Le séminaire est un événement professionnel particulier qui a des principes d’organisation bien à lui. Il a pour but de former et d’informer les participants sur un domaine ou un sujet précis. Malgré les particularités qu’un tel événement peut avoir, son organisation n’est pas si difficile à réaliser si on possède les bons outils !
Tout est une question de planification et de prévision. Si vous ne savez pas par quoi commencer pour faire de votre séminaire un moment parfait pour tout le monde, ces quelques étapes vous montreront la voie à suivre.
1 – Connaître les objectifs à atteindre
Définir les objectifs du séminaire est la première étape et l’une des plus importantes. Vous devez pouvoir répondre de façon claire à la question : pourquoi est-ce que nous organisons ce séminaire ?
Après avoir répondu à cette question, vous devez savoir ce que vous attendez précisément au terme de l’événement. C’est en fonction de ces éléments que vous élaborerez un plan d’action concret. Définir préalablement les objectifs de l’événement vous permettra donc de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir l’organisation de celui-ci. Certains séminaires auront par exemple pour objectif principal de ressouder les liens du personnel, d’autres de former les nouveaux venus, ou encore de communiquer sur l’augmentation des bénéfices de l’organisation, etc. D’un objectif principal découlent plusieurs objectifs secondaires qu’il ne vous reste plus qu’à classifier afin de mieux les gérer les uns après les autres.
2 – Définir les participants
Plusieurs acteurs différents sont à prendre en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. En premier lieu vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera un point essentiel dans la planification de l’événement. La cible principale est l’ensemble des personnes directement concernées et affectées par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsqu’on parle de participants dans ce cas précis, ils ne se limitent pas uniquement à ceux qui assisteront au séminaire, mais s’étendent jusqu’aux intervenants.
Après avoir déterminé précisément l’information à véhiculer, il est temps de trouver les personnes qui partageront ces informations. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul intervenant pour s’assurer d’une fluidité et d’une suite logique dans la façon de présenter les idées. Mais si c’est impossible, n’hésitez pas à faire intervenir plus de personnes.
3 – Faire des prévisions budgétaires
Le fond du plan d’organisation a été défini, il est maintenant temps de connaître de quelle façon seront employées les ressources disponibles. C’est là qu’interviennent les prévisions budgétaires. Le budget est établi sur la base des deux premiers points et de diverses contraintes financières. Après avoir catégorisé les objectifs, il faudra déterminer l’ensemble des moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. Chaque moyen nécessitera l’emploi de ressources financières. Il faudra donc s’assurer que l’ensemble des dépenses prévues ne soit pas supérieur aux revenus qui y ont été alloués. Le dernier conseil concernant le budget est de toujours prévoir une marge d’erreur en cas d’imprévus.
4 – Choisir la bonne date
Le moment est venu de fixer la date parfaite pour organiser votre séminaire. Les différentes options de date doivent être minutieusement étudiées, pour éviter que les invités soient indisponibles. Il faudra donc choisir une date à laquelle la majorité des participants sera libre. Évitez les périodes pendant lesquelles il y a de grandes chances que votre cible soit en vacances, les périodes de ponts et les jours de célébration nationale. Avant de fixer une date définitive, il est donc important de s’assurer auprès des participants de leur disponibilité.
5 – Trouver le lieu adéquat
Le lieu d’organisation d’un événement est choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité ici désigne le nombre de personnes que peut contenir la pièce, en laissant celle-ci aérée et peu encombrée. Ensuite, le deuxième critère à étudier est la localisation. Si vous organisez un séminaire pour les membres de votre entreprise, il n’est pas nécessaire de choisir la salle la plus reculée de la ville, même si vous cherchez à être original, surtout lorsque ce sont les invités qui paient leurs propres frais de transport. Il doit également être facile d’accéder au lieu du séminaire sans avoir à le chercher pendant des heures. Lorsqu’un lieu vous semble adéquat, une visite s’impose. Ce ne sont pas quelques photos ou quelques brochures qui vous montreront l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prévoyant.
6 – Utiliser une solution d’inscription en ligne
Utiliser une solution d’inscription en ligne vous permettra d’alléger votre charge de travail. Elle vous permettra d’enregistrer plus facilement les inscriptions au séminaire, et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne pour laquelle vous optez est facile d’usage, rapide à mettre en place, et assortie de nombreuses fonctionnalités vous permettant de mieux gérer vos inscriptions.
7 – Organiser les activités
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à organiser chronologiquement les activités qui s’y dérouleront. Une planification précise doit être élaborée des jours ou des semaines à l’avance.
Pour vous assurer de la bonne exécution du plan prévu, vous devrez effectuer quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant de vous lancer directement dans l’événement même. Vous devrez aussi prévoir les heures de pause et de restauration, en incluant pour l’ensemble des activités une marge d’erreur pour éviter d’être pris au dépourvu.
8 – Se fixer pour la communication pour maître-mot
La communication déterminera l’image et la portée de votre évènement. Plus l’évènement est grand, plus la communication doit être accrue. Vous devez relancer les participants (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant que le séminaire ait lieu. Une relance doit absolument être faite avant la dernière semaine précédant la tenue du séminaire ; c’est cette relance qui vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants (à travers les réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants la tenue prochaine de l’événement.
Vous pouvez communiquer via votre mini-site ou votre site Web, mais aussi via les réseaux sociaux (Facebook,Instagram, Twitter, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là. En effet, après le séminaire, il sera primordial d’envoyer un compte-rendu du séminaire (le cas échéant) ainsi que des emails de remerciements aux participants, et même d’en profiter pour recueillir les avis et les impressions de ceux-ci.
Vous avez maintenant les conseils phares pour organiser un séminaire réussi. Planifiez, prévoyez, et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion d’événement, afin de faciliter davantage vos tâches, mais aussi celle des participants.
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