We spreken regelmatig over dit onderwerp op onze blog, maar het werd tijd om een artikel te wijden aan dit essentiële aspect van je evenementorganisatie: het budget. Voor nieuwe organisatoren kan dit een obstakel of zelfs een angst zijn, maar met een paar basisregels kun je zonder zorgen aan de slag. Door dit artikel aandachtig te lezen, ben je in staat om je budget én je evenement goed voor te bereiden. De ervaring zal je later een steeds slimmere budgetbeheerder maken.
Samenvatting
Het belang van een goed budget voor je evenementorganisatie
Een goed doordacht budget is cruciaal voor het succes van elk evenement, of het nu gaat om een conferentie, festival of bruiloft. Het fungeert als een financieel kompas, helpt je bij de planning, het toewijzen van middelen en het evalueren van het succes van je evenement. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het opstellen en beheren van een budget essentieel is voor je evenement:
- Kostenbeheersing: Een budget helpt je de uitgaven voor elk onderdeel van je evenement bij te houden, waardoor je overschrijdingen voorkomt en je je financiële grenzen respecteert.
- Strategische planning: Door de kosten per element (locatie, catering, entertainment, enz.) duidelijk in kaart te brengen, kun je je uitgaven prioriteren en middelen toewijzen op de plekken waar ze de grootste impact hebben.
- Onvoorziene uitgaven: Het opstellen van een budget helpt je om een buffer in te bouwen voor onvoorziene kosten, zoals last-minute wijzigingen of extra kosten, zodat je voorbereid bent op verrassingen.
- Verantwoordelijkheid en transparantie: Een gedetailleerd budget versterkt de financiële verantwoordelijkheid, zowel voor jou als voor je partners en sponsors. Dit bevordert vertrouwen en transparantie, wat essentieel is voor vruchtbare samenwerkingen.
- Evaluatie van het succes: Na het evenement biedt het budget de mogelijkheid om de financiële prestaties te evalueren door de werkelijke uitgaven te vergelijken met de oorspronkelijke voorspellingen. Dit helpt je om verbeterpunten voor toekomstige projecten te identificeren.
De uitgaven op een rijtje zetten
Bij het opstellen van een budget is het handig om te beginnen met het opstellen van een lijst van alle mogelijke uitgaven die in je opkomen — zelfs die waar je niet zeker van bent. Het doel is om een zo compleet mogelijke lijst op te stellen, die je achteraf kunt aanpassen door bepaalde uitgaven te schrappen. Dit wordt een voorlopige begroting, waarvan het doel is om voor te bereiden en te anticiperen, niet om tot op de cent nauwkeurig te voorspellen wat er daadwerkelijk wordt uitgegeven.
De uitgavencategorieën variëren afhankelijk van het type evenement, maar er zijn enkele die standaard van toepassing zijn en waar je extra aandacht aan moet besteden. Wij hebben er vijf voor je op een rijtje gezet:
De locatie
Wanneer je een offerte aanvraagt voor de verhuur van een locatie, wees dan voorzichtig met de huururen en de duur van de verhuur. Soms worden de tarieven per uur berekend en komen er extra kosten bij als je evenement doorgaat in de nacht — of als je de locatie de volgende dag nog gebruikt voor schoonmaak of opruimen.
De muziek
Weinig evenementen kunnen zonder een DJ of een band. Naast de kosten voor deze aanbieders, houd ook rekening met de kosten van de SACEM — de Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique. Vergeet deze kosten niet, want je kunt beboet worden als de controle-instanties het ontdekken!
Het personeel
Als je een professioneel team inhuurt, moet je uiteraard de salarissen meenemen en niet vergeten de toeslagen voor nachtarbeid of overuren. Als het om vrijwilligers gaat, zijn meestal de maaltijden en de accommodatie voor hun rekening.
Tip: Zorg voor contracten wanneer je met vrijwilligers werkt.
De catering
Eten en drinken mogen niet over het hoofd worden gezien! Let echter goed op de leveringsdatum en de hoeveelheden, aangezien het om bederfelijke waar gaat. Laat de levering niet te vroeg komen en bestel niet te veel.
Onvoorziene kosten
Maak een aparte categorie voor “Onvoorziene kosten” of “Divers”, voor uitgaven die je misschien bent vergeten of die moeilijk te voorspellen zijn. Het belangrijkste hier is om een hoger bedrag in te plannen om onaangename verrassingen na het evenement te vermijden.
De kosten evalueren
Maak een document voor de voortgangscontrole
De eenvoudigste manier om een budget op te stellen en de voortgang bij te houden, is door een spreadsheet te maken. Wat betreft de juiste tool kun je kiezen uit:
- Kantoorsoftware (Google Sheets, Excel, Numbers…)
- Een notitieboek of blanco papier
- Een voorgedrukt formulier om handmatig in te vullen
Begin met twee grote categorieën: “Uitgaven” en “Opbrengsten”. Binnen deze categorieën voeg je de volgende kolommen toe:
- Beschrijving
- Aantal
- Stuksprijs (excl. en incl. BTW)
- Totaal (excl. en incl. BTW)
Om de leesbaarheid en voortgang te vergemakkelijken, is het aan te raden om uitgavencategorieën en inkomsten met subtotals te maken (zoals in het voorbeeld hieronder). Afhankelijk van je doelen kun je streven naar winst (uitgaven < opbrengsten) of een gebalanceerd budget (uitgaven = opbrengsten).
Vraag offertes aan en maak schattingen
Om een idee te krijgen van de uitgaven en te schatten wat je kunt verwachten aan inkomsten, heb je twee mogelijkheden:
- Vraag offertes aan bij lokale aanbieders of online leveranciers om je toekomstige uitgaven precies te weten. Vergelijk meerdere aanbieders om prijzen en aangeboden diensten te onderzoeken. Dit geeft je een sterker onderhandelingspositie en helpt je goede deals te sluiten. Let wel op de prijs excl. en incl. BTW!
- Maak schattingen voor gevallen waarin je geen offertes kunt aanvragen. Denk eraan de kosten een beetje te overschatten om nare verrassingen te voorkomen. Aan de andere kant kun je de inkomsten iets lager inschatten. Je kunt ook verschillende financiële scenario’s overwegen: inkomsten lager, gelijk of hoger dan verwacht.
Budget versus kasstroom
Tot slot moet je altijd in gedachten houden dat inkomsten vaak later binnenkomen dan de uitgaven. Soms kun je met een leverancier afspreken de betaling pas na je evenement te doen, maar vaak moet je een aanbetaling doen vóór het evenement. Het is dus essentieel om te weten hoeveel geld je op je bankrekening hebt wanneer de facturen aankomen.
Voordat het evenement begint, heb je vaak een bepaald bedrag nodig om een deel van de kosten te dekken, dat lager moet zijn dan de verwachte inkomsten aan het einde van het evenement. Met Weezevent kun je bijvoorbeeld je ticketverkoop meerdere maanden of weken voor je evenement starten en elke 15 dagen het bedrag van de verkochte tickets ontvangen. Dit geeft je meer gemoedsrust en stelt je in staat om indien nodig een deel van de kosten te dekken.
Voor eenvoudigere evenementenorganisatie en -boekhouding, ontdek de voordelen van onze oplossingen door op de knop hieronder te klikken:
