Le processus de création d’un événement peut être long et fastidieux. C’est pourquoi une bonne organisation doit être de mise. Avec les bons ingrédients, créer un événement deviendra même amusant plutôt que de vous apparaître comme un lourd travail.
Alors, comment faire pour rendre la gestion de votre projet plus agréable ? La première chose est de changer d’approche : réfléchir à toute l’organisation à l’avance diminue considérablement la charge de travail à exécuter. Peu importe l’événement que vous organisez, les conseils mis à votre disposition dans la suite de cet article vous permettront d’organiser pas à pas votre événement de la meilleure des façons.
Retrouvez les principales étapes de la création d’un événement à travers l‘outil de billetterie de Weezevent :
1 – Comprendre pourquoi vous souhaitez créer cet événement
Avant de mettre en place le schéma d’action parfait pour faire de votre événement une réussite totale, vous devez d’abord connaître toutes les raisons qui vous poussent à organiser cet événement. Cette phase peut vous sembler dérisoire mais reste la plus importante. Mieux vous aurez cerné la portée ou le sens de l’événement que vous organisez, mieux vous aurez des chances de réussir son organisation.
Votre événement peut avoir une portée commerciale, personnelle, professionnelle, sociale, caritative, lucrative ou non, et votre processus d’organisation doit tenir compte de chacune de ces particularités. L’organisation d’un événement avec une portée caritative ne nécessite pas les mêmes actions que l’organisation d’un événement avec une portée professionnelle ou commerciale par exemple.
2 – Savoir à qui l’on s’adresse
Après avoir déterminé de façon claire les objectifs à atteindre, il faut maintenant connaître à qui on souhaite transmettre son message. Il s’agit des personnes que vous souhaitez recevoir à votre événement. Une chose est sûre, vous ne pourrez pas accueillir tout le monde. Si vous ne savez pas comment cibler les participants idéaux pour votre événement, relisez vos objectifs et les réponses devront être plus claires ! À qui souhaitez-vous transmettre cette connaissance ? Faire découvrir ce produit ? Partager votre amour de la cuisine ? Cette phase est intimement liée à la première. Après avoir déterminé la cible, vous devrez délimiter le nombre de personnes à inviter et les moyens de les convaincre de participer à l’événement.
3 – Faire des prévisions budgétaires
Les dépenses à effectuer doivent être prévues bien à l’avance. La prévision de ces dépenses permettra de connaître clairement le montant à investir pour l’organisation de l’événement. Pour avoir une ligne budgétaire parfaitement établie, il vous faudra répondre à 3 principales préoccupations.
- La première est la méthode d’établissement de ce budget,
- la seconde est la division des parts budgétaires par actions à mener
- la troisième est le plan de secours au cas où les dépenses dépassent le budget fixé.
En ce qui concerne les méthodes d’établissement de budget, vous pouvez opter soit pour une méthode professionnelle ou une méthode plus simple comme un tableur. Il faudra ensuite subdiviser le budget en part de travail. Enfin, prévoyez toujours une issue de secours, au cas où les choses ne se passent pas comme prévu. Des solutions telles que les partenariats, les sponsorings ou la vente de billets d’entrée peuvent diminuer vos frais.
4 – Trouver une solution de billetterie sur internet
Comme évoquée plus haut, la vente de billets peut être un moyen d’augmenter de façon considérable le revenu alloué à l’événement. Néanmoins, cela reste une procédure à prendre très au sérieux et à ne pas négliger. Vous avez la possibilité de faire de cette vente un avantage non seulement sur le plan financier, mais également sur le plan marketing. En effet, en choisissant un logiciel pouvant vous aider dans la gestion des inscriptions à l’évènement et la vente des billets, ce process deviendra plus simple et professionnel. Ce logiciel peut également vous servir à faire des rappels à vos participants quelques jours avant l’évènement, afin qu’il n’y ait aucun absent. Il permet aussi de gérer certains éléments de votre budget, de quoi alléger encore plus vos tâches globales.
5 – Choisir le bon moment
Trouver le moment opportun pour organiser votre évènement est primordial. La première chose à faire avant de fixer une date est de vérifier s’il y a un événement de la même ampleur ou portant sur un thème similaire (à celui de votre événement) à la même période que le vôtre. Si deux événements semblables ont lieu au même moment, les personnes ciblées seront forcément les mêmes et devront faire un choix entre les deux. Alors, au lieu de se battre pour faire venir plus de monde que la concurrence, il vaut mieux fixer une autre date que la leur. De plus, la période choisie doit convenir au temps libre de votre public cible. Par exemple si vous organisez un atelier pour écolier, il n’est pas judicieux de fixer sa tenue pendant les périodes de cours.
6 – Trouver le lieu idéal
C’est un élément clé de la réussite d’un évènement. Le lieu choisi renverra une grande partie de l‘image que les gens auront de l’évènement en quittant les lieux. Il doit donc être choisi avec minutie, ne vous précipitez pas sur le premier lieu qui vous fera de l’œil sans étudier d’autres options. Pour trouver le lieu parfait pour votre évènement, beaucoup de choses doivent être prises en compte. La taille du lieu doit être en accord avec le nombre de personnes invitées. La forme et la couleur de la façade ne sont pas non plus à négliger. Pour vous lancer dans vos recherches, plusieurs sites sur le net peuvent faciliter vos recherches en entrant les critères qui vous semblent les plus importants.
7 – Penser à restaurer vos participants
La dimension culinaire est un élément important pour le bon déroulement d’un événement. Si votre événement a pour thème principal la cuisine, un accent plus important doit évidemment être mis dessus. En fonction de l’heure à laquelle l’événement se déroule, le repas ou les collations ne seront pas les mêmes. Il vous faudra donc prendre en considération la portée de l’événement, le nombre de participants et l’heure à laquelle l’événement prendra fin. Si le déroulement de l’événement s’étale sur beaucoup de temps, pensez à une pause pour restaurer vos invités avant de reprendre les choses où elles s’étaient arrêtées.
Toutes ces astuces suivies de façon méthodique vous permettront certainement de rendre votre évènement inoubliable. Pensez à prendre des notes sur ce qui aura le mieux fonctionné et le moins bien marché pour améliorer l’organisation de vos prochains évènements.
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