Les nouvelles technologies offrent sans aucun doute des opportunités inédites dans le secteur de l’événementiel. Savoir les choisir, les utiliser et en faire bon escient n’est pas toujours une chose aisée. Que vous souhaitez accroître votre image de marque, donner plus d’exposition à votre événement, améliorer vos tunnels de vente, créer une expérience unique ou encore offrir de nombreux canaux d’accès (streaming, en ligne, au travers de la réalité virtuelle…), les nouvelles technologies ne sont qu’aux balbutiements de leur plein potentiel et de nombreux cas d’usage sont à mettre au profit de vos événements.
Pour y voir plus clair et identifier les avantages principaux des nouvelles technologies ainsi que celles à favoriser pour votre événement, voici une rapide immersion dans les technologies d’aujourd’hui, et de demain.
Sommaire
1. Les avantages des nouvelles technologies dans l’événementiel
Une amélioration considérable de l’expérience des participants
La technologie offre au domaine de l’événementiel de nombreuses possibilités et opportunités pour améliorer l’expérience globale des participants et du public.
Avec l’émergence des applications mobiles par exemple, n’importe quelle personne peut à tout moment, à l’autre bout du monde consulter le programme d’un événement, acheter des billets, revoir des moments clés voire le replay complet de son événement (match de sport, concert…). De même, les technologies encore plus récentes telles que la réalité augmentée ou la réalité virtuelle ont permis de créer des expériences immersives uniques renforçant comme jamais auparavant la relation entreprise client.
L’optimisation des éléments logistiques
Organiser un événement professionnel implique de nombreux éléments logistiques. Les nouvelles technologies ont permis non seulement d’automatiser certains aspects mais également de générer un vrai gain de temps aussi bien pour l’organisateur que pour le participant.
De même, la gestion des données se fait aujourd’hui de manière automatique, rapide et efficace afin de mieux segmenter, cibler et adresser son prospect potentiel de la bonne manière (mailing personnalisé…). De plus, les outils de gestion des événements permettent de gérer les réservations, d’envoyer des rappels personnalisés et de collecter des données précieuses pour évaluer la réussite ou non de l’événement (nombre de billets vendus, achats de collations et boissons, nombre de personnes connectées, inscrites, cliquant sur l’appel à l’action au sein d’un mail, etc.).
Un élargissement de l’audience
Les nouvelles technologies ont également permis aux organisateurs d’événements en tout genre de toucher un public plus large et ce en éliminant de nombreuses barrières (géographiques, démographiques, budgétaires…).
De même, les solutions de streaming en direct permettent de diffuser un événement en temps réel sur Internet, offrant ainsi la possibilité à un public non présent et connecté en ligne d’y participer virtuellement. Une toute nouvelle audience, plus large, précise et connectée s’ouvre alors, représentant une vraie aubaine pour les organisateurs d’événements, à condition de bien utiliser ces différentes technologies et outils.
2. Pour quelles occasions utiliser les nouvelles technologies ?
Les technologies liées à l’événementiel peuvent être utilisées dans une variété d’occasions. L’utilisation de ces technologies dépendra des objectifs spécifiques de l’événement, du budget disponible, du contexte et du public ciblé. Par exemple, lors d’un salon professionnel, les applications mobiles peuvent être utilisées pour faciliter la navigation entre les stands et fournir des informations immédiates sur les exposants, en scannant des QR codes sur un stand directement.
Liste non exhaustive de technologies utilisées pour l’événementiel :
- Les applications mobiles : Comme mentionné au préalable, les applications mobiles sont devenues des incontournables pour tout événement d’une certaine ampleur (concert, match sportif, salon professionnel…). Elles permettent notamment aux participants d’accéder facilement aux informations sur l’événement, au programme, de commander des collations depuis son siège, d’accéder aux plans de salle, aux mises à jour en temps réel…
- Les badges RFID : Les badges RFID (Radio Frequency Identification) sont également une technologie fortement utilisée dans le domaine de l’événementiel. Ces derniers permettent de suivre les mouvements des participants et de collecter des données précieuses sur leur comportement lors d’un événement donné. Ils peuvent être utilisés pour enregistrer les présences (badge d’accès à un événement, à un parking), faciliter l’accès aux différentes zones de l’événement, et même pour des fonctionnalités de paiement cashless par exemple.
- Les solutions de streaming en direct : Popularisées par le secteur culturel, sportif, musical ou cinématographique, les solutions de streaming en direct permettent de diffuser un événement en temps réel sur Internet, offrant ainsi la possibilité à un public plus large de voir ou revoir les différents événements, sans avoir le besoin de se déplacer. Cela peut être particulièrement utile pour les événements internationaux ou les conférences avec une capacité limitée d’accueil physique. De même, avec l’avènement des webinaires et évènements virtuels, ces solutions sont devenues indispensables.
- La réalité virtuelle ou augmentée : Ces technologies offrent des expériences immersives aux participants, permettant de vivre un événement sous un nouvel angle. La réalité virtuelle peut par exemple être utilisée pour créer des visites virtuelles d’un lieu (musée, salon…) ou pour des démonstrations interactives de produits ou services. La RA peut quant à elle permettre de créer des expériences en direct avec des outils comme des casques ou des smartphones et ainsi ajouter une dimension de gamification à l’événement.
- La sonorisation et l’éclairage : L’utilisation de systèmes audio et d’éclairage sophistiqués contribue à créer une ambiance immersive et à capter encore davantage l’attention des participants. Des techniques telles que l’éclairage intelligent et évolutif, les projections audiovisuelles et les systèmes de son spatialisés peuvent offrir une vraie personnalisation des événements selon le public ciblé.
- L’intelligence artificielle : Des solutions telles que Chat GPT, Bard, Midjourney, et bien d’autres, ont ouvert de nouvelles perspectives passionnantes pour l’industrie. Les organisateurs peuvent désormais offrir des expériences personnalisées et interactives aux participants, anticipant leurs besoins et répondant instantanément à leurs questions. Ces outils basés sur l’intelligence artificielle permettent également d’optimiser la gestion des événements en automatisant certaines tâches administratives, libérant ainsi du temps et des ressources pour se concentrer sur l’aspect créatif et l’innovation.
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