Het versturen van bedankmails aan deelnemers na jouw evenement is de ideale manier om hen te laten weten hoeveel je om hen geeft. Dit laat niet alleen zien dat je aan hen denkt na het evenement, maar moedigt hen ook aan om bij jouw volgende evenement aanwezig te zijn.
Hier zijn 5 tips voor het schrijven van een uitstekende bedankmail na een evenement.
Samenvatting
1. Het belang van een bedankmail na het evenement
Waarom een bedankmail sturen na jouw evenement?
Binnen 24 uur na je evenement herinneren deelnemers zich nog levendig de positieve ervaring. Dit is dus het ideale moment om hen te bedanken voor hun aanwezigheid en hun betrokkenheid te versterken. Door hen goed aan te spreken, vergroot je de kans dat ze zich opnieuw inschrijven.
Direct na het evenement kun je bovendien waardevolle informatie verzamelen over hun ervaringen en feedback. Dit is gemakkelijker kort na het evenement, dus profiteer hiervan!
Vergeet niet een aparte mail te sturen naar degenen die zich hadden ingeschreven maar niet aanwezig waren. Hoewel ze niet konden komen, blijven ze geïnteresseerd in het thema en kunnen ze profiteren van aanvullende informatie en content.
2. Inhoud van de bedankmail
Onze ervaring met 300.000 evenementorganisatoren heeft ons de belangrijkste onderdelen van een succesvolle bedankmail geleerd.
A. Bedanken
Een bedankmail zonder bedankje zou niet compleet zijn! Jouw deelnemers hebben tijd vrijgemaakt om naar jouw evenement te komen, fysiek of online. Ze hebben op jou vertrouwd om hen te geven wat je beloofd hebt, en hen hiervoor bedanken moet een prioriteit zijn.
Deze sectie van de e-mail moet altijd bovenaan staan.
B. Delen van content
Om de interesse van je deelnemers vast te houden, kun je verschillende soorten content aanbieden die passen bij jouw evenement.
Dit kan gaan om een replay van het evenement, presentaties, foto’s, video’s of extra informatie over de besproken onderwerpen.
Je kunt ook exclusieve content delen, zoals een whitepaper, korting of een brochure. Deze mogelijkheden kunnen eindeloos zijn en afgestemd worden op jouw doelgroep en branche.
Door content te delen houd je jouw deelnemers geïnteresseerd, genereer je leads of kwalificeer je bestaande leads.
C. Feedback verzamelen
Feedback van deelnemers over hun ervaring heeft veel voordelen.
- Dit helpt je verbeterpunten te identificeren die voor een deelnemer duidelijker zijn dan voor een organisator.
- Het geeft je community een stem en waardeert hun mening. Zorg ervoor dat je feedback serieus neemt en past waar mogelijk.
- Met feedback creëer je bovendien waardevolle content. Positieve recensies kunnen op sociale media gedeeld worden om nieuwe deelnemers aan te trekken.
- Daarnaast biedt een feedbackformulier de mogelijkheid om meer te weten te komen over jouw deelnemers (interesses, bedrijfsgrootte, voorkeuren, functietitel, etc.).
3. Onderwerpregel en preview-tekst
Om ervoor te zorgen dat jouw bedankmail wordt gelezen, moet je de onderwerpregel en preview-tekst goed verzorgen. Samen met de afzendernaam nodigen deze uit om de e-mail te openen en verhogen ze het openingspercentage.
A. De onderwerpregel
- Deze moet kort, duidelijk en relevant zijn. Prikkel de nieuwsgierigheid zonder de inhoud te verdraaien. Een lengte van rond de 35 tekens, minder dan 10 woorden, is ideaal.
- Vermijd overdreven leestekens (“???” of “!!!”) of het gebruik van hoofdletters. Dit kan je e-mail als spam markeren.
B. De preview-tekst
- De preview-tekst is oorspronkelijk de eerste zin van je e-mail, maar de meeste e-mailtools laten deze tegenwoordig aanpassen.
- Behandel de preview-tekst als een aanvulling op de onderwerpregel en moedig daarmee ook aan om de e-mail te openen.
Personaliseer de onderwerpregel of preview-tekst door bijvoorbeeld de voornaam van de ontvanger toe te voegen.
4. Verzendsystemen voor bedankmails
Er zijn verschillende opties om jouw bedankmail te versturen.
A. Een-op-een mails
Stuur een persoonlijke e-mail naar elke ingeschreven deelnemer en pas handmatig de inhoud aan. Dit is eenvoudig, maar tijdrovend en alleen geschikt voor een klein aantal contacten.
B. Gebruik van een CRM
Een CRM-tool bespaart tijd en verhoogt efficiëntie. Hiermee kun je je doelgroep segmenteren en gepersonaliseerde campagnes sturen in enkele klikken.
Met een marketingautomatisering zoals WeezTarget kun je bedankmails automatisch sturen op basis van vooraf ingestelde criteria. Zo kunnen zowel deelnemers als niet-deelnemers automatisch e-mails ontvangen zonder extra inspanning van jouw kant.
Dit systeem is vooral handig voor grotere aantallen of frequente evenementen.
Je hebt nu alle kennis om een effectieve bedankmail te sturen. Maak gebruik van de gratis CRM-oplossing WeezTarget en plan vandaag nog jouw volgende e-mails in.
Heb je vragen? Onze adviseurs staan klaar om al jouw vragen te beantwoorden.
