Webinars zijn zonder twijfel een van de meest effectieve natuurlijke acquisitiekanalen in het digitale tijdperk. Maar het is belangrijk om te weten hoe je ze organiseert en optimaliseert, afgestemd op je publiek en doelstellingen. Voor organisatoren is een webinar een uitstekende manier om op een niet-commerciële, directe, kosteloze en toegankelijke manier in contact te komen met potentiële klanten.
Om je te helpen een succesvol en kwalitatief webinar te organiseren, delen we hier 11 onmisbare tips en adviezen.
Samenvatting
Alles wat je moet weten over een webinar
Een webinar, ook wel “webinar” genoemd, is een online evenement dat lijkt op een conferentie op afstand. Het brengt een organisator en een groot aantal deelnemers samen rondom een specifiek onderwerp waarin de organisator expert is.
Het doel van een webinar is om een product, dienst (zoals een cursus of training), bedrijf, specifiek onderwerp of expertise te presenteren. Het grote voordeel voor de organisator is de mogelijkheid om in real-time met het publiek te communiceren, vragen te beantwoorden en volledige controle te hebben over de presentatie (zoals de duur en het format).
De meeste webinars bieden organisatoren de mogelijkheid om leads te genereren door middel van duidelijke call-to-actions aan het einde van het evenement, promotionele aanbiedingen of getuigenissen. Webinars zijn tegenwoordig een van de beste manieren om snel, eenvoudig en automatisch nieuwe klanten te genereren. Als je expertise of een training wilt delen, is een goed georganiseerd webinar een uiterst effectief marketinginstrument.
1. Kies je webinarplatform
De eerste cruciale stap in het organiseren van een webinar is het kiezen van een platform dat aan je behoeften en gewenste format voldoet. Overweeg gratis online platforms zoals Zoom, GoToWebinar, Teams, Google Meet, Skype of WebEx. Deze bieden diverse functies, zoals het creëren van subruimtes binnen het webinar, live polls en aantrekkelijke call-to-actions.
Let bij je keuze op de volgende aspecten:
- Het maximale aantal deelnemers voor een soepel verloop zonder technische problemen.
- Mogelijkheden voor vragen en antwoorden.
- Scherm- en diaweergave.
- Audio- en video-opname (de kwaliteit hangt deels af van je internetverbinding).
- Eventuele kosten en aanvullende functionaliteiten (de meeste platforms zijn gratis).
2. Kies het centrale thema van het webinar
De volgende stap is het kiezen van een onderwerp of thema voor je webinar. Zorg dat je over voldoende kennis en expertise beschikt om gedurende minimaal een uur overtuigend over het onderwerp te kunnen spreken.
Kies een specifiek en pakkend onderwerp, geen te vage thema’s. Als je al een community hebt, kun je een korte enquête uitvoeren om het thema te bepalen. Hier zijn enkele voorbeelden van onderwerpen:
- Inleiding tot beleggen: fouten om te vermijden en succesfactoren.
- Alles over digitale marketing.
- Copywriting: je online business een boost geven.
- Sport en voeding: hoe je je doelen bereikt.
- Taal leren.
- Vlot spreken: zelfverzekerd presenteren voor elk publiek.
3. Definieer je doelgroep en doelen
Na het kiezen van een onderwerp is het belangrijk om je doelgroep en doelen duidelijk te definiëren.
Analyseer de behoeften en interesses van je publiek om inhoud te ontwikkelen die relevant en boeiend is. Formuleer je doelen duidelijk, of het nu gaat om het genereren van leads, het promoten van een product of het delen van kennis.
4. Kies een geschikte dag en tijd
Houd rekening met de locatie van je publiek. Plan je webinar op een dag en tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn. Een webinar om 15.00 uur kan bijvoorbeeld minder geschikt zijn voor mensen die werken. Kies liever voor avonden op maandag, dinsdag of woensdag, rond 20.00 of 21.00 uur.
5. Beheer de inschrijvingen voor je webinar
Om zoveel mogelijk deelnemers aan te trekken, is een gestroomlijnde registratie essentieel. Gebruik een website of een speciale landingspagina met een eenvoudig online inschrijvingssysteem. Als je webinar betaald is, kun je een online ticketingsysteem zoals Weezevent inzetten.
