Een evenement annuleren is nooit eenvoudig voor een organisator. Het omgaan met teleurstelling, het regelen van administratieve formaliteiten en het in balans houden van de financiën… alles komt in een korte tijd op je af. Maar de mensen die een ticket hebben gekocht voor jouw evenement worden net zo geraakt door de annulering als jij. Het is jouw plicht om hen te informeren over wat er gaat gebeuren, met name over de terugbetalingsprocedure. Hier zijn onze 5 tips om effectief te communiceren met jouw deelnemers bij een annulering.
Samenvatting
1. Neem contact op met je Weezevent-adviseurs
Onze ondersteuning voor organisatoren stopt niet bij de organisatie zelf; ook bij annuleringen staan we klaar om te helpen. Onze adviseurs zijn gespecialiseerd in kwesties zoals uitstel of annulering en bieden oplossingen die passen bij jouw situatie. Je kunt contact met hen opnemen via onze pagina Hulp & Klantenservice.
2. Informeer je leveranciers en partners
Je verplichtingen beperken zich niet alleen tot het informeren en terugbetalen van je deelnemers. Ook je leveranciers, partners en andere betrokkenen moeten zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht van de annulering, bij voorkeur nog voordat deze officieel is besloten. Controleer je contracten zorgvuldig om te weten wat jouw verplichtingen zijn bij het niet betalen van diensten.
3. Stop de verkoop en kondig de annulering aan
Zodra je hebt besloten om jouw evenement te annuleren, moet je een datum plannen voor de aankondiging en de ticketverkoop onmiddellijk stopzetten. Ongeacht de reden van de annulering – binnen of buiten jouw macht – is het informeren van de tickethouders een prioriteit.
Zorg ervoor dat de inhoud en vorm van jouw aankondiging goed doordacht zijn. Dit maakt het makkelijker voor teleurgestelde deelnemers om het nieuws te accepteren. Hier zijn enkele voorbeelden van communicatie door evenementen die moesten annuleren vanwege de Covid-19-pandemie, zoals Panoramas en het Radio Meuh Circus Festival.
4. Communiceer over de terugbetaling
Wettelijk gezien is een organisator verplicht om alle deelnemers die daarom vragen terug te betalen als het evenement wordt geannuleerd, ongeacht de reden. Een ticket vertegenwoordigt namelijk een contract tussen de organisator en de deelnemer. Als één van de partijen zijn verplichtingen niet nakomt – in dit geval jij als organisator – moet dit worden gecompenseerd. Dit omvat de terugbetaling van de ticketprijs en eventuele servicekosten.
Je bent echter vrij om de voorwaarden voor terugbetaling te bepalen, zoals de deadline voor aanvragen en de termijn voor terugbetaling. Communiceer duidelijk en toon begrip voor de situatie van jouw deelnemers. Laat zien dat je alles doet om de impact van de annulering te minimaliseren.
Specificeer de verschillende terugbetalingsprocedures op basis van de distributiekanalen van je tickets, zoals autodistributie, Fnac of See Tickets.
Tip: Stel een formulier in waarmee je alle deelnemers kunt terugbetalen, of alleen degenen die hierom vragen. Beperk de terugbetalingstermijn als deze operaties een zware impact hebben op jouw boekhouding of kasstroom.
5. Doe een beroep op solidariteit en zamel donaties in
Als de annulering en de terugbetaling van tickets de continuïteit van jouw organisatie in gevaar brengen, overweeg dan een donatiecampagne. Dit is niet voor elk evenement geschikt, maar als jouw evenement belangrijk is voor de sociale samenhang en/of culturele ontwikkeling in jouw omgeving, kan het een laagdrempelige oplossing zijn.
De alles-in-één oplossing van Weezevent biedt verschillende opties om in een paar klikken een donatiecampagne op te zetten. Het festival Panoramas kan hierbij dienen als inspiratie. Na de annulering van hun editie in 2020 door de Covid-19-pandemie, vroegen ze hun deelnemers en anderen om donaties om het festival te redden.
Met WeezTarget kun je eenvoudig een e-mailcampagne opzetten om een vergelijkbare boodschap te versturen. Volg dit pad:
- Je Weezevent-interface > Applicaties > CRM
- Campagnes > Nieuwe campagne > E-mailcampagne maken > Ontwerpstadium > Generieke sjablonen > [Evenementnaam]: Oproep tot solidariteit.
Segmenteer je contacten zodat je alleen de betrokken deelnemers bereikt. Onze online hulpartikelen bieden begeleiding bij het gebruik van WeezTarget om jouw behoeften te vervullen.
Kies de juiste e-mail- en marketingoplossing om te communiceren tijdens alle fasen van jouw evenement. Segmenteer jouw publiek, stuur gerichte berichten en verhoog je ticketverkoop. Klik op onderstaande knop om meer te ontdekken:
