Othersea Bikini

Fondée en 2015 par Joëlle et Marie-Laurence, Othersea Bikini est une marque québécoise de maillots de bain fabriqués localement.

Défilés, soirées privées, événements promotionnels saisonniers : la marque organise plusieurs formats d’événements tout au long de l’année. La création des billetteries, la tarification, le suivi budgétaire et le contrôle d’accès doivent s’intégrer simplement dans le quotidien d’une équipe de 11 personnes déjà très sollicitées.

Créer une billetterie sans compétences techniques ni formation dédiée

Avec une équipe tournée vers la conception des collections, l’organisation des événements ne peut reposer sur une personne : elle doit pouvoir être utilisée par n’importe quel membre de l’équipe, sans compétence technique particulière ni formation préalable.

Avec WeezTicket, la prise en main se fait en quelques minutes, ce qui permet à Othersea de répartir la charge au fil de l’année et sur plusieurs personnes plutôt que de la concentrer sur un seul collaborateur.

L’autonomie n’excluant pas l’accompagnement, en cas de question, l’équipe peut compter sur notre aide en ligne ou sur notre service client, disponible pour lever le moindre blocage. Une combinaison qui permet à Othersea d’avancer à son rythme, sans jamais se retrouver seule face à un outil.

« Créer un événement est vraiment simple. Plusieurs personnes au bureau l’ont déjà fait, même sans formation web particulière. » Joëlle, cofondatrice d’Othersea Bikini

Gérer facilement plusieurs formats d’événements

Tout au long de l’année Othersea organise différents formats d’événements, chacun avec un objectif spécifique :

• faire connaître la marque,
• fidéliser sa communauté,
• renforcer son lien avec elle.

Avec des modalités de participation et de tarification qui peuvent varier d’un événement à l’autre, l’équipe doit pouvoir créer facilement des offres adaptées à chaque format sans en complexifier la gestion.

Joëlle et Marie-Laurence s’appuient sur les nombreuses possibilités tarifaires configurables dans notre solution pour structurer leur stratégie autour de 2 niveaux : un accès standard, le plus souvent gratuit, et une formule VIP incluant des cadeaux partenaires ou un accès prioritaire à la nouvelle collection.

Pour les formats récurrents, comme les ateliers de yoga organisés avec un studio partenaire, la duplication d’une édition existante évite de repartir de zéro à chaque fois. Les équipes d’Othersea n’ont qu’à se servir du premier événement créé dans cette typologie comme d’un gabarit : elles le dupliquent, mettent à jour les informations qui changent (date, horaires, places disponibles) et actualisent les visuels de leur mini-site personnalisé avant de publier la nouvelle édition.

Pour donner de la visibilité à l’ensemble de leurs rendez-vous, les fondatrices exploitent également le module multi-événements. Une fonctionnalité qui permet de réunir l’ensemble des événements d’Othersea à venir sur une page dédiée pour que leur communauté garde une vue d’ensemble des prochaines dates.

Piloter son budget sans prendre de risque financier

Avec des moyens financiers limités, chaque événement représente un risque : mal évaluer son budget peut avoir un impact important sur la trésorerie d’Othersea. La marque doit donc pouvoir couvrir ses coûts sans se lancer dans des dépenses non maîtrisées, tout en gardant une marge de manœuvre pour soigner l’expérience proposée aux participants.

Pour y répondre, Othersea identifie en amont ses dépenses fixes (nourriture, boissons, logistique) et fixe le prix du billet à partir de ce montant, non pas pour générer des bénéfices, mais pour couvrir les frais et se donner de la marge. Cette marge sert par exemple à améliorer les visuels de communication, augmenter le budget publicitaire sur les réseaux sociaux, ou soigner davantage l’expérience sur place.

Pour ajuster leurs décisions au fil des ventes, les fondatrices s’appuient sur le tableau de bord WeezTicket, qui leur permet de suivre les inscriptions en temps réel. Cette volonté de maîtriser les risques vaut aussi pour les événements gratuits, pour lesquels elles tenaient à utiliser une solution sans impact sur leur trésorerie.

Avec WeezTicket, aucun frais n’est appliqué lorsqu’un événement est gratuit. Pour les billets payants, les frais s’élèvent à 0,99 $ taxes incluses par réservation, auxquels s’ajoutent 2,75 % taxes exclues par billet vendu. Les recettes sont ensuite versées tous les 15 jours, ce qui permet à Othersea de mieux anticiper ses dépenses et de piloter sa trésorerie plus sereinement.

« On n’a pas un budget très important, mais si 100 personnes prennent des billets à petit prix, ça nous permet de nous dire qu’on peut investir davantage. »

Fluidifier le contrôle d’accès lors des soirées VIP

Lors des soirées organisées dans des clubs privés, la distinction entre les différents types de billets doit être immédiate. Un point d’autant plus important que l’équipe ne peut pas se permettre de laisser une file d’attente s’allonger et souhaite offrir aux participants, potentiellement futurs clients, la meilleure expérience possible de ses événements.

Avec l’application WeezAccess, disponible sur mobile, chaque billet est muni d’un QR code scanné à l’entrée : rouge, c’est non, vert, c’est bon. La validation est instantanée, sans ambiguïté possible entre les tarifs et sans formation technique préalable.

Pour ne manquer aucune opportunité de vente lorsqu’un participant se présente sans billet, les organisatrices ont choisi de se doter d’un guichet WeezTicket. Chaque vente sur place peut ainsi être encaissée sans gestion supplémentaire, la synchronisation des informations étant réalisée instantanément. L’équipe ne manque ainsi aucune vente, sans avoir à jongler entre plusieurs outils le soir de l’événement.