Vous vous sentez prêt à jouer votre musique en public, c’est donc le moment où l’organisation d’un concert s’impose afin de réunir vos fans, amis, famille et plus encore. Une très bonne idée qui demande quelques éléments clés à suivre pour mener à bien votre projet.
Pour un premier concert, le bar, lieu idéal.
Il est naturel de penser à un bar que vous connaissez déjà bien, où vous avez l’habitude de vous rendre ou bien qui vous plaît par son ambiance, sa localisation, … L’objectif étant d’être à l’aise et dans un environnement familier. Mais aussi de trouver un lieu où il vous sera facile de demander une privatisation du lieu car vous connaissez déjà le propriétaire ou le manager du lieu. Choisissez aussi le bar en fonction de son ambiance, qu’elle soit en accord avec votre univers ou ce que vous souhaitez faire transparaître à votre public. N’oubliez pas non plus d’anticiper le nombre de personnes que vous souhaitez accueillir, pensez toujours qu’il vaudra mieux une petite salle remplie qu’à l’inverse un grand espace créant un effet de vide.
Une fois le lieu en tête, il vous faudra demander l’autorisation au propriétaire du bar ou au chargé de programmation. Pensez à bien prévoir la jauge maximale et connaître l’heure limite à laquelle jouer afin de ne pas créer problème de nuisances sonores auprès du voisinage. Prenez bien en compte ce dernier élément, lorsqu’une salle est proche d’habitations, le niveau sonore d’un concert se doit d’être en-dessous de 90 dB. Renseignez-vous pour savoir si le lieu privatisé est bien équipé d’un appareil permettant de suivre le niveau de décibel.
Lors de votre demande attendez-vous à avoir une proposition de location sèche ou au contraire sur un système de formules – pour un prix forfaitaire le tarif inclut des consommations ou du personnel par exemple. A vous de négocier et voir en fonction de votre budget.
En amont, prévoir les autorisations.
En tant qu’artiste, si vous comptez interpréter des morceaux d’autres artistes il est très important d’obtenir l’autorisation de diffusion des auteurs et compositeurs de ces titres. Comment ? Des démarches sont à faire auprès de la Sacem, société privée à but non lucratif qui a pour mission de collecter et répartir les droits d’auteurs.
A ne pas oublier non plus, soyez bien assuré ! Il est obligatoire pour tout organisateur d’événements de souscrire à une assurance responsabilité civile afin de couvrir de potentiels dommages occasionnés sur la salle, le matériel ou bien les personnes présentes. Le contrat d’assurance doit préciser les risques garantis, autant ceux concernant l’intégrité physique des participants que ceux pour la sécurité des biens. Bien en amont de votre événement, contactez votre assureur il peut vous conseiller de souscrire à une extension de garantie afin qu’elle vous couvre pour tous ces éléments.
Concernant la sécurité, si vous organisez votre concert dans une petite salle, la présence d’un service de secours ne sera pas obligatoire, pensez tout même à tenir à disposition du propriétaire (régisseur s’il y a) la liste des numéros d’urgence et une trousse de premiers secours.
Prévoir le monde et les entrées
Vous avez votre salle, vous vous êtes assuré d’avoir toutes les garanties pour la bonne organisation de votre concert, il ne reste plus qu’à faire venir du monde !
Comme tout événement, prévoyez de communiquer autour de vous, si cela concerne un petit concert, informer votre cercle proche est assez simple et rapide. Définissez la date selon les disponibilités de votre cible, il est intéressant de regarder les événements similaires ou incontournables pouvant faire de l’ombre à votre événement.
Si vous visez plus large, vous pouvez créer un événement sur les réseaux sociaux, invitez vos amis et demandez-leur d’inviter leur amis et ainsi de suite. Renseignez-vous pour être référencé sur des agenda culturels, auprès de médias, … ou encore distribuez des flyers. Bien entendu toutes ces actions de communication sont à réfléchir et prévoir selon l’ampleur que vous souhaitez donner à votre concert.
L’avantage d’une organisation de concert dans un bar est que les consommateurs habituels seront potentiellement présents à votre concert, assurant un premier public de curieux, pensez à annoncer votre concert dans le bar également !
N’hésitez pas à configurer une billetterie en ligne ou d’inscription en faisant payer ou non les entrées, cela vous permettra de connaître les participants bien en amont, de voir si vous rentabilisez votre événement (dans le cas où vous faites payer l’entrée) et de limiter le nombre de places également afin de ne pas créer une foule qui ne pourrait pas se rendre à l’événement faute de place. Ce dernier point, peut être géré de 2 façons possibles :
- limitez le nombre de places par un quota
- prévenez bien dans toutes vos communications que les entrées seront limitées. Ainsi les participants sauront qu’ils doivent se rendre sur les lieux le plus tôt possible afin d’être assurés d’une “place”.
Afin de ne pas dépasser la jauge du bar, entre les possibles allers et venues vous pouvez procéder à un contrôle des entrées sur liste puis utiliser un tampon sur la main afin de permettre aux public d’entrer et sortir si nécessaire (prendre l’air, fumer, …) mais aussi un compteur afin de connaître le nombre personnes dans la salle sur le moment. D’une autre façon, avec la mise en place de scans des billets pour toutes entrées et sorties, les appareils ou l’application utilisée vous permettront de voir en temps réel le nombre de spectateurs présents et si la totalité de votre jauge est atteinte. Tout cela peut être géré avec la présence d’une personne assurant la sécurité, elle est nécessaire au bon déroulement de votre événement.
Ces éléments clés sont à suivre pour toute organisation d’un concert, la privatisation d’un bar permet plusieurs avantages et une ambiance toute particulière. A vous de jouer !
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