Na het organiseren van een evenement wil je waarschijnlijk weten wat de deelnemers ervan vonden. Ervaringen variëren van persoon tot persoon, daarom is het belangrijk om na een evenement de reacties van zoveel mogelijk deelnemers te verzamelen. Het beheren en plannen van een evenement is een belangrijke taak, en hoe meer data je verzamelt, hoe meer informatie je hebt om toekomstige evenementen beter te plannen.
Om ervoor te zorgen dat je de beste feedback krijgt, volgen hier enkele tips voor het opstellen van je tevredenheidsenquête, of het nu gaat om een publiek evenement, een conferentie of een vakbeurs.
Samenvatting
1. Wat je moet weten
Een tevredenheidsenquête na een evenement is een instrument waarmee je waardevolle informatie kunt verzamelen van deelnemers. Hiermee krijg je inzicht in hun positieve of negatieve gevoelens over je evenement. Er worden verschillende categorieën vragen gesteld, zoals presentatie, eten, locatie, etc. De tevredenheidsenquête helpt je een lijst met taken samen te stellen om in overweging te nemen voor je volgende evenement en zo het succes ervan te waarborgen.
2. De voordelen van een tevredenheidsenquête
- Vertrouwen opbouwen: Door de mening van je deelnemers te vragen, toon je aan dat je om hun ervaring geeft en dat je hun feedback zult gebruiken voor toekomstige evenementen.
- Groei van het evenement inschatten: Je kunt verschillende soorten vragenlijsten gebruiken, maar het is belangrijk om de toekomstige groei van je evenementen te evalueren door deelnemers te vragen of ze het evenement aan een vriend zouden aanbevelen. Zo weet je of mond-tot-mondreclame het aantal deelnemers aan je volgende evenement zal verhogen.
- Toekomstige evenementen verbeteren: Constructieve feedback helpt je toekomstige evenementen te plannen zodat deelnemers de best mogelijke ervaring kunnen hebben. De opmerkingen kunnen bijvoorbeeld helpen de inschrijving te verbeteren, de kwaliteit van presentaties of de catering te verhogen.
3. Hoe maak je een tevredenheidsenquête?
Bij het verzamelen van de gegevens voor de inschrijving van je evenement, helpt een online inschrijf- of ticketverkoopsysteem je om de contactgegevens van je deelnemers te verkrijgen:
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Voorkeur voor communicatie
Het is essentieel om nauwkeurige informatie te verzamelen voor de follow-up, en dus voor de tevredenheidsenquête na het evenement. Zorg ervoor dat je enquête klaar is om direct na je evenement te versturen. Vergeet niet je deelnemers van tevoren te informeren dat er een enquête aankomt, zodat ze emotioneel gestimuleerd worden om deel te nemen.
Denk na over de verschillende soorten vragen die je in je enquête wilt opnemen. Vragenlijsten die de meest bruikbare informatie leveren, bevatten een mix van gesloten en open vragen. Gesloten vragen geven kwantitatieve gegevens, terwijl open vragen je meningen en opmerkingen van deelnemers zelf opleveren.
Geef deelnemers enkele dagen om je enquête in te vullen, en stuur één of twee herinneringen binnen twee weken als je geen antwoord hebt ontvangen.
4. De vragen die je moet stellen
Er zijn verschillende soorten vragen. Bijvoorbeeld, een Likert-schaalvraag is zowel een beoordelingsvraag als een gesloten vraag. De eigenschappen van elk type vraag bepalen hoe nuttig ze zijn voor je enquête, dus denk goed na over welk type feedback je wilt verzamelen om de juiste vragen te kiezen.
Likert-schaal
Een vraag op de Likert-schaal is een gesloten vraag met een reeks antwoorden die de tevredenheid van het ene uiterste naar het andere rangschikken.
Bijvoorbeeld: Hoe tevreden ben je met de variëteit van de presentaties tijdens de conferentie?
