Een conferentie organiseren kan behoorlijk wat stress met zich meebrengen – elke stap moet vooraf worden doordacht, gepland en gecontroleerd als je wil dat het een succes wordt. Denk voor je begint na over elke fase, welke middelen je nodig zult hebben en welke werkdruk erbij komt kijken. Je moet voldoende tijd (en werk) voorzien om alles goed te kunnen voorbereiden. Net als bij elk ander evenement is een grondige voorbereiding cruciaal voor het slagen ervan.
Hieronder vind je de belangrijkste stappen waarmee je rekening moet houden om conferenties van hoge kwaliteit te organiseren, ongeacht het gekozen thema of formaat.
Samenvatting
1. Bepaal de doelstellingen van de conferentie
De eerste stap bij het plannen van elk evenement – of het nu gaat om een seminarie of een aankondiging tijdens een bedrijfsbijeenkomst – is het vastleggen van de doelstellingen. Conferenties zijn uitgegroeid tot een belangrijk communicatiemiddel en moeten je toelaten om nieuwe informatie over te brengen met een duidelijk doel.
De uitgaven voor conferenties stijgen aanzienlijk, aangezien steeds meer bedrijven zich bewust worden van hun impact – zowel fysiek als online – op hun resultaten en hun imago. Alles telt mee: van de prestigieuze locatie tot de keuze van sponsors, en van de selectie van gerechten en wijnen tot het audiovisuele materiaal. Stel jezelf de volgende vragen:
- Wat is het beoogde publiek?
- Wat is de boodschap die je wil overbrengen?
- Welke media wil je contacteren?
- Hoe lang moet de conferentie duren?
- Wanneer organiseer je het? Voor het 10-jarig bestaan van het bedrijf? Ter afsluiting van het jaar?
- Welke leveranciers kies je voor het podium, geluid en licht, catering, fotografie…?
2. Kies zorgvuldig je locatie
Welke locatie je ook kiest, ze moet zowel aan jouw behoeften voldoen (bijvoorbeeld voldoende zalen voor alle conferenties en workshops, indien van toepassing) als aan die van de deelnemers (denk aan een toegankelijke en aangename locatie of een goed ontworpen virtueel platform).
Bij het kiezen van een conferentielocatie worden verlichting en akoestiek vaak over het hoofd gezien, maar ze beïnvloeden sterk de ervaring van je deelnemers – zeker bij een hybride evenement. Je kunt een conferentie organiseren in een hotel, een feestzaal, als onderdeel van een seminarie of in een speciaal ingerichte evenementenruimte. Houd ook rekening met datum en tijdstip: controleer op voorhand of er geen ander groot evenement (sportief, zakelijk…) op dezelfde dag plaatsvindt.
3. Bepaal het formaat van de conferentie
Een eenvoudige maar belangrijke beslissing: welk formaat kies je voor je conferentie? Ga je voor een volledig fysieke bijeenkomst, een online event of een hybride vorm? De keuze van het formaat bepaalt in grote mate de organisatie, de complexiteit van de uitvoering, het benodigde budget, de in te schakelen personen en nog veel meer.
4. Denk na over je prijsstrategie en budget
In tegenstelling tot veel andere professionele of publieke evenementen is het doel van een conferentie meestal niet winst maken – maar ook niet om verlies te lijden. Het opstellen van een gedetailleerd budget is dan ook een essentiële stap bij het organiseren van een conferentie. Zoals bij elk evenement is het belangrijk om de verschillende kosten en benodigde middelen in kaart te brengen (catering, sponsors…).
Naast de huurprijs van de gekozen locatie (bij een fysieke conferentie), is het belangrijk om op voorhand ook de minder zichtbare kosten in kaart te brengen, zoals kosten voor externe leveranciers, parkeergelegenheid, ruimtes voor sponsors of exposanten, of zelfs wifi. Als je conferentie gratis is, moeten de inkomsten van bijvoorbeeld sponsoring duidelijk gedefinieerd worden.
5. Kies de juiste sprekers
Dit is een lastige maar cruciale stap bij het plannen van een conferentie. De keuze van een spreker voor je evenement moet gemaakt worden nadat de data en locaties vastliggen. Probeer een spreker te kiezen die ervaring heeft, het publiek weet te boeien gedurende de hele conferentie, je bedrijf positief in beeld brengt en de vooropgestelde doelen ondersteunt.
Kies je sprekers dus zorgvuldig, op basis van recensies, profielen en eerdere ervaringen. Een spreker kan je evenement maken of kraken. Houd er ook rekening mee dat de kosten voor het inhuren van een spreker je budget kunnen beïnvloeden.
6. Beheer de inschrijvingen en ticketverkoop
Als de conferentie betalend is, wordt sterk aangeraden om de ticketprijzen laag te houden en geen hoge kosten aan te rekenen, omdat het doel meestal niet is om winst te maken, maar eerder om je bedrijf te presenteren.
Om je middelen goed te kunnen plannen, kun je bijvoorbeeld al een maand op voorhand het inschrijfformulier beschikbaar maken. Ook als de conferentie volledig gratis is, zijn online inschrijvingen sterk aan te raden omdat ze veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker zijn. Nadat je een volledige lijst van genodigden hebt opgesteld, kun je gebruikmaken van onze oplossingen voor uitnodigingsbeheer en accreditatie, speciaal ontworpen om je genodigden veilig en zelfstandig te beheren.
7. Evalueer het evenement
Feedback ontvangen is essentieel bij elk evenement. De reacties laten je zien in hoeverre je aan de verwachtingen van je publiek hebt voldaan. Verzamel na afloop van het evenement de belangrijkste opmerkingen van de aanwezigen om je sterke punten en verbeterpunten in kaart te brengen. Je kunt ook bedankmails sturen naar de deelnemers, eventueel met een korte tevredenheidsenquête. CRM-tools kunnen dit proces vergemakkelijken.
Daarnaast is het ook een goed idee om foto’s en enquêtes te delen op je sociale mediakanalen, zodat de deelnemers deze kunnen bekijken en achteraf hun mening kunnen geven.
De oplossingen van Weezevent bieden organisatoren van conferenties een veilig en vlot systeem voor toegangscontrole, een gebruiksvriendelijke online ticketingsysteem om deelnemers optimaal te beheren. Zo garandeer je een conferentie-ervaring die soepel, professioneel en op maat is.
