Veiligheid is van groot belang bij de organisatie van elk type evenement, zoals muziekfestivals, concerten, voetbalwedstrijden, enzovoort. Ongeacht de grootte of het type locatie, moeten er passende maatregelen worden genomen om de aanwezigen te beschermen. Als organisator van het evenement bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van iedereen.
Ontdek alles wat u moet weten over de regelgeving om de veiligheid van deelnemers en leveranciers tijdens uw evenement te waarborgen!
Samenvatting
1. Risico-evaluatie op het gebied van veiligheid
Uw eerste stap is om het type risico te bepalen waarmee u mogelijk te maken krijgt. Hier zijn enkele punten om rekening mee te houden:
- Wie is de organisator van het evenement?
- Wie neemt deel aan uw evenement?
- Wat is de context van het evenement?
- Wie spreekt, treedt op of exposeert tijdens het evenement?
- Zullen de media aanwezig zijn?
- Heeft de locatie beveiligingsgebreken? Bijvoorbeeld, een buitenlocatie is moeilijker te beveiligen.
2. Wettelijke verplichtingen voor de locatie van uw evenement
U moet er in de eerste plaats voor zorgen dat u voldoet aan alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de locatie waar het evenement zal plaatsvinden. Als evenementorganisator bent u verantwoordelijk voor de deelnemers en, vooral, voor hun veiligheid.
Op het gebied van veiligheid moet u rekening houden met de capaciteit van de locatie waar het evenement plaatsvindt. Volgens de bouw- en wooncode zijn publieke instellingen (ERP) onderverdeeld in 5 categorieën:
- De eerste betreft locaties die meer dan 1500 mensen kunnen huisvesten.
- De tweede voor locaties van 701 tot 1500 mensen.
- De derde van 301 tot 700 mensen.
- De vierde tot 300 mensen.
- De vijfde omvat instellingen met minder dan 50 mensen.
Deze 5 categorieën zijn van toepassing op alle soorten locaties, van conferentiezalen tot tenten en buitenstructuren.
Als uw evenement binnen plaatsvindt, moet de veiligheid van de locatie voldoen aan de Bouw- en Wooncode en de Veiligheidsregels (dit laatste document moet door de eigenaar van de locatie worden verstrekt).
Als uw evenement echter buiten plaatsvindt, zijn de regels veel soepeler. Het evenement wordt eenvoudigweg afgebakend door een perimeter, dus er is eigenlijk geen sprake van ERP. Er zijn geen verplichtingen. We raden u echter ten zeerste aan ervoor te zorgen dat de basisveiligheidsnormen worden nageleefd.
3. Verzekering voor uw evenement afsluiten
Het afsluiten van een verzekering is een van de belangrijkste stappen bij de planning van uw evenement en helpt u zich te beschermen in geval van problemen op de dag zelf. U moet mogelijk een aanvullende verzekering afsluiten, afhankelijk van de categorie van uw evenement.
Om uw keuze te optimaliseren, is het raadzaam om alle kenmerken van het project op te sommen (aantal verwachte deelnemers, locatie, geplande activiteiten…) en ervoor te zorgen dat uw criteria voldoen aan die van de gekozen verzekering.
Let vooral goed op de dekking die de verzekering biedt. Zorg ervoor dat alle gasten zijn beschermd, maar ook het organisatieteam of de beveiligingsdiensten. Denk ook aan de bescherming van de materialen die zullen worden gebruikt, naast de locatie van het evenement.
Aarzel niet om ons artikel over evenementverzekeringen te raadplegen!
4. Een beveiligingsdienst inschakelen
De beveiligingsdienst moet ervoor zorgen dat de ingangen en uitgangen van de evenementenlocatie vrij zijn. De veiligheid van een evenement is uiterst belangrijk! Ontdek wat de rechten van uw beveiligingsagenten zijn en zorg ervoor dat u aan de regels voldoet.
