Een openingsfeest voor het academiejaar, een toernooi tussen opleidingen, een campusfestival, een lezing of een evenement voor het goede doel? Studentenverenigingen hebben volop mogelijkheden om hun community het hele jaar door samen te brengen. De uitdaging is een idee te vinden dat studenten enthousiast genoeg maakt om zich in te schrijven én bij de volgende editie terug te komen.
Daar heb je geen enorm budget voor nodig. Wil je een geslaagd studentenevenement organiseren? Met de juiste tools en een doordachte organisatie kun je al een ervaring creëren die bezoekers bijblijft.
Op zoek naar inspiratie voor je volgende evenement? Ontdek 7 ideeën voor studentenevenementen en onze tips om ze af te stemmen op jouw campus en publiek.
Samenvatting
1. Organiseer een feest of gala met een sterk concept
Een studentenfeest blijft een klassieker, maar is tegelijk een van de moeilijkste formats om je mee te onderscheiden. Voor een feest dat echt bijblijft, is een thema op de affiche niet genoeg: laat het concept terugkomen in de aankleding, muziek, activiteiten en opbouw van de avond.
Voor een avond met het thema ‘Terug naar je kindertijd’ kun je bijvoorbeeld denken aan:
- een fotobooth in de stijl van een klasfoto,
- retro videogames,
- een muziekquiz met herkenningsmelodieën van de tv-programma’s waarmee jullie opgroeiden,
- een drankenkaart geïnspireerd op de tussendoortjes van vroeger.
Dezelfde aanpak werkt voor een Amerikaans schoolbal, een casinoavond, een après-skiparty, een filmavond of een thema rond de jaren 2000. Verkoop je alcohol tijdens de avond? Denk dan ook aan risicopreventie, de geldende regels en een goed aanbod alcoholvrije dranken, zodat iedereen zich welkom voelt.
Bij een gala verdient vooral de opbouw aandacht: ontvangst, diner of receptie, prijsuitreiking, een verrassingsgast en daarna de opening van de dansvloer.
Doe de test: haal de naam van je evenement en de affiche weg. Kunnen bezoekers ter plaatse nog steeds herkennen wat het thema is?
2. Zet een toernooi tussen onderwijsinstellingen op
Voetbal, volleybal, basketbal, padel, esports of zelfs petanque: een sportevenement tussen onderwijsinstellingen zorgt meteen voor gezonde competitie en geeft iedereen een team om aan te moedigen.
Je kunt een toernooi van één dag of een weekend organiseren, of een competitie over meerdere weken opbouwen met een grote finale als afsluiter. Geef de competitie een eigen identiteit, zodat het meer wordt dan een reeks wedstrijden:
- shirts of kleuren voor elke onderwijsinstelling,
- een wisselbeker die de winnaars tot de volgende editie mogen houden,
- een speaker of commentator voor de finales,
- een supporterszone,
- individuele prijzen,
- een prijsuitreiking.
Studentenverenigingen van verschillende instellingen kunnen de organisatie ook verdelen. Zo helpt elke instelling om het toernooi te promoten en haar eigen community te mobiliseren.
Denk vooral ook aan de mensen die niet meespelen. Muziek, eten, entertainment en een finale met de nodige aankleding maken van de competitie een geslaagd studentenevenement voor zowel de teams als de supporters.
Een beperkt budget? Samenwerkingen met lokale bedrijven kunnen helpen om de kosten te drukken.
Kies ook voor je ticketverkoop een tool die je snel onder de knie hebt. Guillaume Cazcarra, oprichter van School Cup, vertelt:
“We hadden de tool vrij snel onder de knie, terwijl we helemaal geen specialisten waren.”
3. Creëer je eigen campusfestival
Je hebt geen drie podia en tientallen artiesten nodig om een festival te organiseren. Eén dag kan al volstaan om muziek, verenigingen, eten, activiteiten, kunst en lezingen op één plek samen te brengen.
Van alle evenementen op de campus biedt dit format veel vrijheid. Studenten kunnen zelf hun dag invullen. Denk bijvoorbeeld aan:
- een podium voor bands en dj’s van je eigen instelling,
- een plein waar lokale projecten zich voorstellen,
- eetkraampjes,
- een tweedehandskledingmarkt of makersmarkt,
- workshops,
- een chill-outzone,
- sportieve activiteiten of spelletjes.
