je evenement te kiezen (voetbal, tennis, beachvolleybal, padel…). Je moet ook het aantal wedstrijden, teams, het programma en alle nodige details bepalen.
2. Selecteer de ideale datum en locatie
Bij de voorbereiding van een sportevenement (toernooien, competities, enz.) is de keuze van de ideale datum cruciaal voor het succes ervan. Je kunt de deelname verhogen en ervoor zorgen dat je evenement impact heeft door ervoor te zorgen dat het niet samenvalt met andere sportevenementen of gemeenschapsbijeenkomsten. Denk eraan een datum te kiezen die je voldoende tijd geeft om het evenement te organiseren en bekend te maken.
Natuurlijk bepaalt het type sportevenement dat je wilt organiseren de locatie die je kiest, dit kan een stadion zijn, een zaal, een sportcomplex, een park, een strand of simpelweg een stad. Je evenementenruimte moet groot genoeg zijn om aan je behoeften te voldoen, veilig genoeg, maar ook functioneel om alle deelnemers te ontvangen, of ze nu atleten of leden van het grote publiek zijn (parkeerplaats, openbaar vervoer, zichtbaarheid, enz.), en moet alle essentiële voorzieningen bevatten (kleedkamers, trainingszone, kantine, enz.).
Neem de tijd om de locatie te selecteren die het beste past bij je activiteit, je budget en de toegankelijkheid van het openbaar vervoer.
3. Plan de financiering en het budget van je sportevenement
Bij het organiseren van een sportevenement zijn de kwesties van middelen en kosten essentieel, zelfs als het een liefdadigheidsevenement betreft.
De gemeente van de gekozen locatie kan je materiaal lenen, aan je behoeften voldoen en financiering bieden, maar dat is meestal niet voldoende. Je kunt natuurlijk sponsors vinden om je te ondersteunen en het financieel realistisch te maken. Als ze anticiperen op een reputatie- en reclamevoordeel, zouden sommige naburige bedrijven bereid kunnen zijn om financiële steun te bieden. Aarzel niet om contact met hen op te nemen en reclame in ruil daarvoor aan te bieden.
Het is ook mogelijk om contact op te nemen met leveranciers van sportuitrusting of specifieke voedingsbedrijven die producten aanbieden voor atleten. Sommige fabrikanten van sportuitrusting kunnen gratis producten aanbieden die als prijzen aan de beste atleten worden gegeven. Ten slotte kan de verkoop van tickets helpen om je evenement gedeeltelijk te financieren. In sommige omstandigheden kan een lening nodig zijn, die met de inkomsten van het evenement kan worden terugbetaald.
4. Controleer de lokale regelgeving en veiligheidsnormen
Om een sportevenement te organiseren, zijn er verschillende vergunningen en maatregelen nodig, waarbij aan veel voorschriften moet worden voldaan. Een van je eerste taken is om informatie in te winnen bij overheidsinstanties, zoals de gemeente of de prefectuur van de stad waar je evenement plaatsvindt.
Volgens de sportwet van 16 juli 1984, zijn organisatoren van evenementen verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten om zichzelf te beschermen tegen risico’s.
Uiteraard moeten sportevenementen vooraf worden aangekondigd. Maar om ervoor te zorgen dat je project soepel verloopt, moet je je ook bewust zijn van alle overeenkomsten en vergunningen die je nodig zult hebben. Houd er rekening mee dat het verkrijgen van sommige vergunningen soms tijd kan kosten; zorg er dus voor dat je ze van tevoren regelt om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de vereisten op de dag van het evenement.
5. Beheer de verkoop en inschrijvingen
Een van de belangrijkste elementen van het organiseren van een sportevenement is het beheren van de inschrijving van deelnemers en hun teams, evenals de verkoop van tickets aan toeschouwers.
Je taak wordt aanzienlijk vereenvoudigd door een online ticket- en inschrijvingssysteem. Hiermee kun je informatie verzamelen en betalingen online beheren op een manier die zowel handig is voor de organisatie als voor de deelnemers.
Moeten deelnemers die aan je evenement willen deelnemen een medisch attest van fysieke geschiktheid aanleveren? Heb je hun lidmaatschapskaart van de bond nodig? Via een inschrijfformulier op je ticket- en inschrijvingsplatform kun je om deze documenten vragen en nuttige vragen stellen.
Bovendien ontvang je ook hun e-mailadressen, zodat je hen snel belangrijke meldingen over het evenement zelf kunt sturen (schema’s, regels, standen, enz.), evenals andere evenementen die je organiseert. Je werk wordt aanzienlijk vergemakkelijkt als je een CRM en e-mailplatform gebruikt dat is gekoppeld aan de ticketverkoop.
Ten slotte kun je, voor een betere gebruikerservaring, je ticketverkoop gratis integreren op een speciaal voor je evenement ontworpen website.
6. Beheer de betalingen ter plaatse
Het beheren van betalingen voor eten, drinken en merchandise tijdens het sportevenement kan een uitdaging zijn bij grote evenementen. Sportlocaties kunnen ervoor kiezen om een cashless betaalsysteem te gebruiken, waarmee bezoekers drankjes in het stadion kunnen kopen met een vooraf opgeladen kaart, wat wachttijden, vooral tijdens de rust, voorkomt.
Cashless betaalsystemen zijn ook een goed idee voor tijdelijke locaties, omdat ze het leven van organisatoren vergemakkelijken en de deelnemers blij maken door de wachttijden te verkorten.
7. Plan je communicatie voor, tijdens en na je sportevenement
Zonder toeschouwers of atleten heeft een sportevenement geen zin. De communicatie van het evenement is daarom cruciaal. Je kunt dit zowel doen via de algemene als gespecialiseerde pers. Sociale media (Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter) kunnen ook worden gebruikt om informatie te verspreiden vóór en tijdens het evenement (etappes, voortgang, winnaars…).
Aarzel niet om feedback en opmerkingen te vragen na je sportevenement. Als je opnieuw een soortgelijk evenement wilt organiseren, is het nuttig om te weten wat je in de toekomst kunt verbeteren. Aarzel nooit om je teamleden en deelnemende bedrijven te bedanken. Zo blijf je in contact voor andere toekomstige evenementen.
Weezevent biedt snelle en eenvoudige opties voor het beheren van je sportevenement, inclusief ticketverkoop, online inschrijving, toegangscontrole, cashless betalingen en publieksbetrokkenheid met behulp van een CRM-tool.