Lichamelijke controle
Lichamelijke controle houdt in dat er een externe controle plaatsvindt over de kleding om eventuele gevaarlijke voorwerpen op te sporen.
Om toegang te krijgen tot een evenement met meer dan 300 toeschouwers, kan een door de commissie voor goedkeuring en controle van CNAPS goedgekeurde beveiligingsagent een lichamelijke controle uitvoeren. Deze veiligheidsmaatregel is van toepassing op evenementen zoals sport- of culturele evenementen. De agent moet noodzakelijkerwijs:
- De uitdrukkelijke toestemming van de gefouilleerde persoon verkrijgen, wat kan worden verkregen door ondertekening van een schriftelijk document of door een openbare verklaring voor een getuige.
- Van hetzelfde geslacht zijn als de gefouilleerde persoon.
- Onder toezicht staan van een officier van justitie (OPJ), een functionaris van de gerechtelijke politie met een bepaalde rang.
Controle van persoonlijke bezittingen
Het doorzoeken van persoonlijke bezittingen zoals tassen, portemonnees en zakken van een persoon wordt gelijkgesteld aan een huiszoeking. Alleen een officier van justitie (OPJ) of een gendarme mag zo’n doorzoeking uitvoeren in geval van een heterdaad, een voorlopig onderzoek of een gerechtelijk bevel. Douaniers mogen ook persoonlijke bezittingen doorzoeken wanneer ze fraude onderzoeken.
Toezichthoudende, bewakings- of beveiligingsagenten, inclusief de door private bedrijven ingehuurde goedgekeurde agenten, mogen handbagage visueel inspecteren en met toestemming van de persoon een controle uitvoeren. Ze zijn echter alleen bevoegd om hun taken uit te voeren binnen de gebouwen of op de locaties die zij onder beheer hebben.
5. Brandveiligheid en preventie
Het is belangrijk om de brandveiligheidsregels te volgen om de risico’s te voorkomen en een snelle evacuatie in geval van nood te garanderen. Hier zijn enkele details over de brandveiligheidsregels:
- Nooduitgangen: als organisator moet u ervoor zorgen dat alle nooduitgangen vrij zijn en gemakkelijk toegankelijk. Er moeten voldoende nooduitgangen zijn voor het verwachte aantal deelnemers, met inachtneming van de capaciteitsnormen van de zalen en ruimtes. De deuren moeten duidelijk worden aangegeven en gemakkelijk kunnen worden geopend in geval van nood.
- Veiligheidsuitrusting: Veiligheidsuitrusting zoals brandblussers en brandalarmen moeten vóór het evenement worden gecontroleerd en correct worden geïnstalleerd. Brandblussers moeten gemakkelijk te vinden zijn en voldoende in aantal om alle zones van het evenement te dekken. Brandalarmen moeten worden getest om te zorgen dat ze goed functioneren.
- Evacuatieplannen: u moet evacuatieplannen opstellen voor de deelnemers in geval van nood. De plannen moeten duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn voor het publiek en het personeel. Evacuatieoefeningen moeten worden gehouden om ervoor te zorgen dat iedereen voorbereid is om te reageren in geval van nood.
Door deze brandveiligheidsregels na te leven, kunt u de brandrisico’s tijdens het evenement minimaliseren en de veiligheid van alle deelnemers waarborgen.
6. Veiligheid van deelnemers
Hier zijn enkele belangrijke punten om rekening mee te houden om de veiligheid van de deelnemers tijdens een evenement te waarborgen:
- Capaciteitsplanning: de planning van het evenement moet rekening houden met het verwachte aantal deelnemers en de capaciteit van de ruimte. Het is belangrijk om de maximaal toegestane capaciteit volgens de veiligheidsnormen niet te overschrijden.
- Signalisatie: duidelijke borden moeten aanwezig zijn om de deelnemers gedurende het evenement te begeleiden. De borden moeten de richting van de nooduitgangen, toiletten, eetgelegenheden en noodzones aangeven.
