Festival Lumière

Pour sa 12ème édition, le Festival Lumière s’est doté de la solution proposée par WeezCrew pour la gestion des bénévoles. Avec 430 séances, 190 films projetés dans 60 lieux, Lyon devient la capitale du cinéma le temps d’une semaine. Un rendez-vous annuel qui fait rayonner toute l’agglomération lyonnaise grâce aux nombreuses salles mobilisées, et qui touche un large public.

Afin d’assurer une pleine réussite de l’évènement, l’équipe d’organisation a la chance de pouvoir s’appuyer sur plus de 870 bénévoles répartis sur les différents pôles et salles de projection. Des volontaires de tous âges et de tous horizons, soucieux d’apporter leur aide et partager de bons moments cinématographiques entre amis ou en famille.

Un logiciel pour la gestion des bénévoles

Soucieux de simplifier la gestion des bénévoles, le festival a débuté sa collaboration avec WeezCrew, la solution de gestion des bénévoles de référence. Une belle collaboration qui a pu aboutir sur une solution digitale modulable et simple d’utilisation. Le programme bénévole a été entièrement digitalisé dans le logiciel WeezCrew et pas moins de 120 postes ont été créés à l’aide de la solution. Les équipes ont pu collaborer en temps réel dans la solution sans se soucier des problèmes de mise à jour.

“La gestion des bénévoles est un gros travail de fond. Nous travaillons à la base sur des fichiers Excel à mettre à jour constamment. Une méthode qui au fil des années est devenue obsolète au regard du nombre croissant de bénévoles. Nous sommes donc entrés en contact avec Weezevent. La solution était encore en développement mais elle nous a rapidement séduits par sa simplicité. Au fil des mois, nous avons pu l’expérimenter et apporter notre contribution à l’évolution du logiciel. C’était très intéressant pour nous de participer à l’évolution de WeezCrew en participant à la création du produit.” Laetitia, Coordinatrice des bénévoles

“Nous avions par le passé testé d’autres logiciels de gestion des bénévoles mais ces derniers ne nous correspondaient pas vraiment. Chaque évènement possède ses particularités. Le plus de WeezCrew est de pouvoir proposer une solution personnalisable et facile à prendre en main avec une véritable écoute des interlocuteurs.” Astrid, Coordinatrice des bénévoles

Une communication personnalisée

Une plateforme qui a véritablement séduit les organisateurs mais également les bénévoles présents sur le terrain. De la phase d’inscription en amont de l’évènement à la gestion des missions et du planning au quotidien, chacun a pu rester en contact permanent grâce à une communication ciblée.

Cette collaboration constructive aura donc été positive à la fois pour le festival Lumière, soucieux de moderniser son système de gestion des bénévoles, mais également pour Weezevent, toujours en quête de perfectionnement. De quoi offrir désormais une belle vitrine aux nouveaux organisateurs en recherche d’une solution digitale personnalisée pour la gestion de leurs volontaires.

“Nous n’avons eu que des retours positifs de la part de nos bénévoles. Le système de communication par e-mailing et SMS aura été très efficace. De notre côté, nous avons gagné du temps et évité les erreurs dans la gestion des plannings avec le système de mise à jour permanente. Ce fut un vrai gain de temps et une source d’erreur en moins.”