Het organiseren van een evenement vraagt om een nauwkeurige, goed geplande en gestructureerde voorbereiding. Van het opstellen van een begroting tot de logistiek, projectmanagement, het aansturen van teams en leveranciers: er zijn talloze zaken om rekening mee te houden. Om je te helpen bij de organisatie en het beheer van je evenement, delen we al onze tips en trucs, stap voor stap, om van je evenement een groot succes te maken.
Samenvatting
Waarom een evenement organiseren?
Een professioneel evenement organiseren is tegenwoordig een van de meest effectieve communicatie- en commerciële strategieën. Hoewel evenementen meestal een specifiek doel hebben, bieden ze vaak tal van voordelen:
- Je commerciële aanbod, diensten en producten presenteren
- Het teamgevoel versterken
- Nieuwe klanten aantrekken en bestaande relaties verstevigen
- De zichtbaarheid en naamsbekendheid van je bedrijf vergroten
- Een nieuw product of dienst op een spectaculaire manier introduceren
- Je bedrijf beter op de kaart zetten
- Commerciële kansen creëren
- Een specifiek moment vieren, zoals een bedrijfsjubileum, succesvolle financieringsronde of afscheid van een collega
Toch kun je de creatie en organisatie van een evenement niet aan het toeval overlaten. Om de belangrijkste voordelen van een professioneel evenement te benutten, is een nauwkeurige aanpak onmisbaar. Hier zijn de belangrijkste stappen om in gedachten te houden.
1. Bepaal de doelstellingen van je evenement
De allereerste stap is het definiëren van de doelstellingen van je evenement. Maak duidelijk wat de omvang van je evenement is, welk doel je wilt bereiken, wat de gewenste resultaten zijn, wat de identiteit van het evenement is, wie je wilt bereiken en waarom je het organiseert.
Er zijn veel soorten evenementen, zoals commerciële, feestelijke, culturele of sportieve evenementen, of een bedrijfsborrel. Het is belangrijk om je te onderscheiden van concurrerende evenementen en een unieke meerwaarde te bieden. Je doelstellingen bepalen helpt je om je sterke en zwakke punten en je unieke verkooppropositie (USP) te definiëren.
Deze basis is essentieel om je focus te behouden tijdens de organisatie en om een duidelijke koers te houden vóór, tijdens en na het evenement. Bovendien zijn heldere doelstellingen belangrijk bij het presenteren van je project aan potentiële partners, sponsors, de pers, leveranciers en je team.
Door deze strategische aanpak kun je ook de identiteit van het evenement vormgeven, zowel visueel als in de boodschap en het programma.
Om je doelen beter te definiëren, kun je gebruikmaken van de SMART-methode:
- Specifiek: Zorg dat je doelen eenvoudig, begrijpelijk en concreet zijn.
- Meetbaar: Ze moeten meetbaar zijn, zodat je de voortgang kunt volgen en de resultaten na afloop kunt evalueren.
- Haalbaar: De doelen moeten uitdagend zijn, maar wel realistisch en uitvoerbaar.
- Reëel: Zorg dat je doelen aansluiten bij bredere bedrijfsplannen en rekening houden met beschikbare middelen zoals tijd, geld en personeel.
- Tijdsgebonden: Stel een duidelijke deadline en verdeel grotere doelen eventueel in kleinere subdoelen.
2. Kies de juiste datum
Het is natuurlijk zonde om veel tijd en moeite in een evenement te steken, om er op de dag zelf achter te komen dat het aantal deelnemers tegenvalt door een ongunstige datum.
Hier zijn een paar tips om de juiste datum te kiezen:
- Vermijd drukke periodes, zoals schoolvakanties, feestdagen of maandagen.
- Controleer de evenementenkalender om overlap met concurrerende evenementen te voorkomen.
- Zorg dat de datum praktisch is voor je doelgroep, bijvoorbeeld ’s avonds na werktijd of op een vrije dag.