Het idee is dat bezoekers vrij kunnen rondlopen en hun eigen programma samenstellen. Voorkom wel dat het als een opendeurdag aanvoelt. Zorg voor een duidelijk programma en één gezamenlijk hoogtepunt: een hoofdact, de finale van een wedstrijd, een verrassingsoptreden of een afsluitende dj-set.
Een eerste editie kan daarna uitgroeien tot een vaste jaarlijkse afspraak op je campus. Voorzie je eten? Maak dan vooraf met de betrokken leveranciers afspraken over opslag, uitgifte en het beheer van voedingsmiddelen.
4. Maak van je campus een speurtocht of grote teamchallenge
Gebouwen waar je elke dag doorheen loopt, worden een stuk interessanter wanneer ze het decor van een spel vormen. Schattenjachten, puzzelroutes en teamopdrachten werken bijzonder goed tijdens de introductieperiode.
Een paar ideeën voor opdrachten onderweg:
- raadsels,
- foto-opdrachten,
- een quiz over de onderwijsinstelling,
- sportieve uitdagingen,
- aanwijzingen zoeken,
- mini-escaperooms in verschillende lokalen.
Dit format is vooral geschikt om nieuwe studenten wegwijs te maken. Ze ontdekken de campus en leren elkaar tegelijk op een laagdrempelige manier kennen.
Voeg niet zoveel tussenstops toe dat de route te lang duurt. Een paar goed uitgewerkte opdrachten en een logisch parcours maken meer indruk dan een lange lijst uitdagingen.
Sluit af met een prijsuitreiking waarbij alle teams samenkomen!
Maak inschrijvingen voor je studentenevenement eenvoudiger met WeezTicket
Inschrijvingen, communicatie, lastminuteverkopen en ticketcontrole: het beheren van je bezoekers kan al snel een groot deel van de organisatie van een studentenevenement innemen.
Met online ticketverkoop breng je die taken samen en volg je je inschrijvingen op zonder allerlei losse bestanden en tools te gebruiken.
WeezTicket biedt verschillende functies voor studentenverenigingen en organisatoren van studentenevenementen:
- Een persoonlijke evenementenwebsite: heeft je vereniging of evenement geen eigen website? Maak een pagina met je beeldmateriaal, beschrijving, praktische informatie en ticketverkoop. Deel de link daarna rechtstreeks op Instagram, in studentengroepen of via e-mail.
- Gratis ticketing voor gratis evenementen: organiseer je een lezing, verenigingsbijeenkomst of gratis activiteit? Beheer je inschrijvingen en weet hoeveel bezoekers je kunt verwachten, zonder kosten.
- Een module voor meerdere evenementen: organiseert je vereniging verschillende activiteiten doorheen het jaar? Breng ze samen, zodat studenten je volledige programma gemakkelijk terugvinden.
- Ticketverkoop ter plaatse: is je evenement op de dag zelf nog niet uitverkocht? Blijf tickets aan de deur verkopen en beheer die verkopen samen met je online ticketverkoop.
- De WeezAccess-app: scan tickets rechtstreeks met een smartphone via de app voor toegangscontrole en volg de aankomst van je bezoekers.
- Statistieken in realtime: volg inschrijvingen, verkopen en omzet terwijl je campagne loopt. Zo zie je snel of een nieuwe Instagrampost of herinnering aan studenten het gewenste effect heeft.
- Uitbetaling van inkomsten om de 15 dagen: houd beter zicht op de financiën van je vereniging dankzij de regelmatige uitbetaling van je ticketinkomsten.
- Klantenservice van maandag tot vrijdag: heb je een vraag bij het instellen van je evenement of het beheren van je verkoop? Onze experts helpen je van maandag tot vrijdag, van 9.00 tot 19.00 uur. Tijdens je evenement is er ook technische noodondersteuning beschikbaar na 19.00 uur en in het weekend.
“We begeleiden regelmatig studentenverenigingen die feesten voor enkele honderden studenten organiseren. Bij dit soort evenementen zijn snelheid en veiligheid de belangrijkste aandachtspunten aan de ingang.
Bij een recent feest voor 300 studenten stonden meerdere vrijwilligers aan de ingang, elk met de WeezAccess-app op hun smartphone. Ze konden de tickets na elkaar scannen, zonder papieren lijsten of elke inschrijving handmatig te controleren.
