Recrewteer est une solution de gestion, de coordination et d’accréditation de population (bénévoles, staff, média, prestataires) destinée aux organisateurs d’événements. Elle permet de centraliser l’ensemble des informations relatives à un programme et d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la coordination des équipes sur un événement.
Dans cet article, nous vous proposons de découvrir la solution : son histoire, ses fonctionnalités, la typologie et la satisfaction des clients actuels.
Sommaire
1. Des équipes mobilisées au cœur de votre projet
La gestion des équipes bénévoles et staff sur un événement, c’est toujours un sacré défi !
Une tâche fastidieuse et chronophage qui demande énormément de temps du côté organisateur. Un élément néanmoins essentiel pour la réussite d’un rendez-vous sportif ou culturel.
Du recrutement à l’affectation des membres à des postes en passant par la communication et la gestion des accréditations, Recrewteer digitalise et automatise l’ensemble de ces tâches pour une gestion optimisée.
2. L’histoire de Recrewteer
Depuis son lancement en 2021, la start-up montpelliéraine s’est rapidement imposée comme l’outil de référence pour la coordination des équipes événementielles.
Recrewteer, c’est avant tout le défi de 4 “geeks” : Benjamin, Matthieu, Jean-Charles et Florent. Quatre entrepreneurs issus du monde de la tech. Rien ne les disposait donc à se lancer dans le monde de l’événementiel. Et pourtant, suite à la sollicitation du Club des Sports de Val d’Isère (le Critérium de la Première Neige), ils se plongent dans l’aventure avec une plateforme novatrice.
En étroite collaboration avec les organisateurs, ils développent au fur et à mesure une solution complète et intuitive répondant à leurs attentes et leurs problématiques. Chaque client est ainsi étroitement impliqué dans la stratégie d’innovation du logiciel.
3. Une gestion d’équipe de A à Z
Fini le casse-tête des recrutements, de l’édition des plannings ou la diffusion de campagnes mails. Recrewteer prend en charge toute l’organisation en quelques clics seulement pour une vraie sérénité côté organisateur.
- Recrutement des équipes : Les membres s’inscrivent en toute facilité à votre événement. Pour cela, il vous suffit de créer un formulaire sécurisé et adapté.
- Création des missions : Vous créez une fiche de poste, en y précisant la géolocalisation et les créneaux horaires que la personne devra effectuer lors de la journée ou de l’événement.
- Affectation des membres sur des postes spécifiques : En fonction des disponibilités renseignées par le membre, Recrewteer vous aide à l’affecter rapidement et sans erreur sur une mission, tout en prenant en compte ses préférences indiquées.
- Accréditation des membres sur des zones : Selon ses droits, un membre peut être accrédité sur différentes zones pour cadrer véritablement votre événement et limiter les accès selon les missions.
- Communication avec vos populations : La plateforme permet d’envoyer des SMS et des e-mails à vos membres. Vous pouvez même les segmenter en fonction des postes, programmer les envois, et remonter les réponses aux SMS en temps réel. Très utile pour fidéliser vos équipes.
- Développement d’un module Communauté : Conservez une proximité avec l’ensemble de vos équipes présentes sur au moins une édition et entretenez une relation durable avec eux en communiquant toute l’année.
- Intégration avec Weezevent et Skidata : Synchronisez simplement les droits d’accès et le cashless via des vues personnalisées.
Recrewteer s’adapte aux besoins des organisateurs en proposant une solution simple, ultra-modulable et personnalisable. Le tout en marque blanche pour une transparence totale auprès des équipes !
4. Des clients de tous horizons
La plateforme modulable et personnalisable séduit aujourd’hui à la fois des organisateurs de festival de musique et cinéma, de trail, de marathons, de triathlon ou de course à pied. En seulement 3 ans, Recrewteer a convaincu à la fois la France mais aussi l’étranger.
Plus de 1 000 événements gèrent désormais leurs équipes avec la solution comme Solidarité Sida, Les Eurockéennes de Belfort, le Marathon de Paris, la Transjurassienne ou encore le Festival international du film d’animation d’Annecy.
5. Des organisateurs satisfaits et convaincus
“Nos équipes passaient beaucoup de temps sur Excel pour se coordonner. On avait tendance à se disperser et cela pouvait être source d’erreur. Ce fonctionnement nous prenait beaucoup de temps et d’énergie dans le recrutement et le suivi de la gestion de nos membres. Nous avons donc choisi Recrewteer pour coordonner l’ensemble de nos bénévoles sur nos différentes épreuves. Le fait de passer par une seule plateforme permet de mutualiser les échanges, les informations et les documents. Le mot “Communauté” prend ainsi tout son sens et permet de valoriser chacun de nos volontaires à la hauteur de leur investissement. La plateforme nous permet d’avoir une vision globale de nos équipes” assure Flore Hutchings – Chargée de projet Bénévoles chez ASO.
Prêt à démarrer avec Recrewteer 🚀
Vous pouvez tester gratuitement la solution pendant 14 jours ! Les équipes vous accompagneront personnellement dans le paramétrage et la gestion jusqu’au jour J de votre événement.
