In 2026 werden in Frankrijk meer dan 200 concerten geannuleerd door hittegolven, brandgevaar en onweer (CNM). Verkorte festivaldagen, evacuaties en bars die op bevel van de overheid moesten sluiten, zijn daarin niet meegerekend. En Frankrijk staat niet alleen: heel Europa kreeg met vergelijkbare uitdagingen te maken.
Voor een festival gaan de gevolgen van zulke beslissingen veel verder dan het verlies van bezoekers. Volgens een onderzoek naar de financiële situatie van festivals sloten 2 op de 3 de editie van 2024 al met verlies af, waaronder 68% van de festivals die voor meer dan 90% uitverkocht waren. Ticketverkoop en baromzet vertegenwoordigen samen bijna 60% van hun inkomsten. Wanneer een evenement wordt stilgelegd, verdwijnt vaak het grootste deel van het jaarbudget, en soms zelfs de mogelijkheid om een volgende editie te organiseren.
Op zulke momenten is Weezevent een van de eerste partners waarop een organisator kan terugvallen. Via onze tools kan je in enkele uren tienduizenden mensen waarschuwen, verkoopbeperkingen invoeren om een sluiting te voorkomen of een alternatief voor terugbetaling aanbieden. Op voorwaarde dat alles vooraf is voorbereid.
Voor, tijdens en na je evenement: dit bereid je samen met je technologiepartner voor om met extreem weer om te gaan.
Samenvatting
1. Voor de zomer: beslis op een rustig moment hoe je in een crisis handelt
Een evenement wordt nooit door het weer zelf stilgelegd. Dat gebeurt door een beslissing: opgelegd door de overheid, samen met de overheid genomen of door de organisator zelf, om erger te voorkomen. Deze zomer vielen sommige beslissingen amper twee uur voor de deuren opengingen. Dan is er tijd om te handelen, maar nauwelijks om na te denken.
De voorbereiding gebeurt dus vooraf, scenario per scenario: volledige of gedeeltelijke annulering, kortere openingstijden, uitstel, evacuatie of aangepaste verkoop. Voor elk scenario moet je weten wie je informeert, met welke boodschap en via welk kanaal, wat er met de tickets gebeurt en wat je tools daadwerkelijk mogelijk maken binnen je algemene verkoopvoorwaarden.
Die voorbereiding verandert ook de manier waarop je een crisis aanpakt. Bij een festival dat we ondersteunden toen er een grote brand op het terrein uitbrak, is annulering nooit een optie geweest: het team zette alles op alles om het publiek toch een evenement te kunnen bieden. Daarvoor moet je wel precies weten welke mogelijkheden je hebt!
Daarom is het belangrijk om vóór het seizoen met je technologiepartner samen te zitten: neem de scenario’s door, controleer wat elke tool mogelijk maakt en bereid alles voor wat je kan voorbereiden.
2. Tijdens het evenement: informeren, aanpassen en de werking verzekeren
Informeer elke doelgroep via het juiste kanaal
Zodra de beslissing valt, moet je twee doelgroepen informeren die je elk op een andere manier bereikt.
De bezoekers. Bij dringende situaties is sms het meest directe kanaal, op voorwaarde dat je de telefoonnummers van alle bezoekers hebt verzameld. E-mail biedt de meest volledige dekking, omdat je over het e-mailadres van elke koper beschikt. Pushmeldingen zijn ook relevant en direct, maar bereiken alleen wie de app van het evenement heeft geïnstalleerd.
Niet iedereen heeft dezelfde boodschap nodig: een kampeerder, iemand die al op het terrein is en iemand die nog onderweg is, hebben elk andere instructies nodig. Je oplossingen moeten op die verschillende behoeften kunnen inspelen.