- Houd rekening met beperkingen van leveranciers en personeel.
- Kies een datum die voldoende voorbereidingstijd biedt, zowel voor jou als voor de deelnemers.
3. Kies de perfecte locatie
Na het vastleggen van een datum is het belangrijk om een geschikte locatie te kiezen. Hier zijn enkele criteria waarmee je rekening moet houden:
Het type locatie
Afhankelijk van het soort evenement kun je denken aan een gemeentelijke zaal, een expositieruimte of een unieke plek zoals een museum. Let erop dat de locatie voldoende capaciteit en faciliteiten biedt, zoals een podium, keuken, parkeerplaatsen of airconditioning.
De bereikbaarheid
Zorg dat de locatie eenvoudig te bereiken is met openbaar vervoer of voldoende parkeergelegenheid heeft. Voor meerdaagse evenementen is nabijheid van hotels ook een belangrijk aandachtspunt.
Originaliteit
Een unieke locatie kan een blijvende indruk achterlaten. Denk aan een herbestemde fabriek, een oude boerderij of een andere bijzondere plek. Stel daarbij vragen zoals:
- Wat zijn de kosten, inclusief op- en afbouwdagen?
- Hoeveel bezoekers zijn toegestaan?
- Zijn er annuleringvoorwaarden?
- Is er een verplichting om een specifieke cateraar te gebruiken?
- Welke audiovisuele faciliteiten zijn beschikbaar?
- Zijn er shuttlediensten of taximogelijkheden?
4. Hoe bereid je de locatie van een evenement het beste voor?
De visuele elementen hebben een enorme impact op de blijvende indruk die jouw evenement achterlaat bij bezoekers en partners. Het is het eerste aspect dat het imago en de waarden van je bedrijf weerspiegelt. Gebruik je creativiteit bij het plannen van presentaties voor conferenties, beurzen, interne vergaderingen of productlanceringen.
Het universum dat je creëert, moet de boodschap overbrengen die je wilt uitdragen. Je kunt decorateurs en scenografen inschakelen om de sfeer te creëren die je voor ogen hebt, aangepast aan de beperkingen van de locatie. Zij kunnen je helpen om je bedrijf en merk optimaal te presenteren.
5. Een uitgebreide planning voor een vlekkeloze organisatie
Om elk moment van je evenement goed te plannen en te timen, is een retroplanning onmisbaar! Begin met het in kaart brengen van alle taken die je moet uitvoeren, vanaf het begin van de organisatie tot en met de dag zelf. Werk deze planning regelmatig bij op basis van uitdagingen en onverwachte omstandigheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- het samenstellen van je teams;
- het zoeken naar partners en leveranciers;
- het ontwikkelen van je communicatiemiddelen;
- het opzetten van je online ticketverkoop;
- de productie van materialen en benodigdheden;
- het boeken van sprekers of muzikale acts;
- het regelen van beveiliging en het voldoen aan wettelijke vereisten.
De te ondernemen stappen variëren afhankelijk van de omvang van je evenement. Door deze taken in een planning op te nemen, kun je de organisatie met meer vertrouwen starten. Houd er rekening mee dat de evenementensector bekendstaat om onverwachte wendingen. Wees voorbereid met alternatieve plannen B, C en zelfs D.
6. Stel een gedetailleerd budget op
Parallel aan de planning is het belangrijk om een financieel overzicht te maken van de verwachte kosten en inkomsten. Dit helpt je om inzicht te krijgen in benodigde middelen en vormt een basis voor het aantrekken van sponsors en partners.
Veelvoorkomende uitgaven zijn onder andere:
- huur van de locatie;
- personeel, zoals hosts en hostessen;
- catering als je gasten voorziet van eten en drinken;
- audiovisuele apparatuur en meubilair;
- verzekeringen;
- kosten voor beveiliging;
- voorzieningen voor onvoorziene situaties.
