Les concerts de musique live et les festivals sont parmi les événements les plus passionnants et divertissants auxquels on puisse participer. Cependant, des journées d’artistes qui se succèdent sur plusieurs scènes ne se concrétisent pas sans une planification adéquate, un budget précis et une bonne stratégie.
Savoir comment planifier et organiser un événement musical peut présenter des défis. En fait, lors de la planification d’un concert ou d’un festival, il y a de nombreux obstacles à surmonter et des étapes à considérer, mais avec quelques conseils vous commenceraient du bon pied.
Sommaire
Les défis courants auxquels sont confrontés les organisateurs d’événements musicaux
Tout d’abord, il est important de comprendre les types de difficultés auxquelles vous serez probablement confronté en tant que promoteur de musique.
Budget – Il peut être difficile d’estimer le coût réel de votre événement et il est très facile de dépasser le budget, surtout lorsque des événements imprévus surviennent. Établir un budget et s’y tenir est la solution évidente, mais cela ne se déroule pas toujours comme prévu.
Manque de personnel – Les organisateurs ont parfois du mal à estimer la quantité de travail à accomplir ou le nombre de personnel nécessaire sur place pour des fonctions spécifiques, notamment la sécurité, le personnel de bar, l’équipe technique, l’ingénierie du son, la santé et le bien-être, etc.
Technologie – Si elle ne fonctionne pas correctement ou n’est pas utilisée correctement, la technologie peut compromettre votre événement, ce qui est ironique compte tenu de l’aide qu’elle peut apporter. Ces problèmes vont d’une mauvaise couverture du signal wifi à un nombre insuffisant de dispositifs de communication entre des équipes disparates.
Choisir un lieu inadapté – Trouver un espace approprié est crucial, surtout un lieu disponible au bon moment, disposant des commodités nécessaires et pouvant s’adapter à votre budget. Malheureusement, de nombreux organisateurs novices se trompent dans le choix du lieu.
Absence de plans de secours – Les promoteurs ont souvent du mal à se préparer de manière adéquate aux intempéries ou à d’autres scénarios tels que l’annulation de dernière minute d’un artiste, les retards de voyage ou les changements d’horaire.
Manque de promotion – Ne pas promouvoir l’événement peut entraîner des ventes de billets décevantes et un retour sur investissement (ROI) plus faible. À l’inverse, si votre événement attire plus de participants que prévu, vous devez vous assurer qu’ils peuvent être accueillis dans votre lieu, sinon cela représentera un risque pour la sécurité.
Mauvaise gestion du temps – Il y a toujours beaucoup de choses à faire, en particulier à mesure que l’événement se rapproche et pendant qu’il se déroule. Il est facile de se sentir débordé si vous n’avez pas de liste de priorités et de tâches, ou si vous ne déléguez pas à votre équipe.
Manque d’expérience – L’organisation d’événements est difficile, et de nombreuses personnes se lancent simplement dans l’entreprise sans une compréhension appropriée de ce que cela implique.
Liste de vérification pour l’organisation d’un événement musical
Heureusement, après deux années perturbées par la Covid-19, l’industrie de la musique live semble montrer des signes prometteurs. En ce qui concerne la promotion de votre événement, que vous souhaitiez établir une présence locale de base ou viser haut pour un festival de musique régional ou national, suivez ces étapes comme un guide approximatif pour vous aider à démarrer.
Comprenez votre public cible.
Demandez-vous pour qui vous organisez votre événement. Tout bon événement musical commence par un concept ou un objectif qui définit le reste de votre planification ultérieure. Qu’est-ce qui rend votre événement unique ? Planifierez-vous un événement axé sur des genres musicaux spécifiques ? Quels sont vos objectifs pour cet événement ?
Définissez des objectifs réalistes.
La définition d’objectifs spécifiques et mesurables peut aller de la vente d’un nombre minimum de billets à la génération d’un montant spécifique lié à la vente de billets. Il est facile de négliger le rôle des objectifs dans la planification musicale, pourtant ils vous aident à rester sur la bonne voie lorsque vous vous attaquez à l’organisation de l’événement.
Établissez votre budget.
Si vous ne définissez pas un budget réaliste, vous risquez probablement de dépenser trop et de vous mettre dans une situation financière difficile. Certains concerts ne nécessitent pas une énorme somme d’argent au départ, mais plus votre événement est important, plus il est important d’avoir une trésorerie stable. Les budgets devront prendre en compte la location de la salle, les honoraires des artistes, les salaires du personnel, l’assurance, la restauration, le marketing, la location d’équipement, et ainsi de suite.
Déterminez le type d’événement musical.
Les événements musicaux peuvent revêtir de nombreuses formes et tailles, allant des concerts locaux avec deux ou trois groupes à des festivals nationaux s’étendant sur tout un week-end. Votre événement choisi doit être en accord avec les objectifs que vous avez fixés à l’étape précédente. Demandez-vous si vous pouvez attirer de manière réaliste le bon public pour votre type d’événement.
Trouvez le bon lieu.
Les lieux dépendront en grande partie de votre budget (et de leur disponibilité), mais pour les événements en plein air ou les festivals, vous pouvez vous permettre d’être un peu plus créatif, à condition de comprendre les limites de leur échelle et de leur capacité. Fixez une date dès le début pour maximiser les efforts de promotion. Vérifiez également si votre lieu a un couvre-feu strict. Il vaut également la peine de regarder les événements concurrents pour voir s’ils peuvent causer des problèmes de déplacement ou réduire le nombre de participants.
Obtenez les autorisations et l’assurance nécessaires.
Les lieux spécialement aménagés auront probablement déjà les licences et autorisations nécessaires pour accueillir des événements, cependant, ce n’est pas toujours simple lorsqu’il s’agit d’organiser un événement en plein air, même si vous utilisez un terrain privé. Si vous utilisez un terrain public, vous devrez consulter l’autorité locale et obtenir des avis d’événement temporaire, éventuellement des ordres de circulation (pour les fermetures ou les déviations de routes) et des licences d’établissement (pour la consommation d’alcool sur place).
Organisez votre personnel.
Vous devrez déterminer le nombre de personnel nécessaire sur place pour que votre événement se déroule sans problème. Cela comprend la sécurité de l’événement sur les scènes pour assurer un contrôle efficace de la foule, ainsi que les équipes de production pour assurer une installation et une fermeture rapides des scènes, les vendeurs de nourriture, le personnel du bar, etc. Certains lieux fourniront une sécurité interne et certains artistes auront leurs propres équipes de production. Soyez attentif pour voir ce qui est nécessaire de votre côté.
Contactez les sponsors et les partenaires potentiels.
Pour obtenir des flux de trésorerie supplémentaires et augmenter les revenus pendant l’événement, vous pouvez envisager de trouver des sponsors et des partenaires prêts à soutenir l’événement. Réfléchissez si les sponsors que vous approchez sont en accord avec votre public cible, et vice versa, et voyez comment votre image de marque s’aligne.
Créez votre programmation.
Vous pouvez avoir certains groupes ou artistes en tête lorsque vous explorez les lieux. Pensez à réserver des artistes adaptés à l’échelle de votre événement – il est facile d’aller trop grand ou trop petit. Ne gaspillez pas tout votre budget en réservant un artiste extrêmement populaire, et inversement, ne négligez pas les artistes qui pourraient attirer du monde à votre événement. De nombreux organisateurs d’événements ont des équipes dédiées à la programmation, car cela prend du temps et de la patience.
Organisez les prix et la vente des billets.
Une plateforme de vente de billets vous permet de lancer facilement la vente des billets. Assurez-vous d’utiliser un prestataire réputé et sécurisé qui permet les achats de billets mobiles, car c’est ce que la plupart des participants utiliseront.
Créez un site web pour votre événement.
Promouvoir votre événement dès le début sur les plateformes numériques est une étape importante. La création et l’hébergement d’un site web dédié vous permet de trouver et de partager vos propres publicités ou supports promotionnels pour mettre en valeur l’événement avant et après sa tenue. Vous pouvez également vendre des produits dérivés et partager des photos sur votre site. Quelle que soit l’envergure de votre site web, assurez-vous de la fiabilité et la sécurité de votre technologie, car ne pas le faire pourrait mettre en danger les données et les finances des consommateurs.
Définissez votre stratégie de marketing.
Les réseaux sociaux sont l’un des moyens les plus efficaces pour promouvoir votre événement, tout comme le marketing par e-mail et l’utilisation des services d’influenceurs. Cependant, il est également probable que vous deviez effectuer des activités en face à face, telles que la distribution de tracts ou de dépliants ou l’envoi direct de courriers aux entreprises locales ou aux fournisseurs, ou dans les lieux voisins pour maximiser la participation.
Assurez-vous d’allouer un budget suffisant pour lancer des publicités ciblées sur les réseaux sociaux qui attirent votre public cible. Encouragez également vos artistes et fournisseurs à promouvoir l’événement auprès de leurs followers, car certains adeptes dédiés pourraient uniquement en entendre parler grâce à eux.
N’oubliez pas d’établir un calendrier et de prévoir des plans de secours en cas de mauvais temps ou d’autres circonstances perturbatrices !
Il est clair que la planification d’un événement musical demande dévouement et patience pour devenir un maître en la matière. Cependant, à mesure que vous gagnez de l’expérience à travers plusieurs tentatives, vous vous améliorerez à chaque organisation.
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