Het organiseren van een festival kan moeilijk lijken. Maar door een geschikt draaiboek te gebruiken, kan de taak aanzienlijk worden vereenvoudigd. In dit artikel ontdek je hoe je alle aspecten van je festival effectief kunt plannen, van de eerste stappen tot de programmering, het terreinplan en de communicatie. We geven je ook tips voor het organiseren van de dag zelf en de periode na het festival.
Door deze stappen te volgen, kun je een succesvol en memorabel festival creëren voor alle deelnemers!
1. De basis leggen voor het festival
De organisatie van een festival, net als bij elk ander evenement, vereist enkele voorbereidende stappen die de rest van de organisatie enorm zullen helpen.
Denk er dus aan om de doelstellingen van je festival, de naam, het budget, de locatie en de datum te bepalen.
Je moet ook zorgen dat je over alle benodigde vergunningen beschikt om het evenement te houden. Informeer bij je gemeente naar de te volgen procedures en raadpleeg ons artikel over de regelgeving bij het organiseren van een openluchtconcert.
Tip voor het budget: Ontdek ons artikel over de subsidies die je kunt overwegen voor de financiering van je festival.
2. Een globaal organisatierooster maken
Het is essentieel om de tijd te nemen om het organisatierooster van je evenement op te stellen. Wees zo precies mogelijk en geef elk moment zo gedetailleerd mogelijk weer. Deze stap is lang en arbeidsintensief, maar het geeft je een algemeen overzicht van het verloop van je festival.
Een volledig rooster stelt je in staat om het goede verloop van zaken te controleren en je gemakkelijk aan te passen aan onverwachte situaties. Zet alle deadlines in een kalender (fysiek, digitaal of beide). Je kunt inspiratie opdoen uit onze gratis toegankelijke organisatiedagboek door hier te klikken. Vergeet niet om je eigen festival deadlines toe te voegen!
3. De programmering van het festival plannen
Om je visie uit te voeren, definieer je de verschillende activiteiten en hoogtepunten van je festival. Zullen er concerten zijn? Tafelrondes of lezingen? Activiteiten voor kinderen? Elk onderdeel van het programma zal leiden tot stappen in je organisatie.
Je moet voldoende tijd in je planning opnemen om contact op te nemen met de sprekers en gasten die je wilt uitnodigen. Hoe bekender ze zijn in hun sector, hoe eerder je dit moet regelen. Soms is het nodig om via de agenten van deze personen te boeken.
4. De opstelling van het terrein bedenken
Zodra de belangrijkste momenten van je festival zijn vastgesteld, is het tijd om na te denken over de indeling van de verschillende ruimtes op de festivallocatie.
Maak een lijst van de verschillende benodigde ruimtes. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een regiekamer/organisatie (waar je het festival aanstuurt),
- Een of meerdere podia,
- Voldoende sanitaire voorzieningen,
- Een plek voor toegang tot drinkwater,
- Een pauzeruimte voor je personeel en vrijwilligers,
- Een of meerdere bars en eet- en drinkgelegenheden,
- Alle andere zones die je festival uniek en aangenaam maken.
Zodra al je zones zijn gedefinieerd, kun je de verschillende stappen en acties die nodig zijn om ze in te richten opnemen in je globale planning. Het is ook belangrijk om de personeelsbehoeften in te plannen door de benodigde medewerkers en vrijwilligers te werven en te trainen om het evenement te beheren.
Het is waarschijnlijk dat je ook professionals zult inhuren om aan je verschillende behoeften te voldoen (catering, ticketverkoop, brandveiligheid, etc.).
5. Communicatie anticiperen
Het is belangrijk om de communicatie op tijd in je planning op te nemen om zoveel mogelijk deelnemers aan te trekken voor je festival.
Je kunt al tot een jaar van tevoren beginnen met communiceren en dit doorzetten tot de grote dag zelf! Zo bereik je alle soorten festivalgangers: degenen die van tevoren plannen en organiseren, maar ook degenen die liever ‘op de dag zelf’ hun tickets kopen, zelfs de dag voor het evenement.