Als een ticket al gebruikt of ongeldig is, verschijnt die informatie meteen bij het scannen. Zo kon de vereniging de doorstroom op peil houden en tegelijk de toegang beveiligen. Doordat dit belangrijke onderdeel van de organisatie eenvoudig verliep, kon het team zich richten op andere onverwachte problemen, zoals een storing in de geluidsinstallatie.” Sam, Client Service bij Weezevent
5. Organiseer een talentenjacht of battle tussen studenten
Op je campus lopen waarschijnlijk al muzikanten, comedians, dansers, dj’s en andere artiesten rond die alleen nog een podium nodig hebben. Maak van dat talent een evenement waar iedereen bij kan zijn.
Open de inschrijvingen enkele weken vooraf en selecteer een aantal kandidaten voor een grote finale met publiek. Er zijn heel wat mogelijkheden: een bandwedstrijd, stand-upwedstrijd, dancebattle, dj-contest, debatwedstrijd, talentenjacht of fotowedstrijd.
Weet je niet in welke discipline het meeste talent op je campus zit? Met de aanpasbare formulieren van WeezTicket verzamel en beheer je die informatie op één plek. Meerkeuzevragen, velden op maat en vragen die alleen verschijnen op basis van eerdere antwoorden: zo verzamel je eenvoudig de gegevens die je nodig hebt.
Voorzie op de avond zelf een jury, een presentator en relatief korte optredens om het tempo erin te houden. Je evenement kan zo ook een podium worden voor al het talent binnen je instelling.
6. Nodig een gast uit voor een masterclass met netwerkmoment
Niet elk studentenevenement hoeft om drie uur ’s nachts te eindigen!
Een gesprek met een ondernemer, artiest, sporter, oud-student of ervaren professional kan een breed publiek aantrekken als het onderwerp actueel is.
Kies voor een levendig gesprek, gevolgd door vragen uit het publiek en een informeel moment om na te praten. Bijvoorbeeld:
- 18.30 uur: ontvangst
- 19.00 uur: gesprek of masterclass
- 20.00 uur: vragen uit het publiek
- 20.30 uur: receptie en netwerken
Je kunt ook meerdere sprekers met aanvullende achtergronden uitnodigen, in plaats van koste wat het kost een bekende naam te zoeken. Het onderwerp geeft uiteindelijk de doorslag om zich in te schrijven. ‘Hoe ik op mijn 22ste mijn eerste bedrijf oprichtte’ spreekt doorgaans meer aan dan een algemene ‘Lezing over ondernemerschap’.
7. Organiseer een evenement voor het goede doel rond een gezamenlijke uitdaging
Een inzamelactie brengt vaak meer mensen in beweging wanneer er een ervaring aan gekoppeld is.
In plaats van alleen donaties te vragen, kun je een evenement organiseren waarvan de opbrengst geheel of gedeeltelijk naar een partnerorganisatie gaat.
Een sponsorloop, toernooi, concert, veiling, voorstelling, challengedag of kledingmarkt: heel wat formats lenen zich voor een evenement voor het goede doel. Je kunt ook een zichtbaar doel stellen, zoals samen 1.000 kilometer fietsen, 500 deelnemers samenbrengen of vóór middernacht een bepaald bedrag inzamelen.
Laat regelmatig zien hoe ver jullie staan om iedereen betrokken te houden. Leg duidelijk uit welk doel je steunt, waarvoor het ingezamelde geld wordt gebruikt en welke rol de begunstigde organisatie speelt. Als die organisatie aanwezig is of kort het woord neemt, krijgt je evenement nog meer betekenis.
Het beste format is dus niet noodzakelijk dat met het grootste programma of het hoogste budget. Een toernooi dat een traditie wordt, een wedstrijd waar een hele jaargroep achter staat of een eerste campusfestival kan meer verbondenheid creëren dan een ambitieuzer project zonder eigen identiteit.
Wil je een studentenevenement organiseren? Begin met een eenvoudig idee, stem het af op je community en bouw de ervaring stap voor stap uit. Een goed studentenproject blijft bij wanneer het mensen een echte reden geeft om mee te doen, het te delen en bij de volgende editie terug te komen.
Onze oplossingen ondersteunen je bij elke stap van de organisatie van je studentenevenement. We combineren toegankelijke, krachtige online ticketverkoop met betrouwbare en veilige toegangscontrole, zodat je je bezoekers efficiënt kunt beheren.