7. Werk samen met sponsors en partners
Een belangrijke stap in je planning is het vinden van sponsors, partners of donateurs. Deze kunnen zowel financieel, materieel als organisatorisch bijdragen aan het succes van je evenement. Zorg ervoor dat je helder hebt welke voordelen jij hen kunt bieden en wat je in ruil verwacht.
Denk hierbij aan:
- regionale betrokkenheid en wederzijdse zichtbaarheid;
- mogelijkheden voor acties tijdens het evenement, zoals toespraken, stands of het uitdelen van samples.
Een samenwerking is altijd een win-winsituatie voor beide partijen.
8. Kies betrouwbare leveranciers
Afhankelijk van de aard en omvang van je evenement zul je waarschijnlijk samen moeten werken met diverse leveranciers, zoals:
- beveiligingsbedrijven voor locatie en toegangscontrole;
- cateraars voor de verzorging van eten en drinken;
- ticketingplatforms en uitnodigingssystemen;
- technische leveranciers voor geluid, verlichting en internet.
Maak gebruik van aanbestedingen en stel een draaiboek op met jouw verwachtingen en eisen om de juiste keuze te maken.
9. Een passende oplossing voor ticketing
Om een groot publiek aan te trekken, heb je kwalitatieve ticketing- en registratiesystemen nodig. Met een goed opgezette online ticketverkoop en een effectieve promotiestrategie vergroot je de kans op een hoge opkomst.
Enkele tips om je ticketverkoop te stimuleren:
- Promotiecodes: Moedig deelnemers aan om je evenement te delen door middel van kortingsacties, bijvoorbeeld tijdens feestdagen of speciale campagnes.
- Tijdgebonden prijspakketten: Start met een lage ticketprijs voor vroege kopers en verhoog deze geleidelijk. Dit zorgt niet alleen voor een goede zichtbaarheid, maar ook voor een voorspellende kijk op de opkomst.
- Verkoop ter plaatse: Voor bepaalde projecten kan dit een aanvullende strategie zijn.
10. Het organiseren van activiteiten
Om je evenement aantrekkelijk en vermakelijk te maken, kun je activiteiten en animaties plannen. Hier zijn enkele belangrijke tips en ideeën:
- Gebruik wedstrijden (zoals quizzen, loterijen, enz.) om prijzen aan je bezoekers uit te reiken. Waarom bied je bijvoorbeeld niet de adviezen aan van een van de professionals die aanwezig is tijdens een beurs over het starten van een onderneming?
- Opiniepeilingen stellen je in staat om feedback te verzamelen over je evenement terwijl je het publiek een stem geeft. Wat was bijvoorbeeld je favoriete workshop?
- Fotocabines of videocabines voor livestreaming of postproductie op je verschillende platforms.
- Bied speelse activiteiten met technologie aan, zoals VR-headsets, een digitaal en interactief bord…
11. Sterke communicatie
Volgende stap: richt je op potentiële deelnemers, partners en prospects door alle geschikte soorten marketing- en communicatiemiddelen te gebruiken, zoals een website, sociale media, de pers, via posters, uitwisseling van zichtbaarheid of goederen met partners en media.
Bied een speciale website aan
Hier vinden deelnemers alle informatie over je evenement, de ticketverkoop voor inschrijving, enz. Dit kan een pagina op je website zijn, een banner bovenaan je site of een aparte website met een specifiek domein, afhankelijk van je tijd en financiële middelen.
Maak je site aantrekkelijk en zorg ervoor dat de locatie, tijd en het onderwerp duidelijk zijn, evenals een gids met de belangrijkste informatie. Vergeet niet een call-to-action (CTA) toe te voegen voor de inschrijving van je deelnemers. Geef sprekers een prominente plaats met een foto, een biografie en een tekst als je sprekers hebt tijdens je evenement.
- De homepage
Na het klikken op een externe link (bijvoorbeeld vanaf sociale media) of een call-to-action-knop op je website of sociale media komt een bezoeker op de hoofdpagina van je evenement terecht. Deze pagina informeert bezoekers snel over de verschillende activiteiten en recente updates met betrekking tot het evenement.
