Afficher complet en quelques minutes, c’est le scénario dont rêve tout organisateur d’événement. Mais quand la demande dépasse très largement le nombre de places, la vraie question n’est plus de savoir si vous allez vendre vos billets, mais plutôt comment les attribuer.
Combien de places mettre en vente ? Faut-il ajouter une date ? Comment répartir les catégories tarifaires ? Quel quota réserver aux partenaires et aux VIP ? Difficile de trancher sans connaître la demande réelle.
C’est précisément là que la billetterie par tirage au sort devient intéressante. Voici comment il fonctionne et ce qu’il peut changer pour votre prochaine mise en vente.
Sommaire
1. Comment se déroule une mise en vente à forte demande ?
Chez Weezevent, nous accompagnons régulièrement des événements où la demande dépasse de loin le nombre de billets disponibles. C’est le cas du retour d’AC/DC en France après 8 ans d’absence : tous les billets du concert sont partis en moins d’une heure, avec jusqu’à 100 billets achetés par seconde et 200 000 personnes connectées en simultané.
Découvrir la success story : « AC/DC : réussir une mise en vente à très forte affluence »
Dans ce type de situation, la file d’attente virtuelle est indispensable. Chaque visiteur qui arrive sur la billetterie patiente dans une salle d’attente, puis accède à la mise en vente par groupes successifs pour un parcours d’achat fluide.
Et les réglages ne manquent pas : heure d’ouverture, nombre de personnes admises en même temps, codes membres, informations affichées pendant l’attente, mise en avant d’autres offres… De quoi aborder la mise en vente sereinement et même en tirer de nouvelles opportunités.
2. Les limites de la file d’attente virtuelle
La file d’attente a un vrai atout : elle permet de prendre le pouls de la demande en temps réel, avec le nombre de connexions et la vitesse à laquelle vos billets partent.
Votre événement est complet et des milliers de personnes attendent encore ? Bonne nouvelle. Mais que deviennent toutes celles qui repartent les mains vides ?
La plupart quittent la billetterie sans avoir acheté, ni même laissé leurs coordonnées. Vous ne savez rien d’elles : quelle date les intéressait, quelles catégories tarifaires elles visaient ou si elles auraient accepté de venir un autre jour.
Ce sont pourtant ces informations qui vous aideraient à mieux connaître votre public, à ajuster votre offre, voire à programmer une date supplémentaire.
C’est tout l’intérêt du tirage au sort : recueillir les coordonnées et les préférences de chaque personne intéressée avant d’attribuer les billets, qu’elle soit sélectionnée ou non.
3. Comment fonctionne une billetterie par tirage au sort ?
Tout commence par une inscription : les personnes qui veulent venir remplissent un formulaire en ligne. Vous savez alors combien elles sont et ce qui les intéresse.
À la clôture des inscriptions, vous écartez les doublons et les inscriptions suspectes, puis vous lancez le tirage.
Reste la question du paiement. 2 options s’offrent à vous :
1. Enregistrer la carte bancaire dès l’inscription
Le participant choisit ses billets comme pour un achat classique (catégorie, tarif, quantité), puis renseigne sa carte bancaire.
Rien n’est débité à ce stade : seule une empreinte bancaire correspondant au montant de la commande est enregistrée.
S’il est tiré au sort, le paiement est déclenché automatiquement et il reçoit ses billets. Dans le cas contraire, il est prévenu qu’il n’a pas été retenu et rien ne lui est prélevé.
L’avantage : une fois le tirage effectué, vous n’avez plus rien à faire. De son côté, le participant sait exactement combien il paiera s’il est sélectionné.
La limite : donner ses coordonnées bancaires engage davantage qu’un simple formulaire. Certaines personnes hésiteront à s’inscrire.
2. Faire payer après le tirage au sort
Ici, l’inscription se fait sans paiement.
Les personnes tirées au sort reçoivent un code unique pour acheter leurs billets pendant une durée limitée.
L’avantage : l’inscription est plus simple, puisqu’aucune carte bancaire n’est demandée à cette étape. Vous recueillez donc plus de candidatures.
La limite : toutes les personnes tirées au sort n’iront pas au bout de leur achat. Prévoyez donc une liste d’attente pour réattribuer les billets non achetés dans les délais.
4. Quels sont les avantages d’une billetterie par tirage au sort ?
1. Connaître la demande avant d’ouvrir la vente
Grâce aux inscriptions, vous savez combien de personnes sont intéressées, d’où elles viennent et quels tarifs les intéressent, avant même l’ouverture de la billetterie.
Ces chiffres vous permettent de prendre des décisions concrètes :
- Ajouter une seconde date.
- Ouvrir des places supplémentaires.
- Revoir la répartition entre places partenaires, prévente et vente grand public.
- Proposer du merchandising exclusif aux personnes qui n’ont pas obtenu de billet.