Zorg ervoor dat het registratieproces eenvoudig en toegankelijk is vanaf elk apparaat. Voeg de volgende elementen toe aan je inschrijvingspagina:
- Een pakkende titel die het onderwerp introduceert.
- Een korte samenvatting van het webinar.
- Een afbeelding en een korte bio van de spreker(s).
- Een inschrijfformulier.
- Duidelijke call-to-actions.
6. Kies het juiste format
Het format van je webinar speelt een grote rol in het succes ervan. Overweeg een van de volgende formaten:
- Een enkele spreker: Ideaal voor kleine groepen.
- Interviewformat: Een host interviewt een expert, beheert de tijd en zorgt voor soepele overgangen.
- Rondetafelgesprek met moderator: Voor meerdere sprekers die elk hun expertise delen, geleid door een moderator.
7. Promoot je webinar
Gebruik sociale media, je website en e-mailcampagnes om je webinar te promoten. Integreer het registratieformulier in je Facebook-pagina of evenement voor eenvoudige reserveringen. Creëer urgentie (FOMO) door het evenement als exclusief te positioneren.
8. Creëer de inhoud van je webinar
Tegelijk met de promotie van je webinar moet je zorgvuldig de inhoud ervan ontwikkelen. Deelnemers hebben materiaal nodig om van te leren en hun aandacht erbij te houden gedurende het hele webinar. Stel een lijst op van onderwerpen die je wilt behandelen, maar een succesvol webinar bevat vooral aantrekkelijke visuele ondersteuning. Zorg ervoor dat je enkele pauzemomenten inbouwt met een paar vragen en antwoorden, zelfs als je hier aan het einde van je presentatie al tijd voor hebt ingepland.
Plan daarom dynamische en aantrekkelijke ondersteunende materialen om je verhaal tot leven te brengen — met afbeeldingen, grafieken, tabellen en cijfers. Je kunt ook schriftelijke of videogetuigenissen van bestaande klanten opnemen die je in het verleden hebt geholpen en tevreden zijn met je diensten.
Ten slotte is het belangrijk om de duur van elk onderdeel en van het hele webinar goed te definiëren. Houd de tijd in de gaten om te voorkomen dat je uitloopt en reserveer tijd om de vragen van je deelnemers te beantwoorden.
9. Test alles vóór de grote dag
Controleer vóór de dag van het webinar of je technische apparatuur goed werkt. Controleer je internetverbinding, microfoon en webcam. Je kunt het webinar simuleren onder realistische omstandigheden zonder deelnemers en je presentatie oefenen binnen de geplande tijd.
10. Analyseer de gegevens van potentiële leads
Na afloop van het webinar is het belangrijk om de gegevens van de deelnemers grondig te analyseren en te onderzoeken. Dit stelt je in staat om nieuwe, gerichtere marketing- en communicatiestrategieën te ontwikkelen op basis van de gedefinieerde profielen en persona’s.
Zelfs als de meeste deelnemers zich niet inschrijven voor je training of je product/dienst niet kopen, heb je toch hun e-mailadressen. Hiermee kun je ze benaderen voor toekomstige webinars of andere evenementen.
11. Volg de deelnemers op
Zorg er ten slotte voor dat je de deelnemers en potentiële leads van je webinar opvolgt. Als sommige deelnemers zich hebben ingeschreven voor je diensten, hebben zij uiteraard een meer gepersonaliseerde opvolging nodig. Voor de overige deelnemers kun je een bedankmail sturen met een enquête om hen te vragen hun ervaring te beoordelen en feedback te geven, samen met een call-to-action voor toekomstige webinars.
Stuur ook een opvolgmail en een opname van het webinar naar iedereen die zich had ingeschreven maar niet aanwezig kon zijn. Na afloop van je webinar kun je bovendien de feedback die deelnemers via de opvolgmails geven, gebruiken als toekomstige getuigenissen.
De oplossingen van Weezevent maken het eenvoudig om webinars te organiseren, deelnemers te registreren en met hen te communiceren via CRM- en marketingtools.
