Of het nu je eerste congres is of niet, elk evenement is uniek en vraagt om een strakke en goed doordachte organisatie. Afhankelijk van het thema, het type deelnemers, de locatie of het beschikbare budget zijn er tal van elementen waarmee je rekening moet houden om van je congres een echt succes te maken.
Goede praktijken, tips en advies: hier is een overzicht van de belangrijkste stappen voor het organiseren van je congres.
Samenvatting
Alles wat je moet weten over congressen
Congressen worden vaak verkeerd begrepen, terwijl het unieke professionele bijeenkomsten zijn. Een congres is een formele samenkomst van een groep mensen die een bedrijf, beroep, sector of specifieke gemeenschap vertegenwoordigen. Het doel van een congres is meestal het uitwisselen van ideeën en het bespreken van een specifiek onderwerp, waarbij verschillende standpunten en meningen tegenover elkaar geplaatst worden om tot beslissingen te komen. Congressen kunnen op lokaal, nationaal of internationaal niveau plaatsvinden en kunnen enkele dagen tot meerdere weken duren, afhankelijk van het belang van het evenement.
Congressen worden georganiseerd in uiteenlopende sectoren, zoals politiek, wetenschap, geneeskunde, technologie, onderwijs, industrie, handel, enzovoort. Qua deelnemers vinden we er zowel professionals uit het vakgebied als onderzoekers, professoren, bedrijfsleiders, beleidsmakers en vertegenwoordigers van verenigingen terug.
1. Stel een lijst van criteria op
Voor je ook maar iets organiseert, is het essentieel om een lijst van criteria op te stellen waarin je antwoord geeft op verschillende vragen, zoals:
- Wat is het onderwerp of thema van het congres? Het is belangrijk om het hoofdonderwerp en de doelstellingen van het congres te bepalen. Dit helpt bij het kiezen van sprekers en het uitnodigen van relevante deelnemers.
- Wie zullen de deelnemers zijn? Definieer het profiel van de mensen die je wilt uitnodigen.
- Wanneer? Als je congres gericht is op bedrijven, kies dan voor een weekdag. Voor een congres rond een goede doel of burgerinitiatief zijn het weekend of avonden meer geschikt.
- Waar? Zoek een locatie die past bij de behoeften van het congres in termen van capaciteit, voorzieningen en bereikbaarheid. Zorg dat je deze op tijd boekt.
- Waarom? De doelstellingen van het congres moeten duidelijk en op voorhand vastliggen. Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:
- Wat wil je met dit evenement overbrengen?
- Welke beslissingen moeten aan het eind van het congres genomen worden?
- Wat als het congres zijn doel niet bereikt?
2. Stel een begroting op
Bepaal het totale budget dat je aan het congres kunt besteden en schat de kosten in per onderdeel:
- Zaalhuur
- Audiovisuele apparatuur
- Eten en drinken
- Verblijf en overnachtingen
- Externe dienstverleners
- Communicatie en promotie
3. Werk een duidelijk programma uit
Stel een gedetailleerd programma op voor het hele congres, onderverdeeld in tijdsblokken, zodat alles gestructureerd verloopt en deelnemers vooraf weten wat ze kunnen verwachten. Denk hierbij aan lezingen, workshops, pauzes, netwerksessies, maaltijden, nevenactiviteiten…
4. Zoek geschikte sprekers
Zoek experts in het vakgebied die tijdens het congres kunnen spreken. Neem tijdig contact met hen op zodat ze hun agenda kunnen vrijmaken. Zo kun je inspirerende keynotes organiseren, inhoudelijke rondetafelgesprekken plannen en verschillende perspectieven aan bod laten komen.
5. Beheer de inschrijvingen
Om de inschrijving van deelnemers aan je congres vlot te laten verlopen, zeker voor wie van ver komt, voorzie je best een online ticket- of inschrijvingssysteem waarmee deelnemers hun plaats in enkele klikken kunnen reserveren. Zo kun je ook eenvoudig de inschrijvingen beheren op basis van tarieven en soorten deelname.
6. Voorzie presentatiemateriaal voor de sprekers
Zorg ervoor dat de sprekers toegang hebben tot het nodige presentatiemateriaal, zoals projectoren, schermen en laptops. Het is ook handig om hen vooraf een sjabloon voor presentaties aan te bieden, zodat de inhoud die tijdens het congres wordt getoond op elkaar is afgestemd.
7. Plan koffiepauzes en maaltijden in
Vergeet niet om voldoende pauzes in te plannen voor alle deelnemers. Denk aan koffiepauzes, lunch en eventueel een drankje of aperitief ‘s avonds. Pauzes bieden deelnemers de kans om elkaar te ontmoeten en ideeën uit te wisselen. Zorg dus voor voldoende tijd tussen de sessies. Het geeft de organisatie bovendien de ruimte om de zaal opnieuw klaar te maken voor het volgende deel van het congres.
8. Let op de toegankelijkheid
Om de komst van de deelnemers te vergemakkelijken, kies je best voor een locatie die vlot bereikbaar is met de auto (voldoende parkeerplaatsen), het openbaar vervoer en toegankelijk is voor mensen met beperkte mobiliteit. Kies bij voorkeur ook een locatie met voldoende overnachtingsmogelijkheden in de buurt, zeker als het congres meerdere dagen duurt.
9. Voorzie vraag-en-antwoordsessies
Om meer interactie en dynamiek te brengen tijdens het congres, kun je best sessies met vragen en antwoorden voorzien. Denk aan een draadloze microfoon in de zaal of een digitaal systeem waarmee deelnemers live vragen kunnen insturen.
Weezevent ondersteunt je bij de organisatie van je congres, met oplossingen voor online inschrijvingen, toegangscontrole, cashless betalingen en gebruiksvriendelijke CRM-tools die eenvoudig te implementeren zijn in je organisatie.