De teams: medewerkers, vrijwilligers, leveranciers… Zij geven de instructies op het terrein door. Werk daarom op twee niveaus: een korte sms naar iedereen (‘Het festival is vanavond geannuleerd. Volg de instructies van je teamverantwoordelijke.’) en een gedetailleerde e-mail naar de verantwoordelijken, met het sluitingsuur van de stands, de verzamelplaats en de informatie die ze wel of niet mogen delen.
Op een festival met 45.000 bezoekers maakten hevige regenbuien een volledige evacuatie van het terrein noodzakelijk. Bezoekers werden via een pushmelding gewaarschuwd, terwijl de teams ter plaatse de instructies doorgaven.
Dit kan je niet tijdens een noodsituatie improviseren. Contactlijsten, segmenten en berichten bereid je vooraf voor, zodat je ze op het juiste moment alleen nog hoeft te versturen. Wanneer elke minuut telt, is een communicatietool die gekoppeld is aan je ticketingsysteem essentieel om tijdrovende imports en exports te vermijden.
Bij Weezevent vervullen Gigz voor bezoekers en WeezCrew voor teams die rol. De segmenten worden bijgewerkt op basis van de gegevens uit je ticketverkoop.
Pas je verkoop aan de beperkingen aan
Tijdens periodes van extreme hitte kan de overheid uitzonderlijke maatregelen opleggen om een evenement te laten doorgaan, zoals beperkingen op de alcoholverkoop. Als organisator kan je door die beperking te aanvaarden en meteen toe te passen je evenement en een deel van je baromzet behouden.
Op een festival met 60.000 bezoekers werd sterke drank vanaf de middag verboden en de bierverkoop beperkt tot 25 cl per bestelling, op meer dan 1.500 terminals. Zo’n regel werkt alleen als die overal onmiddellijk geldt en even snel weer kan worden opgeheven, bijvoorbeeld na 22 uur, wanneer de temperatuur daalt.
Bij cashless betalingen betaalt elke bezoeker met een NFC-polsbandje of -kaart. In tegenstelling tot betalingen met een bankkaart kan je met dit systeem de regels vanuit de backoffice beheren en onmiddellijk op alle verbonden terminals toepassen:
- Een productcategorie uitschakelen, zoals alcohol.
- Een maximumhoeveelheid instellen.
- Een prijs verlagen.
- Elke bezoeker een gratis artikel aanbieden, zoals water of een waaier.
- Al die mogelijkheden moeten beschikbaar zijn!
Goed om te weten: de beperking geldt voor de aankoop, niet voor de consumptie, maar biedt de overheid wel de gevraagde garantie. Dat is wat WeezPay mogelijk maakt op de evenementen die we ondersteunen.
Zorg dat alles blijft werken
Een crisisaanpak werkt alleen als de apparatuur het aankan. Een defecte terminal betekent een gesloten verkooppunt of een geblokkeerde ingang, precies op het moment dat de druk op de doorstroming het grootst is. Controleer daarom deze drie punten met je leverancier:
- Mobiliteit: mobiele terminals kan je in enkele minuten elders inzetten wanneer een zone moet sluiten of verplaatst wordt. Een bekabelde installatie beperkt die flexibiliteit.
- Bestendigheid: tegen regen, stof en schokken, maar ook tegen een hele dag in de volle zon. De batterijduur is net zo belangrijk: een terminal moet een volledige shift meegaan zonder de batterij te vervangen. Ook koude stelt apparatuur op de proef: onze terminals werkten bij -11 °C tijdens een wereldbekerwedstrijd alpineskiën.
- Offline werking: als het netwerk uitvalt, blijven de verkoop en toegangscontrole doorgaan. Zodra de verbinding terug is, worden de gegevens gesynchroniseerd.
Deze zomer vonden verschillende festivals plaats in hevige regen, zonder storingen aan de terminals. Die robuustheid is onmisbaar: na een onderbreking kan je het je niet veroorloven om bij de heropening eerst alle apparatuur opnieuw op te starten.
