Infernal Trail des Vosges

Pour sa 10ème édition, l’Infernal Trail des Vosges a attiré des milliers de coureurs et 700 bénévoles, venus relever les défis des parcours exigeants de l’événement. Face à la complexité logistique, l’organisation a fait appel à WeezCrew pour optimiser la gestion des bénévoles, des accréditations et du catering. La solution a permis de centraliser la coordination des bénévoles, de simplifier le suivi en temps réel et d’assurer une expérience fluide pour tous les participants.

Optimiser la gestion des bénévoles sur un terrain complexe

L’Infernal Trail des Vosges s’étend sur 200 km, traversant un terrain particulièrement accidenté et offrant une multitude de parcours différents. Cette configuration géographique, combinée à la taille de l’événement, nécessitait une gestion logistique impeccable, en particulier en ce qui concerne la coordination des bénévoles. L’un des principaux défis était d’éviter la surcharge de questions des bénévoles, tout en maintenant un déroulement fluide et efficace de la course.

WeezCrew a contribué à résoudre ce défi en centralisant la gestion des plannings et des affectations des bénévoles. Grâce à la solution, les bénévoles ont été informés en amont de leurs responsabilités, ce qui leur a permis de se préparer efficacement et de devenir autonomes le jour J. Cette préparation préalable a réduit considérablement les sollicitations des 700 bénévoles au moment de l’événement, évitant ainsi toute saturation sur les points de gestion et garantissant une réactivité optimale tout au long de la course.

Digitaliser les accréditations et le catering

La course devait gérer divers types d’invités, tels que les partenaires, les élus et les médias, chacun ayant des droits d’accès spécifiques et des besoins particuliers en termes de catering. L’un des défis majeurs était d’assurer une gestion fluide et précise des accréditations tout en optimisant l’expérience des invités, notamment des VIP, sans provoquer de désagréments.

WeezCrew a permis de digitaliser les accréditations et les droits d’accès, en automatisant l’envoi des badges et QR codes. Cela a permis de simplifier la gestion des accès, en permettant aux organisateurs de suivre en temps réel qui accède à quelles zones, notamment les parkings. De plus, le suivi en temps réel a permis d’optimiser la gestion du catering, en s’assurant que les droits d’accès aux repas soient bien respectés et que les consommations soient suivies avec précision.

« Le suivi en temps réel du catering nous a permis d’obtenir des statistiques, ce que nous ne faisions pas du tout auparavant, lorsque nous utilisions encore des tickets repas distribués sans réel contrôle. Au niveau comptabilité, cela compliquait les choses. WeezCrew a rendu le suivi beaucoup plus précis et nous permet désormais d’ajuster nos plages horaires de catering grâce à cette solution de suivi en temps réel. » Elliott Ledain – Co-Président de l’Infernal Trail des Vosges

Animer et fidéliser une communauté bénévole engagée toute l’année

L’événement repose en majorité sur l’implication de ses bénévoles, ce qui rend essentiel le maintien de leur engagement tout au long de l’année. Un défi majeur consistait à animer cette communauté pour la garder motivée et impliquée, tout en pérennisant cet engagement pour garantir un recrutement stable à long terme.

Notre solution a offert une réponse efficace à ce besoin grâce à ses outils de communication intégrés, tels que des campagnes d’e-mails. Ces outils ont permis de maintenir une relation régulière avec les bénévoles, renforçant ainsi leur sentiment d’appartenance à l’événement, en particulier via les newsletters. En maintenant un lien constant et en proposant des actions et des informations pertinentes tout au long de l’année, WeezCrew a contribué à un engagement durable des bénévoles, réduisant ainsi les difficultés liées au recrutement et assurant la fidélité de cette communauté essentielle à la réussite de l’événement.