2. Éviter l’afflux de connexions à l’ouverture de la billetterie
Avec une file d’attente, des milliers de personnes se connectent à la même minute. Il faut alors une infrastructure capable d’absorber ce pic de trafic.
Avec un tirage au sort, les inscriptions s’étalent sur plusieurs jours. Vous lancez ensuite le tirage et gérez les paiements selon votre propre calendrier.
3. Limiter les robots et les revendeurs
Entre la clôture des inscriptions et le tirage, vous avez le temps de passer les candidatures en revue et d’écarter celles qui posent problème : doublons, robots, revendeurs… Une étape essentielle pour garantir un tirage équitable.
4. Mieux connaître votre public
Vous personnalisez le formulaire d’inscription pour poser les questions qui vous intéressent vraiment. Ces réponses alimentent ensuite votre CRM : vous pouvez créer des segments et adresser à chacun les offres qui lui correspondent.
5. Comment organiser une vente de billets par tirage au sort ?
1. Fixez les règles d’inscription
Dans la plupart des cas, 3 à 7 jours d’inscription suffisent. Au-delà, vous laissez plus de temps aux robots pour multiplier les inscriptions.
Avant l’ouverture, définissez vos critères de sélection et annoncez-les clairement. Des règles connues dès le départ sont des règles mieux acceptées.
2. Lancez le tirage
Selon les règles fixées, la sélection est entièrement aléatoire ou s’appuie sur des critères.
La suite dépend du mode de paiement choisi :
- Soit les personnes sélectionnées sont débitées automatiquement.
- Soit elles reçoivent un code pour acheter leurs billets, généralement valable 24 à 48 heures.
3. N’oubliez pas celles et ceux qui n’ont pas été tirés au sort
C’est souvent l’étape la plus négligée. Pourtant, ces personnes se sont intéressées à votre événement, ont suivi vos annonces et ont pris le temps de s’inscrire. Elles méritent un message clair :
leur confirmer qu’aucun montant n’a été débité, leur annoncer d’éventuelles nouvelles dates ou, simplement, les remercier.
C’est aussi l’occasion de garder le lien. Demandez-leur par exemple quel artiste elles aimeraient voir la prochaine fois : vous enrichissez votre base de données et elles se sentent écoutées.
6. Peut-on définir des critères de sélection pour le tirage au sort ?
Un tirage 100 % aléatoire a 2 qualités : il est simple à comprendre et donne à chacun les mêmes chances. Mais pour certains événements, l’organisateur peut vouloir favoriser certains profils : on parle alors de tirage au sort pondéré.
Les critères possibles sont nombreux : lieu de résidence, fidélité, âge… Vous pouvez aussi vous appuyer sur les données de votre CRM : participation aux éditions précédentes, adhésion, achats récents.
7. Quelles fonctionnalités attendre de votre plateforme de billetterie ?
Pour qu’un tirage au sort se passe bien, votre billetterie doit vous accompagner de bout en bout, de l’inscription jusqu’au contrôle des billets le jour J.
4 fonctionnalités font la différence :
- Bloquer les inscriptions multiples : chaque inscription doit correspondre à une personne identifiable, grâce aux billets nominatifs et à la vérification des comptes et des moyens de paiement.
- Personnaliser les formulaires : pour recueillir les informations nécessaires à l’attribution des billets et à vos critères de sélection.
- Paramétrer les règles du tirage : sélection aléatoire ou critères spécifiques, selon votre événement.
- Encadrer la circulation des billets : billets nominatifs, transferts limités et revente officielle au prix initial sur votre propre plateforme. Sans cela, vos billets risquent de se retrouver dès le lendemain sur des sites de revente non autorisés.
Weezevent réunit ces fonctionnalités et la file d’attente virtuelle dans une même solution. Les 2 dispositifs se complètent : la file d’attente régule l’affluence au moment de la mise en vente, tandis que le tirage au sort permet d’attribuer les billets sans que tout le monde se connecte en même temps.
8. Votre billetterie est-elle prête pour votre prochaine mise en vente ?
Le Bilan & Quiz billetterie est un diagnostic gratuit conçu par Weezevent. Il analyse votre billetterie en 5 minutes et repère les points qui vous font perdre des ventes sans que vous le sachiez.
Le bilan passe aussi en revue votre parcours d’achat et vos stratégies de vente, puis se termine par un quiz. Vous obtenez un rapport personnalisé et un profil (basique, en progression ou avancé), avec des recommandations adaptées à votre événement. Le rapport est exportable : pratique pour en parler avec votre équipe ou votre prestataire.
Avec Weezevent, les organisateurs d’événements simplifient leur gestion grâce à la billetterie en ligne, au contrôle d’accès et à des outils CRM avancés. Ces solutions leur permettent de se concentrer sur l’expérience des participants et le bon déroulement de leurs événements.
