Festival Lumière

Voor de 12e editie koos het Festival Lumière voor de oplossing van WeezCrew voor het beheer van vrijwilligers. Met 430 vertoningen en 190 films op 60 locaties transformeert Lyon zich een week lang tot de hoofdstad van de cinema. Dit jaarlijkse evenement laat de hele regio Lyon schitteren dankzij de vele filmzalen die in gebruik worden genomen en trekt een breed publiek aan.

Om het festival succesvol te laten verlopen, kan het organisatieteam rekenen op meer dan 870 vrijwilligers, verspreid over verschillende afdelingen en projectielocaties. Vrijwilligers van alle leeftijden en achtergronden zetten zich in om te helpen en tegelijkertijd bijzondere filmervaringen te delen met vrienden en familie.

Een softwareoplossing voor vrijwilligersbeheer

Om het beheer van vrijwilligers te vereenvoudigen, startte het festival een samenwerking met WeezCrew, dé referentie op het gebied van vrijwilligersbeheer. Deze samenwerking resulteerde in een flexibele en gebruiksvriendelijke digitale oplossing. Het vrijwilligersprogramma werd volledig gedigitaliseerd in WeezCrew, en met behulp van de software werden maar liefst 120 functies gecreëerd. De teams konden in real-time samenwerken zonder zich zorgen te maken over updates.

“Het beheren van vrijwilligers is een enorme taak. Voorheen werkten we met Excel-bestanden die voortdurend moesten worden bijgewerkt, maar deze methode werd na verloop van tijd onpraktisch door het groeiende aantal vrijwilligers. Daarom namen we contact op met Weezevent. De oplossing was nog in ontwikkeling, maar wist ons direct te overtuigen door de eenvoud. Gedurende de maanden konden we het systeem testen en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de software. Het was enorm interessant om een actieve rol te spelen in de evolutie van WeezCrew en bij te dragen aan de vormgeving van het product.”
Laetitia, Coördinator vrijwilligers

“In het verleden hebben we andere software voor vrijwilligersbeheer getest, maar die sloten niet goed aan op onze behoeften. Elk evenement heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Het grote voordeel van WeezCrew is de mogelijkheid om een gepersonaliseerde en gebruiksvriendelijke oplossing te bieden, met een team dat écht luistert naar de gebruikers.”
Astrid, Coördinator vrijwilligers

Persoonlijke communicatie

De software wist niet alleen de organisatoren, maar ook de vrijwilligers op het terrein te overtuigen. Van de inschrijvingsfase voorafgaand aan het evenement tot het dagelijkse beheer van taken en planningen – iedereen bleef voortdurend met elkaar in contact dankzij gerichte communicatie.

Deze constructieve samenwerking was een succes voor zowel het Festival Lumière, dat zijn vrijwilligersbeheer wilde moderniseren, als voor Weezevent, dat voortdurend streeft naar verbetering. Dit biedt nu een sterke referentie voor organisatoren die op zoek zijn naar een flexibele en digitale oplossing voor het beheer van hun vrijwilligers.

“We kregen uitsluitend positieve feedback van onze vrijwilligers. Het communicatieproces via e-mail en SMS werkte bijzonder efficiënt. Voor ons betekende dit een enorme tijdsbesparing en minder fouten in de planning dankzij het systeem voor real-time updates. Dit was een echte winst in efficiëntie en een bron van fouten minder.”