1. Gebruik van online ticketverkoop
Voor het verkopen van je tickets is het nodig om een ticketverkoopsysteem op te zetten. We raden aan om online tickets te verkopen, omdat het veel gemakkelijker is voor een deelnemer om een ticket via internet te bestellen en het op hun smartphone te downloaden, dan om zich fysiek naar een verkooplocatie te begeven.
Om je verkoop te verhogen, kun je overwegen om een ticketverkooppunt ter plaatse op te zetten, of een verkoopruimte aan een partner toe te wijzen (winkel, gemeente, sponsor, etc.).
2. Verschillende verkoop- en prijsperiodes creëren
Wees niet bang om je ticketverkoop te optimaliseren door verschillende verkoopperioden te creëren. Je kunt bijvoorbeeld voordelige ‘early bird’-tarieven aanbieden voor de eerste verkopen.
Je kunt ook profiteren van speciale gelegenheden, zoals de uitverkoop of een bijzonder evenement, om een korting aan te bieden.
Denk er ook aan om je meest loyale deelnemers te belonen door hen een kortingscode via e-mail te sturen.
3. Communiceren via verschillende kanalen
Afhankelijk van het publiek van je festival kan het interessant zijn om meer te communiceren via bepaalde kanalen. Voor jongeren kun je bijvoorbeeld sociale media gebruiken. Voor andere doelgroepen, en afhankelijk van je middelen, kan het ook zinvol zijn om posters, radioreclames, tv-spots, en persberichten naar lokale en gespecialiseerde journalisten te sturen.
Je communicatie over je festival zou niet abrupt moeten eindigen na het evenement. Plan in je schema om je platforms (website en sociale media) te blijven voeden met post-event content om de band met je deelnemers te behouden en ze enthousiast te maken voor je volgende evenement.
5. Organiseer het verloop van de dag zelf
Stel een gedetailleerd planning op, inclusief de aankomst van de leveranciers en artiesten, de opbouw van de installaties, de openingstijden, de sluitingstijden, de hoogtepunten van het festival, maar ook de afbraak en schoonmaak die op de dag zelf plaatsvinden.
Je kunt een aangepaste versie van je planning doorgeven aan elke persoon die bij je festival betrokken is, zodat zij weten wat er van hen wordt verwacht en bij wie ze terecht kunnen in geval van problemen (vergeet niet om het telefoonnummer van elke contactpersoon te verstrekken).
Als verantwoordelijke is het jouw rol op de showday om de verschillende aspecten van de festivalopzet te volgen en te controleren, en ervoor te zorgen dat de activiteiten en animaties goed verlopen. Vermijd het plannen van te veel taken, want je zult waarschijnlijk al druk bezig zijn met het afhandelen van onvoorziene gebeurtenissen (annulering van een artiest, slecht weer, enz.).
6. Plan de post-evenement stappen
Je terugwerkende planning mag niet eindigen bij de sluiting van de deuren van je festival! Er zijn nog veel stappen en taken die behandeld moeten worden en dus gepland moeten worden. Voeg bijvoorbeeld toe aan je kalender:
- Het bedanken van de deelnemers
- De evaluatiefase, door het verzamelen van feedback van de deelnemers en het analyseren van de verzamelde gegevens
- Acties voor klantloyaliteit
- Het organiseren van een gesprek met elke leverancier en hun betaling
- Elke andere actie die je nuttig acht om de volgende editie van je festival te verbeteren
Tip: Het organiseren van een festival vereist aandacht voor detail en effectieve coördinatie tussen de afdelingen, dus het is essentieel om met een bekwaam team te werken en constant te communiceren om een succesvol evenement te garanderen.
Je kent nu alle belangrijke punten die je zullen begeleiden bij de organisatie van je eerste festival. Aan jou de taak!
Om verder te gaan, download “De praktische gids voor festivalorganisatoren”. Een whitepaper die we gratis ter beschikking stellen om je te begeleiden in de verschillende fasen van het creëren van je festival!
