Een e-mail is ideaal voor het verzenden van je uitnodigingen. Simpel, snel, goedkoop en met een bijna onmiddellijke respons. Tegenwoordig wordt het door de meerderheid van de organisatoren van evenementen gebruikt.
Maar hoe voer je een effectieve e-mailcampagne voor uitnodigingen uit?
Hoe kun je er zeker van zijn dat je e-mail interessant is voor je prospects en hen aanmoedigt om naar je evenement te komen?
Om je kansen te maximaliseren, geven we je 9 onmisbare tips om een uitnodigingsmailing voor een evenement te laten slagen.
Samenvatting
1. De klantendatabase: de sleutel tot succes
Heb je al een evenement georganiseerd met Weezevent? Gebruik een CRM die is aangepast aan je evenement om interactie te hebben met je deelnemers vóór, tijdens en na de grote dag. Dit is een zeer relevante doelgroep waarop je het beste rendement behaalt!
Tip: Om je database tussen evenementen te verrijken, raden we je aan de adressen te verzamelen van mensen die je volgen (op je blog, op je site) door regelmatig informatie te delen die relevant is voor je sector of evenement.
2. Het onderwerp moet simpel en aantrekkelijk zijn
Vanaf het onderwerp moet de belangrijkste informatie van je e-mail zichtbaar zijn voor de ontvanger. Idealiter introduceert het de inhoud. Het moet simpel, aantrekkelijk en niet te uitgebreid zijn (maximaal 40 tot 50 tekens). Bovendien hebben verschillende onderzoeken aangetoond dat het toevoegen van een symbool in de onderwerpregel van een marketingmail helpt om op te vallen in de overvolle inbox van de ontvanger en het openingspercentage met +15% verhoogt.
3. De afzender moet makkelijk herkenbaar zijn
De afzender van je e-mail moet in één oogopslag herkenbaar zijn. Het moet de ontvanger in staat stellen je bedrijf, je product of de naam van een contactpersoon makkelijk te identificeren.
Om een band met je ontvangers op te bouwen en in één oogopslag herkend te worden, verander je de naam van je afzender niet te vaak.
Voorbeeld: “Weezevent” of “Geoffrey van Weezevent”.
4. De inhoud van je bericht moet eenvoudig en visueel zijn
De inhoud van je bericht mag niet te veel tekst bevatten. Geef de voorkeur aan een visueel element (statisch of geanimeerd) dat meer de aandacht trekt van de ontvanger. Vergeet niet het logo van je bedrijf toe te voegen. De belangrijkste informatie (naam van je evenement, datum en locatie) moet zich bevinden in de header, dus aan het begin van je bericht. Vanaf de eerste alinea moet de ontvanger je boodschap kunnen begrijpen.
5. De kern van je bericht moet essentiële informatie bevatten
Vergeet in de kern van je bericht niet om kort te vermelden:
- Het concept.
- De sprekers: het noemen van de aanwezigheid van een persoonlijkheid kan bijvoorbeeld invloed hebben op je ontvangers om naar het evenement te komen.
- Duidelijke instructies voor inschrijving.
- Een opvallende actiebalkknop “Ik schrijf me in”.
Je kunt ook een link toevoegen naar je website, evenals knoppen naar je sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn).
6. De call-to-action moet effectief zijn
Houd het zo eenvoudig mogelijk en verminder het aantal stappen dat nodig is voor inschrijving tot een minimum. Als er een inschrijfformulier moet worden ingevuld, probeer dan het aantal verplichte velden tot het absolute minimum te beperken. Voor je inschrijfknop kies je een actiegericht werkwoord dat je prospects sterker aanspoort. Als de situatie het toelaat, kun je ook een incentive gebruiken, zoals een promotieaanbieding (bijvoorbeeld een gratis uitnodiging voor de eerste drie inschrijvingen).
7. De planning van het versturen moet goed doordacht zijn
Kondig het evenement ruim van tevoren aan, zodat deelnemers tijd hebben om zich in te schrijven, en stuur een herinnering terwijl je de ingeschreven deelnemers van je lijst verwijdert. Vergeet niet om enkele dagen voor het evenement je ingeschreven deelnemers te herinneren via een e-mail, bijvoorbeeld “[Naam evenement], nog 3 dagen te gaan”. Aarzel ook niet om niet-ingeschrevenen opnieuw te benaderen via een e-mail met als onderwerp: “Nog maar een paar dagen om je in te schrijven/deelnemen”.
8. De boodschap moet gepersonaliseerd zijn op basis van de ontvanger
Om je e-mail meer impact te geven, begin je met het herhalen van de geschiedenis van je relatie met de ontvanger. Segmenteer de boodschap ook op basis van de doelgroep en personaliseer deze met de naam en voornaam van de ontvanger (bijvoorbeeld: “Beste meneer/mevrouw XXX”). Het is ook belangrijk om elke uitnodiging te personaliseren.
9. De deelnemers moeten na het evenement worden betrokken
Nadat je evenement is afgelopen, wacht je twee of drie dagen voordat je je deelnemers bedankt voor hun aanwezigheid. Aarzel niet om een verslag of een link naar een video van je evenement te sturen, ook naar degenen die niet hebben deelgenomen. Dit zou hen kunnen aanmoedigen om naar je volgende evenement te gaan. Stuur ook een tevredenheidsenquête om de sterke en zwakke punten van je evenement te evalueren en rekening te houden met opmerkingen om het volgende te optimaliseren.
Ook jij kunt eenvoudig online uitnodigingen maken met Weezevent door hieronder te klikken:
