Een loterij is een van de ideale activiteiten voor een vereniging, stad of dorp om fondsen in te zamelen en meer dynamiek te brengen onder de inwoners. Vooral bij senioren is de loterij erg geliefd. Het is al decennialang een klassieker in Frankrijk, en de populariteit ervan neemt nog altijd niet af.
Het organiseren van een loterij vraagt echter een goede voorbereiding: van het beheer van de deelnemers, de zaal en het materiaal, tot de naleving van de regelgeving en de organisatie van extra standen zoals een drank- of snackhoek… Er zijn veel zaken om aan te denken en niets mag worden vergeten! Om een geslaagde loterij te organiseren, is hier alles wat je vooraf moet weten:
Samenvatting
1. De verschillende doelstellingen van een loterij
Voor je aan de slag gaat – of je nu een gemeente bent of een vereniging die fondsen wil inzamelen – moet je, zoals bij elk evenement, eerst je doelstellingen bepalen. Hoeveel mensen wil je bereiken? Wat wordt de prijs per lot of per speelkaart? Wat is het gewenste opbrengstbedrag? Door deze vragen vooraf te beantwoorden, kun je veel beter plannen, bijvoorbeeld voor het reserveren van een zaal of het huren van materiaal.
a) Fondsenwerving
Als je loterij vooral gericht is op fondsenwerving, is het doeltreffend om aantrekkelijke prijzen te voorzien die mensen stimuleren om loten te kopen. Denk aan waardevolle prijzen of unieke ervaringen die deelnemers niet zomaar elders vinden. Het idee is om een sterke motivatie te creëren die de verkoop van loten verhoogt.
Stel een ticketprijs vast die je inkomsten optimaliseert, maar toch betaalbaar blijft voor je doelgroep. Overweeg bijvoorbeeld een prijsstructuur waarbij je korting geeft bij de aankoop van meerdere loten.
Zorg ervoor dat de promotiecampagne de ondersteunde doelstelling of goede zaak duidelijk naar voren brengt. Gebruik getuigenissen, concrete verhalen of cijfers over de impact van eerdere acties om mensen niet alleen te overtuigen om mee te doen, maar ook om anderen aan te moedigen je loterij te steunen.
b) Gemeenschapsbetrokkenheid
Voor een loterij die gericht is op lokale betrokkenheid, kun je prijzen voorzien die afkomstig zijn van lokale handelaars of gebaseerd zijn op regionale ervaringen. Dat versterkt het gemeenschapsgevoel en ondersteunt de lokale economie.
Verkoop de tickets aan een lagere prijs om zoveel mogelijk mensen te laten deelnemen. Het doel is hier niet om zoveel mogelijk winst te maken, maar om zoveel mogelijk buurtbewoners samen te brengen.
Je promotiecampagne kan zich richten op de opbouw van een echt buurthevenement rond de loterij. Gebruik lokale communicatiekanalen zoals buurtkranten, scholen en sociale media van de gemeente om zoveel mogelijk mensen te bereiken.
c) Vermaak
Als het vooral draait om een leuke avond, kunnen de prijzen lichter en ludieker zijn, zoals gadgets, bioscooptickets of bonnen voor lokale restaurants.
De ticketprijs moet in dit geval vooral de kosten van het evenement dekken, maar wel betaalbaar blijven om een grote opkomst te garanderen. De nadruk ligt hier op de beleving, niet op de opbrengst.
Richt je communicatie op het plezieraspect van de avond, met aantrekkelijke visuals en uitnodigende teksten die mensen zin geven in een gezellige, ontspannen activiteit.
2. Reserveer de zaal ruim op tijd
Zonder zaal geen loterij! Kies op tijd je locatie en regel de reservering, bijvoorbeeld via je gemeente. Vooral in de lente en zomer zijn feestzalen vaak maanden op voorhand geboekt voor allerlei evenementen.
Zodra je een datum hebt gekozen, reserveer je best zo snel mogelijk. De zaal moet worden ingericht met voldoende tafels en stoelen, afhankelijk van het verwachte aantal deelnemers. De technische dienst van je gemeente kan je meestal adviseren over de indeling en je helpen inschatten wat de totale kosten zullen zijn (zoals de huur van stoelen, de zaal, apparatuur zoals een koelkast, enzovoort).
3. Vraag de nodige vergunningen aan volgens de lokale wetgeving
Net zoals bij elk gemeentelijk evenement (zoals een sporttoernooi, tombola of rommelmarkt) moet je voor het organiseren van een loterij bepaalde vergunningen aanvragen bij de gemeente. In sommige regio’s kunnen de vereisten iets complexer zijn en moet je rekening houden met extra aanvragen en administratieve documenten die tijd vragen.
Wettelijke regels voor het organiseren van een loterij in België en Nederland
In zowel België als Nederland mogen alleen verenigingen zonder winstoogmerk een loterij organiseren, en enkel voor een sociaal, cultureel of liefdadig doel.
- In België moet je toestemming vragen aan de Kansspelcommissie (FOD Financiën). Je hebt o.a. de statuten van je vzw nodig en een beschrijving van de actie en prijzen.
- In Nederland heb je een vergunning van de Kansspelautoriteit (Ksa) nodig, tenzij het om een kleine loterij gaat (prijzen tot €4.500 en melding bij de gemeente volstaat).
In beide landen geldt: geen winstoogmerk, transparante organisatie en tijdige aanvraag.
4. Kies de prijzen voor de winnaars
De prijzen kunnen bestaan uit huishoudtoestellen, cadeaubonnen, gastronomische pakketten, tickets voor concerten of films, of zelfs weekendjes weg in een chalet of originele locatie.
Alles hangt natuurlijk af van het budget dat je vooraf hebt bepaald. Zorg ervoor dat de prijzen aantrekkelijk genoeg zijn om mensen te motiveren kaarten te kopen, maar ook dat je er na afloop winst mee maakt. Bepaal ook duidelijk hoeveel winnaars er per prijs zijn, om verrassingen of fouten op het laatste moment te vermijden.
5. Bepaal het aantal te verkopen loten en de prijs per kaart
Zoals eerder vermeld, moet je – om je doelen te bereiken – bepalen hoeveel loten of speelkaarten je wil verkopen en tegen welke prijs. Alleen zo kun je goed inschatten welke kosten je moet dekken en welke opbrengst je wil realiseren. Denk ook na over de manier van verkoop. Als je vooral inzet op online verkoop, is het verstandig om toch ook op de dag zelf kaarten aan te bieden voor mensen die last minute beslissen mee te doen.
6. Beheer de inschrijvingen en ticketverkoop
Om de inschrijvingen en ticketverkoop efficiënt te beheren, is een online ticketsysteem sterk aan te raden. Zo kun je niet alleen beter inschatten hoeveel deelnemers je mag verwachten, maar bereik je ook makkelijker mensen uit naburige dorpen en steden.
Door een inschrijfformulier toe te voegen aan je minisite kun je meteen gegevens verzamelen van je deelnemers (zoals naam, e-mailadres, leeftijd, enzovoort). In slechts enkele klikken – mét online betaling – kunnen deelnemers zich inschrijven. Zo verlaag je de drempel om mee te doen.
Vergeet daarbij niet om ook senioren de mogelijkheid te bieden zich fysiek in te schrijven op het gemeentehuis of zelfs ter plaatse op de dag van het evenement.
7. Vergeet de drank- en eetstand niet!
Een loterij kan soms meer dan vier uur duren! Voorzie dus zeker pauzes en een permanent geopende drank- en eetstand tijdens het hele evenement. De drankstand is bovendien een uitstekende manier om extra inkomsten te genereren tijdens de loterij.
Zorg voor snacks en drankjes die in de smaak vallen bij jong en oud, en houd rekening met eventuele dieetwensen of allergieën. Denk aan pannenkoeken met suiker, chocolade of confituur, hotdogs, frietjes, snoepjes, chips of croque-monsieurs – varieer het aanbod!
8. Promoot je evenement goed
Om de zichtbaarheid van je loterij te vergroten, is promotie via verschillende kanalen essentieel (flyers, online platforms, sociale media…). Zo verhoog je de kans op een hoge opkomst en meer verkochte loten. Vraag eventueel de gemeente om mee te helpen met de communicatie via e-mail, affiches in het dorp of via hun website.
Op sociale media zoals Instagram, TikTok of Twitter kun je aantrekkelijke visuele content delen: foto’s en video’s van de voorbereidingen doen het altijd goed. Gebruik relevante hashtags om je bereik te vergroten.
Voor Facebook kun je een evenement aanmaken en dat gebruiken om updates te posten, je publiek te betrekken en hen aan te moedigen het evenement te delen binnen hun netwerk.
Zet in je communicatie altijd de aantrekkelijkste prijzen in de kijker, samen met hun waarde – zo trek je meer deelnemers aan.
Weezevent ondersteunt je bij het organiseren van je campingactiviteiten en animaties, met tools voor online ticketing, CRM en marketing. Bovendien beheer je de betalingen ter plaatse eenvoudig met het cashless betaalsysteem van Weezevent – allemaal te integreren in slechts enkele klikken!