- Zeer tevreden
- Tamelijk tevreden
- Noch tevreden, noch ontevreden
- Tamelijk ontevreden
- Zeer ontevreden
Open vragen
Deze vragen vragen de deelnemer om hun eigen antwoorden te geven in de vorm van korte reacties.
Bijvoorbeeld: Heb je suggesties voor de volgende editie?
Gesloten vragen
Gesloten vragen bevatten meerkeuzevragen, keuzelijsten en selectievakjes. De deelnemer moet een antwoord kiezen uit een lijst met vooraf gedefinieerde opties.
Bijvoorbeeld: Ben je van plan om deel te nemen aan de volgende editie van dit evenement?
- Ja
- Nee
Beoordelingsschaal
De antwoorden worden gepresenteerd als een getal (1-10) of een schaal (zeer tevreden – zeer ontevreden). Beoordelingsschaalvragen helpen je de mening van deelnemers over een evenement kwantitatief te meten.
Bijvoorbeeld: Op een schaal van 0 tot 10, hoe waarschijnlijk is het dat je dit evenement aan een vriend zou aanbevelen?
Meerkeuzevragen
Meerkeuzevragen zijn nuttig omdat ze deelnemers opties bieden uit een lijst met antwoorden die jij hebt ingesteld.
Demografische vragen
Dit is een snelle en gemakkelijke manier om informatie over je deelnemers te verzamelen en helpt je om je marketingstrategie voor toekomstige evenementen te formuleren.
5. Voorbeeld van een tevredenheidsenquête
De vragen hoeven niet ingewikkeld te zijn. Om de beste resultaten te krijgen, moet je direct en duidelijk zijn. Vraag om eerlijke en constructieve feedback met vragen zoals deze:
- Ben je tevreden met het evenement? Vraag de deelnemers om het evenement als geheel te beoordelen (datum, locatie, sprekers, catering, enzovoort).
- Wat vond je het leukste aan het evenement? Laat deze vraag open zodat deelnemers zich vrij kunnen uiten.
- Wat vond je minder goed aan het evenement? Nodig deelnemers uit om constructieve feedback te geven met een simpele vraag.
- Hoe waarschijnlijk is het dat je het evenement aan een vriend zou aanbevelen? Evenementen worden vaak beïnvloed door aanbevelingen.
- Denk je dat het evenement zijn doelen heeft bereikt? Een evenement zonder duidelijke doelen kan deelnemers het gevoel geven dat ze hun tijd verspillen.
- Zou je in de toekomst nog een dergelijk evenement bijwonen? Ja/Nee antwoorden geven je aanwijzingen over het succes van je evenement en de loyaliteit van de deelnemers.
Waarom een tevredenheidsenquête essentieel is voor je evenement
Een tevredenheidsenquête is een krachtig hulpmiddel om je evenementen te verbeteren en de deelnemerservaring te optimaliseren. Door feedback te verzamelen, krijg je waardevolle inzichten die je helpen je evenementen continu te verbeteren. Hier zijn de belangrijkste redenen waarom je een tevredenheidsenquête moet inzetten:
- Identificeer sterke en zwakke punten: Ontdek wat goed werkte en waar verbeteringen nodig zijn, van organisatie tot catering.
- Verhoog de loyaliteit van deelnemers: Door te luisteren naar je publiek, bouw je vertrouwen en vergroot je kans op terugkerende bezoekers.
- Versterk je marketing: Gebruik de feedback om je toekomstige evenementen beter af te stemmen op de wensen van je doelgroep.
- Verbeter je evenementbeheer: De verzamelde data helpt je om je processen te optimaliseren en je volgende evenementen nog succesvoller te maken.
Een tevredenheidsenquête is dus niet alleen nuttig voor het verbeteren van je evenementen, maar ook voor het versterken van de relatie met je deelnemers en het vergroten van de zichtbaarheid van je merk.
Met de tools van Weezevent krijg je alle nodige informatie om je deelnemers een tevredenheidsenquête te sturen: online ticketverkoop voor het verkrijgen van de contactgegevens van je deelnemers en CRM- en marketingtools om de enquête naar hen te sturen!
