Fête des Vendanges de Neuchâtel

La Fête des Vendanges de Neuchâtel se distingue comme un événement d’envergure en Suisse. Son objectif ambitieux de concilier les impératifs des consignes obligatoires avec la fluidité de l’expérience des festivaliers constitue un défi considérable. Weezevent, partenaire technologique depuis deux ans, propose une solution complète pour répondre aux besoins de sécurité, fluidité et précision des organisateurs.

Le cashless pour une gestion efficace des consignes

Pour la Fête des Vendanges de Neuchâtel, la gestion des consignes imposées par les autorités suisses, posait un défi logistique majeur. Les organisateurs se sont confrontés à la complexité de mettre en œuvre ces contraintes dans le contexte d’un événement rassemblant +100 000 personnes par jour.

Pour répondre à cet enjeu, la Fête des Vendanges s’est tournée vers Weezevent et son expertise cashless. Grâce à des bracelets RFID intelligents, chaque verre et article de vaisselle consigné est suivi de manière transparente, en plus de permettre d’assurer la sécurité des fonds des participants. Chaque transaction au bar leur permet de réutiliser leur verre ou d’en acquérir un nouveau, échangeable contre un crédit à tout moment.

Ce dispositif performant résulte d’un suivi régulier assuré par un chef de projet dédié tout au long de l’année. Toutes les possibilités de mise en place et d’améliorations sont étudiées pour offrir aux participants une expérience mémorable, aux stands une gestion simplifiée, et aux organisateurs la garantie d’un succès à tous les niveaux (financier, obligations, partenariats, etc.).

Répondre aux besoins de tous les participants

En collaboration avec Weezevent, la Fête des Vendanges de Neuchâtel propose une solution inclusive avec deux types de bracelets cashless distincts.

• Bracelet bleu : Disponible en prévente à CHF 10, notamment dans les transports publics, il offre une panoplie d’avantages tels que la gratuité des transports pendant l’événement, l’accès à une zone privilégiée, la possibilité de chargement du compte au préalable, et le soutien à des associations locales.
• Bracelet orange : Proposé pendant toute la durée de la fête, ce bracelet n’inclut pas de contrepartie particulière.

Cette stratégie de différenciation, appuyée par une campagne de communication percutante, vise à satisfaire l’ensemble des publics. Elle garantit également que personne ne soit pris au dépourvu par l’instauration du système cashless pendant l’événement. Les individus moins familiers avec ce type de dispositif ont l’opportunité de se préparer en amont, de recevoir des conseils et de précharger leur bracelet directement dans les transports en commun.

Enfin, ces bracelets vendus en amont de l’événement encouragent les participants à charger leur compte cashless, sécurisant une partie du chiffre d’affaires de l’événement avant même l’ouverture de ces portes.

Autonomie technologique pour les exposants

Le déploiement et de la formation des exposants à la Fête des Vendanges de Neuchâtel est un enjeu crucial, particulièrement en raison du nombre élevé de stands (300) et de la nécessité d’autonomie pendant toute la durée de l’événement.

Weezevent a coordonné un déploiement progressif plusieurs jours précédant la fête, permettant la formation quotidienne d’une centaine de personnes environ. S’ils le souhaitaient, et pour une autonomie totale, les exposants pouvaient conserver leurs terminaux cashless pendant toute la durée de l’événement. Autrement, les équipiers Weezevent s’assuraient de leur stock, chargement et remise en main propre chaque jour, cela grâce à un suivi de matériel rigoureux.

Avec 20 équipiers Weezevent sur place assurant un support constant et une formation efficace, ainsi qu’une technologie simple d’utilisation, les exposants ont significativement renforcé leur confiance dans la solution cashless. Cette approche vise à simplifier leur expérience technologique, leur permettant de se concentrer pleinement sur le succès de leur participation à l’événement.

Gestion sécurisée des transactions

Considérant l’affluence lors de l’événement, une gestion sécurisée des transactions est un enjeu majeur. Il est nécessaire d’éviter les problèmes liés à la surcharge des points de chargement cashless.

En plus d’avoir disposé des lieux de chargement aux points stratégiques de la fête, le système de fast top-up joue un rôle clé dans la réduction des files d’attente. Grâce au QR code apposé sur les bracelets cashless, chaque participant peut, en seulement quelques secondes, recharger son solde cashless de façon autonome.

Le format de bracelet a été privilégié à une carte cashless pour une plus grande sécurité. Attachés aux poignets des participants, le risque de perte est éliminé, contribuant ainsi à une expérience fiable et sereine.