Tot slot kan je geen beslissingen nemen zonder cijfers. Verkochte tickets, aanwezige bezoekers, kampeerders: die gegevens moeten in realtime en op één plek beschikbaar zijn, zowel voor de organisator als voor de overheid.
3. Na afloop: terugbetalen en de band met je publiek behouden
Zodra een annulering vaststaat, komt de vraag naar terugbetaling onmiddellijk op tafel. De bezoeker heeft recht op terugbetaling, maar de manier waarop je die organiseert, biedt verschillende mogelijkheden. Die keuzes wegen zwaar voor een organisatie die het grootste deel van haar inkomsten in enkele dagen verdient. De band met je publiek, het aantal eerdere verstoorde edities en de aard van het incident helpen je om een keuze te maken. Je ticketingsysteem moet die beslissing vervolgens nauwkeurig kunnen uitvoeren, binnen je algemene verkoopvoorwaarden en het wettelijke kader:
- Automatische terugbetaling, in één handeling, zonder dat de bezoeker iets hoeft te doen.
- Gedeeltelijke terugbetaling, in verhouding tot het geannuleerde deel, bijvoorbeeld één dag van een combiticket.
- Terugbetaling op aanvraag: bij de bevestiging kan elke bezoeker ervoor kiezen het volledige bedrag of een deel ervan aan het evenement te laten. Zo kan je publiek het festival steunen, al vraagt dit een actieve handeling van de bezoeker en duurt de afhandeling langer.
Ook met deze opties kan je de band met je publiek behouden:
- Een tegoedbon of code die geldig is voor de volgende editie.
- Een omruiling voor een andere datum of een ander evenement dat je organiseert.
- Bij uitstel blijft het ticket geldig zonder dat de bezoeker iets hoeft te doen. Voor wie op de nieuwe datum niet kan komen, bied je een veilige doorverkoopmogelijkheid.
- Opnieuw toegang na een evacuatie: de tickets worden gereset, zodat bezoekers met hetzelfde ticket kunnen terugkeren.
Deze opties moeten op de dag van de annulering zelf geactiveerd kunnen worden. Daar hangt vaak van af of er nog een volgende editie kan komen.
4. Achter de tools staan mensen
Extreem weer treft zelden maar één evenement. Een hittegolf raakt een hele regio, soms een heel land, en alle organisatoren doen op hetzelfde moment een beroep op hun leveranciers. De kracht van een partner blijkt dan uit zijn vermogen om iedereen te helpen.
Dat vermogen steunt op mensen: projectmanagers op locatie die gewend zijn om een opstelling binnen enkele minuten aan te passen, product- en technische teams van wacht, een supportteam dat 24/7 bereikbaar is en financiële en klantenteams die de aanvragen kunnen verwerken wanneer een annulering 10.000, 50.000 of 100.000 mensen raakt.
Bij Weezevent bouwen we daarbij op meer dan 10 jaar ervaring met cashless betalingen en 800 projecten op locatie per jaar.
5. Wat Weezevent voor je doet
- Informeren van bezoekers en teams via gerichte communicatie.
- Terugbetalingen beheren en alternatieven aanbieden om je financiële evenwicht te bewaren.
- De verkoop in realtime aanpassen door prijzen te wijzigen of beperkingen toe te passen op de verkooppunten.
- De werking blijven verzekeren, ook bij moeilijke weersomstandigheden of een netwerkstoring.
- Snel ondersteuning bieden, met een klantendienst die 24/7 beschikbaar is voor technische noodgevallen.
Werk je met een andere leverancier? Bespreek deze punten dan samen om je volgende editie voor te bereiden.
De komende zomers worden waarschijnlijk niet milder. Organisatoren die deze scenario’s voorbereiden, zullen niet elke annulering kunnen voorkomen. Ze hebben wel de middelen om de gevolgen te beperken, zowel voor hun publiek als voor de toekomst van hun evenement.