- Maak een nieuwsbrief
Door snel en gratis nieuws te verspreiden via een nieuwsbrief en nieuwe producten of diensten bekend te maken bij je klanten, blijf je eenvoudig in contact met je relaties. Zorg ervoor dat je je database goed kwalificeert met bijvoorbeeld een CRM-software of online tool.
- Uitnodigingen
Je bent vrij om te kiezen voor een papieren of elektronische versie. Stuur een “save the date” zodat alle betrokkenen de datum kunnen reserveren en plannen kunnen maken. Stuur vlak voor het einde van de officiële inschrijfperiode een e-mail. Stuur een tweede herinnering met alle relevante details vlak voor het evenement.
- Sociale media
De doelgroep en het type evenement bepalen welk(e) sociaal/netwerk(en) je gebruikt. Houd rekening met de specifieke kenmerken van elk platform. Maak een korte, eenvoudige en leuke hashtag voor je evenement en begin deze meteen te gebruiken. Maak ook gebruik van hashtags zoals de naam van het evenement of veelgezochte hashtags zoals “#evenement organiseren”. Tweet zo veel mogelijk.
Vergeet niet een logo of afbeelding en de URL van de evenementpagina toe te voegen bij berichten over je evenement op Facebook en LinkedIn. Sociale media zijn tegenwoordig de meest effectieve kanalen en bieden gunstige klanttrajecten.
- Invloedrijke personen en partnerschappen
Sommige bedrijven of persoonlijkheden willen je graag helpen en hun naam verbinden aan je evenement. Probeer deals te sluiten met influencers en partners die veel waarde kunnen toevoegen vanuit een marketing- en communicatieperspectief, bijvoorbeeld door hun platforms te gebruiken om je evenement te promoten of door goederen of diensten te leveren tijdens het evenement.
12. Creëer inhoud die past bij je bedrijf
Om een gedenkwaardig evenement te creëren, heb je unieke, persoonlijke en boeiende content nodig. De strategische doelstelling van je evenement, evenals de eisen en interesses van het publiek, moeten worden weerspiegeld in de inhoud die je biedt.
- Om deelnemers het gevoel te geven een integraal onderdeel van de ervaring te zijn, deel je hoogtepunten, opmerkingen van sprekers en beelden achter de schermen. Controleer de relevantie van de sprekers en hun presentaties.
- Liveposts op sociale media zijn een effectieve manier om de interesse van deelnemers te behouden tijdens elke fase van het project- en evenementbeheer. Geef ze toegang tot het programma, de biografieën van de sprekers, toegangsvoorwaarden en nuttige informatie zodat ze zich kunnen voorbereiden.
13. Gamification toepassen
Maak je evenement leuk en vermakelijk. Voeg spellen en entertainment toe, zoals professionele muzikanten, acrobaten en goochelaars (vooral tijdens het avondgedeelte van je evenement) die op vooraf bepaalde momenten optreden. Je kunt ook virtual of augmented reality integreren voor een vleugje originaliteit en innovatie.
14. Denk aan de ervaring van je gasten op de dag zelf
Denk boven alles aan je gasten, VIP’s en deelnemers. Stuur van tevoren praktische en essentiële informatie, en zorg voor een gezellige en warme sfeer tijdens het evenement met speciale ruimtes om te eten, te netwerken en van het evenement te genieten.
Vergeet niet om te zorgen voor alle faciliteiten, zoals toiletten, watertappunten, toegang voor mensen met een beperkte mobiliteit, informatiepunten, afhankelijk van de omvang van je evenement. Het vermijden van lange wachtrijen en onnodig zoeken draagt bij aan een optimale ervaring voor de deelnemers.
15. Train en mobiliseer je teams
Zowel tijdens de voorbereiding als tijdens het evenement zelf is het essentieel om taken te verdelen onder teamleden. Wijs verantwoordelijkheden toe op basis van functies.
