6 astuces pour organiser facilement des ateliers ou des workshops en ligne

Tout le monde souhaite prof­iter de son temps libre pour s’essayer à de nou­velles dis­ci­plines, qu’il s’agisse de cui­sine, de brico­lage ou encore de pein­ture. Curieux, novices ou aguer­ris font con­fi­ance à des experts dans leurs domaines et par­ticipent à leurs ate­liers en ligne. Pourquoi pas vous ? Bien que dif­férent du tra­di­tion­nel ate­lier en présen­tiel, organ­is­er un ate­lier en ligne — ou un work­shop — vous per­met de partager votre savoir-faire avec une plus large quan­tité de per­son­nes.

Som­maire

1. Organ­is­er un ate­lier en ligne
2. Créer des inscrip­tions à un ate­lier en ligne
3. Gér­er les réser­va­tions de votre ate­lier en ligne
4. Fidélis­er vos par­tic­i­pants grâce à l’abonnement et aux codes de pro­mo­tion
5. Mod­ér­er les accès grâce à un sys­tème de ges­tion d’accès pre­mi­um
6. Com­mu­ni­quer et dif­fuser l’évènement

1. Organiser un atelier en ligne

Parce que vous savez que vos futurs par­tic­i­pants auront du mal à se déplac­er ou encore parce que vous ne par­venez pas à trou­ver un local où l’animer, pourquoi ne pas organ­is­er votre ate­lier en ligne ? Grâce aux tech­nolo­gies actuelles, il est pos­si­ble d’utiliser des logi­ciels de type visio­con­férence pour orchestr­er un ate­lier comme si vous étiez dans la même pièce que vos par­tic­i­pants.

2. Créer des inscriptions à un atelier en ligne

Main­tenant que vous avez l’idée et l’envie d’organiser un ate­lier en ligne, vous vous deman­dez com­ment le met­tre en place. Après avoir paramétré votre bil­let­terie Weezevent  — nom, dates, horaires, tar­ifs —, gérez les inscrip­tions de vos futurs par­tic­i­pants. Il ne fau­dra que quelques min­utes aux intéressés pour s’enregistrer grâce à notre sys­tème d’inscription en ligne intu­itif.

Grâce au wid­get de vente présent sur votre mini-site Weezevent per­son­nal­isé à votre guise — visuels, con­tenu, etc. —, chaque par­tic­i­pant n’aura qu’à sélec­tion­ner le tarif cor­re­spon­dant à l’atelier choisi puis à pay­er en ligne. En quelques clics, vous aurez votre pre­mier par­tic­i­pant !

3. Gérer les réservations de votre atelier en ligne

Si cer­taines per­son­nes souhai­tant par­ticiper à votre ate­lier ne veu­lent pas régler le paiement en ligne, vous pou­vez met­tre en place un sys­tème de réser­va­tion en ligne pour votre ate­lier. Ce sys­tème per­met aux futurs par­tic­i­pants de s’enregistrer mais de vous régler d’une autre manière que par carte ban­caire en ligne. Libre à vous de décider de la méth­ode par laque­lle ces nou­veaux par­tic­i­pants devront vous régler — chèque, vire­ment ban­caire, envoi d’espèces… Ain­si, vous con­tin­uez de ven­dre des accès en ligne pour votre ate­lier mais sous une autre forme.

4. Fidéliser vos participants grâce à l’abonnement et aux codes de promotion

Si vous souhaitez créer plusieurs work­shops en ligne, il peut être intéres­sant d’offrir une réduc­tion à vos plus fidèles clients. Parce qu’il est plus facile de fidélis­er ses par­tic­i­pants actuels que d’en attir­er de nou­veaux, la fonc­tion d’abon­nement leur per­me­t­tra de devenir mem­bre et de béné­fici­er de tar­ifs — for­faits ou réduc­tions — qui leurs seraient dédiés.

Prenons l’exemple d’un ate­lier de cui­sine organ­isé chaque semaine. Un par­tic­i­pant pour­rait souhaiter assis­ter à toutes vos séances à venir car il cherche à se per­fec­tion­ner. Grâce au ser­vice d’abonnement, vous pou­vez encour­ager ce par­tic­i­pant à adhér­er aux dix prochaines séances à un tarif fixe lui per­me­t­tant ensuite d’obtenir un code mem­bre. Ce code mem­bre lui don­nera alors la pos­si­bil­ité de s’inscrire aux prochains ate­liers sans débours­er un euro.

Dans le cas où vous n’envisagez pas de créer plusieurs ate­liers mais que vous souhaitez mal­gré tout faire béné­fici­er cer­taines per­son­nes d’un tarif réduit, cela est pos­si­ble en créant des codes de pro­mo­tion dont vous con­trôlez l’utilisation.

5. Modérer les accès grâce à un système de gestion d’accès premium

Quid du cas où vos ate­liers trait­ent d’un sujet pour lequel une cer­taine expéri­ence est req­uise et dont les novices ne pour­raient pas faire par­tie ? Vous pour­riez met­tre en place un sys­tème de mod­éra­tion pour con­trôler les inscrip­tions. En tant qu’organisateur, ce sys­tème vous per­met d’accepter, de met­tre en attente ou de refuser une inscrip­tion.

Si votre ate­lier demande un cer­tain niveau, vous pour­riez deman­der un doc­u­ment spé­ci­fique — diplôme, cer­ti­fi­cat… — que le par­tic­i­pant serait obligé de vous fournir lors de son inscrip­tion. Dans le cas où un par­tic­i­pant vous fourni un doc­u­ment non-valide, vous êtes en mesure de met­tre son inscrip­tion en attente en lui deman­dant de fournir le bon doc­u­ment. Vous restez en con­trôle totale de votre liste de par­tic­i­pants !

6. Communiquer et diffuser l’évènement

Dernier point et non des moin­dres : la com­mu­ni­ca­tion. Plus vous don­nerez de la vis­i­bil­ité à votre work­shop ou ate­lier, plus vous aurez de par­tic­i­pants. Grâce aux divers canaux de com­mu­ni­ca­tion aujourd’hui disponibles — Face­book, Insta­gram, blog Word­Press, etc. — vous pou­vez facile­ment faire savoir à ceux qui vous suiv­ent que vous organ­isez un ate­lier. Weezevent facile cela en vous pro­posant des liens de partage et des codes embed prêts à l’emploi.

Aus­si, une cam­pagne d’e‑mailing peut-être un bon moyen d’attirer l’attention de vos anciens par­tic­i­pants sur les futurs work­shops à venir. Notre out­il CRM, Weez­Tar­get, vous per­met l’envoi et le suivi d’e‑mails.

Sys­tème de réser­va­tion, créa­tion d’abonnement, ges­tion et mod­éra­tion des inscrip­tions en ligne… Tant d’options vous per­me­t­tant d’organiser un ate­lier en ligne dans les meilleures con­di­tions :

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