- Menigtebeheer: u moet maatregelen nemen om de bewegingen van de menigte te beheren. Drukke zones moeten worden gemonitord om te voorkomen dat er opstoppingen of stampedes ontstaan. Beveiligingshekken moeten worden geplaatst om de stroom van mensen te controleren, bijvoorbeeld voor het podium.
- Toegangscontrole: u moet maatregelen nemen om de toegang tot het evenement te controleren. Tickets en polsbandjes moeten bij de ingang worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alleen mensen met toegang recht zijn toegestaan.
Het opzetten van online ticketverkoop heeft dubbele voordelen:
- Vergemakkelijkt de toegang tot de locatie van het evenement en voorkomt zo de beweging van menigten.
- Voldoet aan de regelgeving.
Vanuit juridisch oogpunt moeten een aantal informatie op het ticket dat u aan uw deelnemers verkoopt, worden vermeld:
- De identificatie van de structuur (u),
- De naam van het evenement of de show,
- De datum en tijd van de voorstelling,
- De categorie van eventuele plaatsen,
- De naam en de prijs van het door de toeschouwer betaalde tarief (of de vermelding van gratis toegang),
- Het unieke ticketnummer (dat ook onder de vorm van een QR-code is gecodeerd),
- De datum van verkoop.
Door ervoor te zorgen dat deze informatie duidelijk wordt vermeld, beveiligt u de transactie.
Hoe te reageren in geval van een veiligheidsincident tijdens uw evenement?
In geval van een veiligheidsprobleem tijdens uw evenement is het cruciaal om snel en effectief te reageren om de risico’s te minimaliseren. Hier zijn de stappen die u moet volgen:
- Evalueer de situatie: Analyseer snel de aard en omvang van het probleem. Of het nu gaat om een medisch incident, een menigte of een inbraak, het begrijpen van de situatie helpt u om de juiste maatregelen te nemen.
- Activeer het noodplan: Elk evenement moet worden voorbereid met een gedetailleerd noodplan. Activeer het onmiddellijk om de teams te organiseren, een evacuatie te beheren indien nodig en te communiceren met de deelnemers.
- Informeer de autoriteiten of hulpdiensten: Als de situatie het vereist (brand, geweld, inbraak), neem dan zo snel mogelijk contact op met de autoriteiten, brandweer of medische diensten voor een snelle interventie.
- Houd de toegangswegen vrij: Zorg ervoor dat de nooduitgangen en toegangswegen voor hulpdiensten toegankelijk blijven om een evacuatie of interventie te vergemakkelijken.
- Informeer de deelnemers: Communiceer op een duidelijke en rustige manier met de deelnemers. Gebruik geluidsinstallaties of informatieborden om de instructies aan te geven, zoals de locatie van de nooduitgangen.
- Bel uw beveiligingsdienst: Als u beveiligingsagenten heeft ingehuurd, coördineer dan met hen zodat zij de menigte kunnen beheren, het betrokken gebied kunnen beveiligen en de lokale autoriteiten kunnen assisteren.
- Documenteer het incident: Noteer alles wat er is gebeurd, met getuigenverklaringen indien mogelijk. Deze informatie is waardevol voor het evalueren van de crisisbeheersing en het aanbrengen van toekomstige verbeteringen. Bovendien is het nodig voor de verzekeringen.
- Volg de post-incidentprocedures: Zorg ervoor dat na de oplossing van het incident de procedures voor crisisbeheersing goed worden opgevolgd, inclusief de stappen met de autoriteiten en de verzekeringen. Organiseer een debriefing met het team om het veiligheidsplan voor toekomstige evenementen aan te passen.
Blijf kalm en volg deze stappen: Dit stelt u in staat de situatie op de best mogelijke manier te beheren, waardoor de veiligheid van alle deelnemers wordt gewaarborgd.
Organiseer al uw evenementen eenvoudig met Weezevent en onze online oplossingen, zoals inschrijvings- en ticketverkoopsystemen, toegangcontrole, cashless betalingen en onze CRM-tools!