- Iemand kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de inschrijfzone, een ander voor de ontvangst van de gasten, apparatuur, catering, persrelaties, enz. Elke persoon moet een eigen taakgebied en verantwoordelijkheden hebben.
Om dit te ondersteunen, volgen hier enkele aanbevelingen:
- Zorg voor een duidelijke lijst van verantwoordelijkheden voor elk teamlid, zodat iedereen weet bij wie ze terecht kunnen voor specifieke vragen.
- Stel een projectleider aan die de organisatie van het evenement leidt, verantwoordelijk is voor de voortgang van het project, de controle ervan, het oplossen van onverwachte situaties en de interne communicatie om niets te vergeten.
- Bereid een communicatiesysteem voor dat eenvoudig werkt tijdens het evenement, zoals walkietalkies of een samenwerkingsapp zoals Slack, die toegankelijk is via een mobiele applicatie.
- Organiseer een enquête en een live Q&A-sessie.
- Overweeg ook vrijwilligers in te schakelen via verenigingen om meer mensen beschikbaar te hebben en het projectbeheer op elke stap te vergemakkelijken. Denk ook aan scholen en universiteiten, waar veel vrijwilligers geïnteresseerd zullen zijn om deel te nemen en te helpen.
16. Na het evenement: bouw voort op feedback voor de volgende stappen
Wanneer het evenement is afgelopen, is het belangrijk om een evaluatiesessie te houden met je team en partners om een compleet overzicht te krijgen. Deze bijeenkomst geeft je de kans om de doelen en behaalde resultaten te bespreken en feedback van de deelnemers te delen met het hele team. Door sterke punten en verbeterpunten te identificeren, kun je toekomstige evenementen beter voorbereiden.
Analyseer gedrag om je publiek beter te betrekken
Door beschikbare informatie over het gedrag van deelnemers te gebruiken, kun je strategieën verfijnen en toekomstige acties aanpassen. Begrijpen welke groepen het meest betrokken waren bij het evenement stelt je in staat je marketinginspanningen te optimaliseren en je communicatie voor toekomstige edities gerichter in te zetten.
Verzamel feedback van deelnemers
Het is essentieel om na je evenement feedback van de deelnemers te verzamelen om hun tevredenheid te beoordelen en verbeterpunten te identificeren. Met de geïntegreerde CRM-tools van het Weezevent-platform kun je gemakkelijk gerichte enquêtes per e-mail versturen. Deze oplossing stelt je in staat om feedback nauwkeurig te analyseren. Door de verwachtingen en indrukken van je deelnemers beter te begrijpen, kun je toekomstige communicatie- en beheersstrategieën aanpassen, wat leidt tot succesvollere evenementen.
Stevige basis voor een betere organisatie
De documenten die je gebruikt, zoals checklists, planningen en tijdschema’s, vormen waardevolle hulpmiddelen. Ze kunnen opnieuw worden gebruikt en verbeterd, wat je tijd bespaart tijdens de voorbereiding van toekomstige evenementen. Door deze tools te combineren met een grondige analyse van resultaten en gedrag, kun je effectievere en beter op de verwachtingen van je deelnemers afgestemde evenementen organiseren.
Rond de logistieke aspecten af
Vergeet ten slotte niet om sprekers, teamleden en leveranciers te bedanken voor hun bijdrage. Zorg ervoor dat betalingen binnen de afgesproken termijnen worden gedaan, zoals vermeld in de contracten.
Met deze aanpak heb je alles wat je nodig hebt om het meeste uit je eerdere evenementen te halen en de impact van toekomstige evenementen te maximaliseren, gebaseerd op een beter begrip van je doelgroep.
Om je evenementen te organiseren, biedt Weezevent je oplossingen voor online ticketverkoop, toegangscontrole, cashless betalingen en marketing- en CRM-tools!
