Le report d’un événement nécessite tout autant de travail et de rigueur que son organisation en elle-même. Gérer simultanément les ventes et les remboursements de billets, communiquer pour attirer un nouveau public, booker et recevoir des artistes… La liste continue ! Dans cet article, nous détaillons 6 astuces pour bien communiquer en cas de report de votre événement, quelle qu’en soit la raison. Veillez tout de même à adapter nos conseils en fonction des spécificités de votre événement, car vous le savez mieux que personne, chaque événement est unique et doit le rester !
Sommaire
- Informer les prestataires et fournisseurs
- S’exprimer sur les causes du report
- Préciser les modalités de report
- Rassurer sur la validité des billets achetés avant le report
- Utiliser un modèle d’e-mail prêt à l’emploi
- S’inspirer de bons exemples selon votre cas
1. Informer les prestataires et fournisseurs
Lorsque vous réfléchissez à l’éventualité de reporter votre événement, contactez directement vos prestataires et fournisseurs pour connaître leur disponibilité quant à vos potentielles nouvelles dates. Sans leur accord, vous vous verrez dans l’obligation de rompre vos contrats — et ainsi devoir payer des compensations — et rechercher de nouveaux prestataires et fournisseurs. Il en va de même pour les artistes ou intervenants prévus à votre événement. Tous ces interlocuteurs sont cruciaux et vous devez obtenir de fortes garanties de leur part avant de communiquer sur un quelconque report de votre événement.
2. S’exprimer sur les causes du report
Conditions météo, interdiction des autorités, non conformité du lieu, épidémie… bon nombre de causes peuvent entraîner le report de votre événement. Si cela arrive pour le vôtre, communiquez clairement à vos participants les raisons qui vous ont poussé à trouver une nouvelle date pour votre événement. Plus vous leur donnerez de précisions, plus ils comprendront votre démarche et seront prêts à participer à votre événement à la nouvelle date choisie.
Avec le bon outil CRM, envoyez facilement des e-mails ciblés aux participants concernés. Prenez en main dès maintenant WeezTarget, notre solution d’e-mailing et marketing, et gagnez un temps précieux pour préparer le report de votre événement. Rendez-vous dans votre compte Weezevent et accédez‑y via l’onglet Applications : Se connecter.
3. Préciser les modalités de report
Listez et détaillez à vos participants toutes les conditions de la nouvelle date de votre événement : horaires, lieu, jauge, programmation, accessibilité, bars et restauration sur place… N’oubliez rien et ne laissez pas de place à la confusion, que ces éléments soient différents ou identiques à ceux de la date initiale. Si vous ne faites pas cela, un changement peut surprendre vos participants au dernier moment et ainsi gâcher leur expérience. Pourquoi en arriver là après tant d’efforts consentis dans l’organisation du report de votre événement ?
4. Rassurer sur la validité des billets achetés avant le report
Sachez que si vous reportez votre événement, vous pouvez rendre valides pour les nouvelles dates, les billets déjà vendus. Nous vous recommandons de choisir cette option car cela vous assurera une meilleure continuité financière. Vous ne repartirez pas de zéro. Pour ce faire, ajoutez les tarifs concernés dans vos nouvelles listes de contrôle. Vous pourrez ainsi scanner les “anciens” et les “nouveaux” billets sans effort ni confusion.
Mettez l’accent sur la validité — ou la non validité, en fonction de votre choix — des anciens billets dans toutes vos nouvelles campagnes de communication — voir l’exemple du festival Papillons de Nuit ci-dessous. Encouragez également vos participants à conserver leurs billets en offrant des services ou des goodies à ceux qui le feront : place de parking, t-shirt, conso sur place, meilleur emplacement…
“Pour les personnes ayant déjà acheté leurs billets : ceux-ci sont automatiquement reportés.” Festival Papillons de Nuit
En parallèle, vous êtes tenu de rembourser les billets de tous les participants qui en font la demande. C’est à vous d’en fixer les différentes modalités et de communiquer une procédure en fonction de celles-ci. Voici les éléments sur lesquels vous aurez des choix à faire et des détails à fournir aux participants :
- La date de communication de la procédure — Elle peut avoir lieu après l’annonce du report ;
- Le délai pour demander le remboursement — Donnez une période avec une date de début et une date de fin ;
- La date de remboursement — À la fin précise de la période ou x jours après ;
- Les politiques de remboursement selon les canaux — Précisez les conditions de la Fnac, Ticketmaster, See Tickets, etc. ;
- Le remboursement des billets anonymes achetés en physique — Détaillez, si c’est le cas, comment seront remboursés ces acheteurs.
Retrouvez tous les astuces pratiques sur le remboursement des participants avec Weezevent dans notre aide en ligne.
5. Utiliser un modèle d’e-mail prêt à l’emploi
Communiquer autour d’un report d’événement est une situation exceptionnelle à laquelle un organisateur d’événement doit être préparé. Comment allez vous communiquer ? Qu’allez-vous dire à vos participants ? Retrouvez dans notre CRM un modèle d’e-mail à personnaliser selon les particularités de votre événement.
Avec WeezTarget, notre outil d’e-mailing et Marketing, envoyez un message ciblé aux personnes qui ont acheté des billets pour votre événement. Pour accéder au modèle, rendez-vous sur WeezTarget — marche à suivre détaillée plus haut —, puis suivez le chemin :
Campagnes > Créer une campagne > Créer une campagne de mail > Étape 2 : Conception > Templates génériques > [Nom de l’événement] reporté au [Nouvelle date].
6. S’inspirer de bons exemples selon votre cas
L’épidémie de Covid-19 a contraint de nombreux organisateurs à reporter leurs événements. Ce sont donc de bons exemples de communication desquels vous pouvez vous inspirer en fonction de votre situation :
Nuits Sonores
Le Mondial du Tatouage
Sportem
Communiquer efficacement est primordial lorsque vous devez gérer le report de votre événement. Choisissez la bonne solution d’e-mailing et marketing afin de mettre toutes les chances de votre côté. Découvrez WeezTarget afin de segmenter vos publics, envoyer des messages ciblés et augmenter vos ventes en cliquant sur le bouton ci-dessous :
